QuickBooks HelpQuickBooksHelpIntuit

Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Workflows für QuickBooks Online Advanced

by Intuit• Updated 1 week ago

Erfahren Sie, wie Sie alltägliche Aufgaben, Genehmigungen und Erinnerungen automatisieren können, indem Sie Workflows in . verwenden QuickBooks Online Advanced. Mit Arbeitsabläufen bleiben Sie organisiert, reduzieren manuelle Arbeit und halten Ihr Team auf Kurs.


Workflow mithilfe einer Vorlage erstellen

QuickBooks hat über 60 Workflow-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Prozesse optimieren können.

  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Vorlagen.
  2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein oder behalten Sie den Standard bei.
  4. Legen Sie die Aktionen (was QuickBooks tun soll) und Bedingungen (wann es geschehen soll) fest.
  5. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie + Weitere Bedingung hinzufügen aus.
    Hinweis: Diese Option ist nicht in allen Vorlagen verfügbar.
  6. Wählen Sie Speichern und schalten Sie ein.

Erstellen Sie einen Genehmigungs-Workflow mit mehreren Bedingungen

Mit Multibedingungen-Workflows haben Sie mehr Kontrolle über Rechnungen, Rechnungen und Bestellungen. Wenn ein Nicht-Administrator eine dieser Transaktionen erstellt, prüft QuickBooks, ob sie die Bedingungen erfüllt, und versendet sie erst nach der Genehmigung.

  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Vorlagen.
  2. Wählen Sie die gewünschte Genehmigungsvorlage aus.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein oder behalten Sie den Standard bei.
  4. Legen Sie die Bedingungen fest, für die Genehmigungen erforderlich sind.
  5. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie + Bedingung hinzufügenund anschließend Speichern aus.
    Hinweis: Diese Option ist nicht in allen Vorlagen verfügbar.
  6. Wählen Sie Speichern und schalten Sie ein.
  • Wenn Sie Transaktionen mit Drittanbieter-Apps, Stapelerfassung, Import, Belegerfassung oder Tabellensynchronisation erstellen, sendet QuickBooks sie jetzt direkt an die ausstehende Genehmigung.
  • Sie müssen sie nicht manuell zur Genehmigung senden.
  • Sie können auch Bedingungen basierend auf der Quelle der Transaktion festlegen (z. B., ob sie aus einer App, einem Import oder QuickBooks selbst stammt).

Hinweis: Wenn Sie eine Transaktion in einer Drittanbieter-App ändern, nachdem sie zur Genehmigung gesendet wurde, beginnt QuickBooks keine neue Genehmigung.

  • Genehmiger können mehrere Transaktionen gleichzeitig genehmigen.
  • Sie können dies unter Aufgaben . tunSymbol für Checklisten-Aufgabe.oder von Listenseiten.
  • Falls Transaktionen einer zusätzlichen Bestätigung bedürfen (Genehmigungszwang), werden Sie von QuickBooks vor der Genehmigung nach einer solchen Frage gefragt.

Hinweis: Wenn Sie die Massenfreigabe mit Genehmigung erzwingen verwenden, wird immer eine Bestätigung von Ihnen verlangt, bevor sie durchgeführt wird.

  • Bei einigen Transaktionen, z. B. aus der Belegerfassung oder aus Drittanbieter-Apps, wird jetzt der Genehmigungsprozess gestartet, sobald Sie sie speichern.
  • Das bedeutet, dass Sie sie nicht später zur Genehmigung senden müssen.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

Wenn Sie etwas anderes benötigen, können Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen.

  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Vorlagen.
  2. Wählen Sie + Benutzerdefinierter Workflow.
  3. Wählen Sie den Datensatztyp und die durchzuführende Aktion und klicken Sie dann auf Weiter.
  4. Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein.
  5. Legen Sie die Aktionen und Bedingungen fest.
  6. Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, wählen Sie + Weitere Bedingung hinzufügen aus.
    Hinweis: Diese Option ist nicht in allen Vorlagen verfügbar.
  7. Wählen Sie Speichern oder Speichern und schalten Sie ein.

Verwalten Sie Ihre Arbeitsabläufe

Sie können Workflows jederzeit bearbeiten, kopieren, deaktivieren oder löschen.

  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Meine Workflows.
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie bearbeiten möchten.
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktionen “ auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie dann Bearbeiten.
  4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann Speichern oder Speichern und aktivieren Sie aus.
  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Meine Workflows.
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie kopieren möchten.
  3. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen “ den Dropdown-Pfeil und wählen Sie dann Kopieren.
  4. Nehmen Sie alle Aktualisierungen vor und wählen Sie dann Speichern oder Speichern aus und aktivieren Sie.

Einige Workflows, wie z. B. Rechnungserinnerungen und nicht gesendete Rechnungen, sind für neue Unternehmen bereits eingerichtet. Wenn Sie einen deaktivieren müssen:

  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Meine Workflows.
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie deaktivieren möchten.
  3. In der Spalte „An/Aus“ schalten Sie es aus.
  4. Wählen Sie Deaktivieren.
  1. Gehen Sie zu Workflow-Automatisierungund wählen Sie dann Meine Workflows.
  2. Suchen Sie den Workflow, den Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie in der Spalte „Aktionen “ auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie dann „Löschen“.
  4. Wählen Sie erneut Löschen .
QuickBooks Online Advanced