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Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Workflows

by Intuit• Updated 1 week ago

Erfahren Sie, wie Sie automatisierte Workflows in nutzen können QuickBooks Online Advanced um Sie und Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten.

Mit Workflows können Sie häufige Aufgaben und Mahnungen wie die Überprüfung von Rechnungen, den Einzug von Zahlungen und die Genehmigung von Transaktionen automatisieren. Sie legen die Bedingungen fest, um uns mitzuteilen, wann wir Erinnerungen senden sollen und an wen. Wenn die Bedingungen erfüllt sind, senden wir eine Erinnerung an Ihr Team oder Ihre Kunden.

Sie können aus einer Liste vorhandener Workflows auswählen oder Ihren eigenen erstellen. Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, können Sie Ihre Workflows verwalten. Hier wird die Vorgehensweise erläutert.


Einen Workflow anhand einer vorhandenen Vorlage erstellen

Es gibt über 60 Vorlagen für die Workflow-Automatisierung für Rechnungen, Abrechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Rechnungszahlungen usw.

  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Vorlagen ( Weitere Informationen ).
  2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein oder behalten Sie den Standard bei.
  4. Legen Sie die Aktionen fest (was QuickBooks tun sollte) und Bedingungen (wann es geschehen sollte).
    Hinweis: Die Namen der Aktions- und Bedingungsfelder können je nach verwendeter Vorlage variieren.
  5. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie + Weitere Bedingung hinzufügen aus.
    Hinweis: Diese Option ist im Schritt „Wenn dies passiert“ verfügbar und nicht in allen Vorlagen verfügbar.
  6. Wählen Sie Speichern oder Speichern und schalten Sie ein.

Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow mit mehreren Bedingungen

Workflows mit mehreren Bedingungen geben Ihnen mehr Kontrolle über Abrechnungen, Rechnungen,Kostenvoranschläge , und Bestellungen. Wenn ein Nicht-Administrator eine dieser Transaktionen erstellt,QuickBooks prüft, ob es die Bedingungen erfüllt und versendet sie erst nach der Genehmigung.

  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Vorlagen ( Weitere Informationen ).
  2. Suchen Sie die Genehmigungsvorlage über das Feld Suche nach Vorlagenname .
  3. Wählen Sie die gewünschte Genehmigungsvorlage aus.
  4. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein oder behalten Sie den Standard bei.
  5. Legen Sie die Bedingungen fest, für die Genehmigungen erforderlich sind.
  6. Wählen Sie einen oder mehrere Genehmiger sowie die Reihenfolge der Genehmigungen aus.
  7. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie + Bedingung hinzufügen und wählen Sie dann Speichern .
    Hinweis : Sie finden diese im Schritt Wenn das passiert . Diese Option ist nicht in allen Vorlagen verfügbar.
  8. Wählen Sie Speichern oder Speichern und schalten Sie ein.
  • Wenn Sie Transaktionen mit Anwendungen von Drittanbietern, Stapelerfassung, Importen, Belegerfassung oder Tabellensynchronisation erstellen, QuickBooks sendet sie jetzt direkt an Genehmigung ausstehend.
  • Sie müssen sie nicht manuell zur Genehmigung senden.
  • Sie können auch Bedingungen auf der Grundlage der Quelle der Transaktion festlegen (z. B., ob sie von einer App, einem Import oder einer anderen Transaktion stammt) QuickBooks selbst).

Hinweis: Wenn Sie eine Transaktion in einer Drittanbieter-App ändern, nachdem sie zur Genehmigung gesendet wurde, QuickBooks beginnt keine neue Genehmigung.

  • Genehmiger können mehrere Transaktionen gleichzeitig genehmigen.
  • Sie können dies unter Aufgaben . tunSymbol für Checklisten-Aufgabe.oder von Listenseiten.
  • Wenn für Transaktionen eine zusätzliche Bestätigung erforderlich ist (Genehmigung erzwingen), QuickBooks wird Sie vor der Genehmigung fragen.

Hinweis : Wenn Sie die Massenfreigabe mit Genehmigung erteilen verwenden, werden Sie immer zu einer Bestätigung aufgefordert, bevor sie durchgeführt wird.

  • Bei einigen Transaktionen, z. B. aus der Belegerfassung oder aus Drittanbieter-Apps, wird jetzt der Genehmigungsprozess gestartet, sobald Sie sie speichern.
  • Das bedeutet, dass Sie sie nicht später zur Genehmigung senden müssen.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

Wenn Sie etwas anderes benötigen, können Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen.

  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Vorlagen ( Weitere Informationen ).
  2. Wählen Sie + Benutzerdefinierter Workflow.
  3. Wählen Sie den Datensatz für Ihren Workflow und die durchzuführende Aktion aus.
  4. Wählen Sie Weiter.
  5. Benennen Sie den Workflow.
  6. Legen Sie die Aktionen (was Sie tun möchten) und Bedingungen (wann das geschieht) für Ihre Vorlage fest.
    Hinweis: Bei der Aktion kann es sich um eine Erinnerung, Genehmigung, Benachrichtigung, Senden oder Aktualisieren handeln.
  7. Wählen Sie + Weitere Bedingung hinzufügen, wenn Sie weitere Bedingungen hinzufügen möchten.
    Hinweis: Diese Option ist im Schritt „Wenn dies passiert“ verfügbar und nicht in allen Vorlagen verfügbar. Sie ist beispielsweise für die Aktion Benachrichtigung verfügbar.
  8. Wählen Sie im Schritt „Führen Sie diesen Schritt“ die Option „Genehmigung anfordern“ von --- aus.
    Hinweis: Diese Option ist nicht in allen Vorlagen verfügbar. Sie ist beispielsweise für die Aktion Genehmigung verfügbar.
  9. Genehmiger zur Liste hinzufügen. Wenn Sie die Aktion Genehmigung auswählen, wird diese Option in der Regel unter Schritt durchführen angezeigt.
    Hinweise
    • Sie können eine oder mehrere Gruppen von Genehmigern hinzufügen (bis zu 5 pro Gruppe).
    • Sie können die Mindestanzahl an Genehmigern angeben, die erforderlich sind, um eine Genehmigung zu erteilen, damit die Transaktion fortgesetzt wird. 
    • Wählen Sie unter Benachrichtigen perdie Optionen Aufgabe, E-Mail oder Push-Benachrichtigung.
  10. Wählen Sie Speichern oder Speichern und aktivieren, um Ihren benutzerdefinierten Workflow zu aktivieren.

Hinweise

  • Wenn eine Transaktion einen Genehmigungsprozess durchläuft, erhalten alle Genehmigungen dieses Schritts eine E-Mail und eine Aufgabe wird für sie erstellt.
  • Sobald die Mindestanzahl an Genehmigern die Transaktion genehmigt, gilt die Transaktion als genehmigt.

Verwalten Sie Ihre Arbeitsabläufe

Sie können Workflows jederzeit bearbeiten, kopieren, deaktivieren oder löschen.

  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Meine Workflows ( Weitere Informationen ).
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Wählen Sie in der Spalte „Actions“ (Aktionen ) die Dropdownliste ▼ und wählen Sie dann Bearbeitenaus.
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann Speichern oder Speichern und aktivieren Sie aus.
  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Meine Workflows ( Weitere Informationen ).
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie kopieren möchten.
  3. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen“ die Dropdown-Liste ▼ und wählen Sie dann „Kopieren“aus.
  4. Nehmen Sie alle Aktualisierungen vor und wählen Sie dann Speichern oder Speichern aus und aktivieren Sie.

Einige Workflows, wie z. B. Rechnungserinnerungen und nicht gesendete Rechnungen, sind für neue Unternehmen bereits eingerichtet. Wenn Sie einen deaktivieren müssen:

  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Meine Workflows ( Weitere Informationen ).
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie deaktivieren möchten.
  3. Schalten Sie in der Spalte „Ein/Aus“ den Schalter auf Aus.
  4. Wählen Sie Deaktivieren.
  1. Gehen Sie zu EinstellungenZahnradsymbol für Einstellungen. , wählen Sie Workflows verwalten und wählen Sie dann Meine Workflows ( Weitere Informationen ).
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie löschen möchten.
  3. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen“ die Dropdown-Liste ▼ und wählen Sie dann „Löschen“aus.
  4. Wählen Sie erneut Löschen .

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