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Verbinden Sie WooCommerce mit QuickBooks Online mit dem QuickBooks Connector (OneSaas)

by Intuit• Updated 2 weeks ago

Erfahren Sie, wie Sie WooCommerce mit QuickBooks Online mit QuickBooks Connector (OneSaas) verbinden.

Mit dem QuickBooks Connector können Sie WooCommerce und QuickBooks Online innerhalb von Minuten verbinden. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Schritt 1: WooCommerce und QuickBooks Online mit dem QuickBooks Connector verbinden

Wenn Sie es noch nicht getan haben, verbinden Sie WooCommerce und QuickBooks Online mit dem QuickBooks Connector.

Wählen Sie die Registerkarte Verwalten .

Schritt 2: WooCommerce und QuickBooks Online einrichten

Hinweis: Wenn Sie eine Verbindung zu einer dritten App herstellen möchten, müssen Sie diese im Laufe dieses Prozesses einrichten.

Bevor Sie Ihre Workflows einrichten, müssen Sie Ihre Synchronisierungsoptionen einrichten:

  • Zeitzone des Kontos
  • Startdatum für Integrationen
  • Optionen für E-Mail-Synchronisationen

Schritt 3: Optionale Workflows einrichten

Hier sind drei optionale Workflows, die Sie sehen werden, und was Sie mit ihnen tun können.

  • Ihre Verkäufe aus WooCommerce werden an QuickBooks Online gesendet.
  • Ihre Produkte aus WooCommerce werden an QuickBooks Online gesendet.
  • Wenn Sie Ihren Bestand in QuickBooks Online aktivieren, kann QuickBooks Connector diese Informationen lesen und WooCommerce aktualisieren.
  1. Wählen Sie den ersten Workflow, um Ihre WooCommerce-Bestellungen mit QuickBooks Online zu synchronisieren.
  2. Wählen Sie die WooCommerce-Bestellungsstatus aus, dann ruft die App die Verkäufe ab, um sie mit Ihrem Buchhaltungssystem zu synchronisieren.

Hinweis: Abhängig von der Art Ihres Unternehmens möchten Sie vielleicht auch Verkäufe im Abschnitt „Ausstehende Zahlung“ oder mit anderen Status synchronisieren.

  1. Wählen Sie aus, wie WooCommerce-Bestellungen in Ihrem Buchhaltungssystem angezeigt werden sollen. Wählen Sie im Fall von QuickBooks Online, ob Ihre WooCommerce-Bestellungen als Verkaufsrechnung oder Verkaufsbeleg an QuickBooks Online gesendet werden sollen.
  2. Unter dem Standardprodukt und den erweiterten Optionenkönnen Sie Folgendes einrichten:
Bestellnummern-PräfixDas Präfix, das Sie hier eingeben, wird zu allen von WooCommerce abgerufenen Bestellungen hinzugefügt.
Wenn Sie zum Beispiel die Bestellung „1234“ in WooCommerce haben und Sie das Präfix „Woo“ in der Konfiguration hinzufügen, wird Ihre Bestellung mit der Bestellnummer „Woo1234“ in QuickBooks Connector abgerufen. Dann wird sie entsprechend an Quickbooks Online gesendet.
Versandposten verwendenMöglicherweise berechnen Sie Ihren Kunden zusätzliche Versandgebühren auf Ihre Verkäufe. In diesem Fall können Sie durch die Integration einen eigenen "Artikel" festlegen, um diese Versandgebühren zuzuweisen.
So können Sie alle Einnahmen aus Versandgebühren leicht verfolgen. Und so geht's.
Rabattproduktähnlich wie bei der Option „Posten versenden“ können Sie einen dedizierten Rabatt unter „Artikel“ angeben, um Ihre Rabatte auf Verkäufe nachzuverfolgen.
Ursprünglicher Kunde/Unternehmen des Kunden/Allgemeiner OnlineverkaufskundeBei den meisten Buchhaltungssystemen muss bei der Erstellung einer Verkaufsrechnung ein Kundendatensatz angegeben werden. Mit dieser speziellen Option können Sie die Art des Kundendatensatzes wählen, der erstellt wird.
Die Standardoption ist Ursprünglicher Kunde. Wenn Ihre WooCommerce-Kunden jedoch einen Firmennamen angeben und dieser stattdessen in Ihrem Buchhaltungssystem erscheint, können Sie sich für die Option „Organisation des Kunden“ entscheiden.
Wenn keine Kundendatensätze in Ihrem Buchhaltungssystem erstellt werden sollen, können Sie alternativ die Option „Allgemeiner Online-Verkaufskunde“ wählen. Das bedeutet, dass alle Verkäufe mit Ihrem Buchhaltungssystem gegen einen allgemeinen „WooCommerce“-Kundendatensatz synchronisiert werden.
Sie können hiermehr darüber lesen, wie das funktioniert.
Automatische RechnungsnummernMit dieser Option können Sie die WooCommerce-Bestellnummer vollständig ignorieren und die fortlaufende Nummerierung in Ihrem Buchhaltungssystem verwenden.
Verkäufe einer Klasse zuordnen/Verkäufe einem Standort zuordnenMit diesen beiden Optionen können Sie eine Standardklasse oder einen Standardstandort in QuickBooks Online auswählen.
Dies ist eine einzige Option, die es nur in QuickBooks Online gibt, und nur dann, wenn Sie Klassen oder Standorte in Ihrer Unternehmensdatei eingerichtet haben.
  1. (Optional) Wenn Ihre Gutschriften in QuickBooks Online erstellt werden, wenn eine Bestellung in WooCommerce rückerstattet oder storniert wird, können Sie Gutschriften in QuickBooks Online erstellenauswählen.

Hinweis: Wählen Sie den Status „Erstattet“ und „Teilweise erstattet“ im Bestellfilter, wenn Sie Gutschriften mit Ihrer Buchhaltungs-App synchronisieren möchten.

  1. Stimmen Sie WooCommerce-Produkte mit QuickBooks Online ab. Damit der Verkauf korrekt in Ihr Buchhaltungssystem integriert werden kann, gehen wir davon aus, dass Sie alle Ihre WooCommerce-Posten mit eindeutigen SKUs einrichten.

Hinweis: Bei der QuickBooks Online-Integration haben wir zwei Optionen für die Produktzuordnung:

  • Name – Wir gleichen das SKU-Feld des Produkts aus WooCommerce mit dem Feld des Produktnamens in QuickBooks Online ab.
  • SKU – Wir gleichen das SKU-Feld des Produkts aus WooCommerce mit dem SKU-Feld des Produkts in QuickBooks Online ab.
  1. Als Nächstes werden Sie auf die Steuerkonfigurationsseite weitergeleitet. Hier müssen Sie für jede in WooCommerce erstellte Steuer den entsprechenden Steuercode in QuickBooks Online auswählen. Erfahren Sie mehr über die Steuerkonfiguration.

Hinweis: Wenn Ihre Umsatzsteuer in Ihrem QuickBooks Online-Konto deaktiviert oder die automatisierte Umsatzsteuer aktiviert ist (nur QuickBooks US-Version), können Sie diesen Schritt überspringen.

  1. Wenn Sie möchten, dass QuickBooks Connector neue Posten in QuickBooks Online hinzufügt, wählen Sie „Neue Posten in QuickBooks Online erstellen“. Sie müssen die Ertrags- und Aufwandskonten auswählen, die für nicht im Bestand vorhandene Posten verwendet werden sollen.

Hinweis: Für die Einrichtung des Artikels "Bestand" kann QuickBooks Connector nur das Umsatzkosten-Konto für die Produkte bei der Erstellung zuweisen, aber wir werden den Umsatzkosten-Preis der Produkte nicht synchronisieren. Erfahren Sie mehr über Postenintegrationen.

  1. Mit den Zahlungskonfigurationseinstellungen können Sie auswählen, ob Zahlungsdaten aus WooCommerce mit Ihren Verkäufen in QuickBooks Online verrechnet werden sollen.

Wenn Sie verschiedene Zahlungsmethoden verschiedenen Verrechnungskonten zuordnen möchten, können Sie dies über die Einstellungen der erweiterten Optionen tun. Finden Sie heraus, wie das funktioniert.

Hinweis: Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Verrechnungskonten Sie verwenden sollten, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter. Stellen Sie sicher, dass Sie Speichern wählen, wenn Sie mit den Änderungen zufrieden sind.

Einige Benutzer ziehen es vor, nur Artikel erstellen zu lassen, die in tatsächlichen Verkäufen verwendet werden, während andere Benutzer es vorziehen, alle WooCommerce-Posten zu nehmen und stattdessen durch zu senden.

Wenn Sie möchten, dass verschiedene Produkte unterschiedliche Ertrags-/Ausgabenkonten haben, müssen dies alles in Ihrem Buchhaltungssystem eingerichtet werden, nachdem die Posten durch die App erstellt wurden.

Stellen Sie sicher, dass Sie Speichern wählen, wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind. Finden Sie heraus, wie das funktioniert.

Wenn Sie Daten zum Bestandsniveau von QuickBooks Online an Ihre WooCommerce-Produkte senden möchten, wählen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn die Bestandsniveaus in QuickBooks Online aktualisiert werden, aktualisieren Sie die Bestandsniveaus in WooCommerce . Wählen Sie dann Speichern.

Diese Option sollte nur aktiviert werden, wenn Sie in QuickBooks Online Bestandsniveaus vor der Integration eingerichtet haben. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Ihre WooCommerce-Lagerbestände zu vernichten. Erfahren Sie mehr über den Bestandskontrollprozess.

Schritt 4: Synchronisieren Sie Ihre Daten zwischen Ihren Apps

Sie können Ihre Daten nun zwischen Ihren Apps synchronisieren. Wenn Sie die automatische Synchronisierung aktivieren, sollte Ihr Konto stündlich synchronisiert werden, Sie können jedoch jederzeit eine manuelle Synchronisierung einrichten. Wählen Sie einfach auf Ihrer Registerkarte „Verwalten“ die Option „ Jetzt synchronisieren“.

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