Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows in QuickBooks Online Advanced

Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Erinnerungen an Ihre Kunden oder ein internes Team zu senden.

Mit QuickBooks Online Advanced können Sie mithilfe von Workflows häufige Aufgaben in QuickBooks automatisieren, z. B. den Versand von Zahlungserinnerungen oder neue Rechnungen an Kunden. Sie können Ihrem Team auch Erinnerungen senden, um bestimmte Aufgaben abzuschließen, z. B. offene Rechnungen zu überprüfen. Die Automatisierung von Aufgaben mithilfe von Workflows spart Zeit, sodass Sie sich auf Ihr Unternehmen konzentrieren können.

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie aus einer einzigen Vorlage Ihre eigenen benutzerdefinierten Workflows erstellen können. 
Sie können auch neue Workflows mit den von QuickBooks vorgefertigten Vorlagen erstellen.

Benutzerdefinierten Workflow erstellen

Wenn Sie einen Arbeitsablauf erstellen, sendet dieser auf Grundlage der von Ihnen eingerichteten Bedingungen Erinnerungen. So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow:

1. Gehen Sie zu Arbeitsabläufe oder Einstellungen ⚙, und dann Workflows verwalten.
2. Wählen Sie die Registerkarte Vorlagen.
3. Wählen Sie + Benutzerdefinierter Workflow , um eine neue Vorlage zu erstellen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste ▼ für Datensatz für Workflowauswählen den Transaktionstyp aus.
5. Wählen Sie im Abschnitt Legen Sie die Aktion fest, die QuickBooks ausführen soll . Die angezeigten Optionen sind vom ausgewählten Transaktionstyp abhängig.
6. Wählen Sie Weiter.
7. Geben Sie in das Feld Workflow-Name einen Namen für die Vorlage ein.
8. Wählen Sie im Abschnitt „Do dies in QuickBooks“ die Aktionen aus, die QuickBooks ergreifen soll, wenn die Bedingungen erfüllt werden. Dadurch wird festgelegt, was nach der Aktivierung der Vorlage geschieht.
9. Im Feld Wie soll diese Aktion erfolgen?, aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um QuickBooks mitzuteilen, wie die Erinnerung gesendet werden soll. Wählen Sie dann das entsprechende Dropdown-Menü für Optionen zur Zuweisung der Erinnerung. Die angezeigten Optionen sind vom ausgewählten Erinnerungstyp abhängig.
   Hinweis: Die hervorgehobenen Felder in der Vorlage sind variable. Die Parameter ergänzen die Erinnerungsnachricht mit Ihrem Unternehmen oder den Kundeninformationen. Um die variable zu ändern, geben Sie # ein und wählen Sie dann die variable aus, die Sie verwenden möchten, z. B. Kundenname, Unternehmensnameoder Gesamtbetrag.
   • Erinnerungsaufgaben in Aufgaben erstellen: Dadurch wird eine neue Aufgabe im Menü Aufgaben erstellt. Sie können auswählen, wem Sie die Aufgabe zuweisen möchten und den Namen der Aufgabe. Sie können die Aufgabe auch manuell schließen oder dass QuickBooks die Aufgabe für Sie abschließt, wenn die Aktion ausgeführt wird, z. B. wenn Ihre Rechnung bezahlt wird.
   • Kunden-E-Mail senden: Dadurch wird eine E-Mail direkt an Ihren Kunden und an eine beliebige E-Mail-Adresse, die Sie mit der Option für CC (Kopie) oder BCC (Blinke Kopie) hinzufügen, gesendet. Sie können auch den Betreff und die E-Mail-Nachricht der Vorlage anpassen.
   • E-Mail des Unternehmens senden: Sie können auswählen, ob Sie eine E-Mail an eine Person innerhalb des Unternehmens senden möchten. Definieren Sie Betreff und Textfeld oder verwenden Sie die Standardeinstellungen.
   • Push-Benachrichtigung senden: Dadurch wird über die mobile QuickBooks Online-App eine Push-Benachrichtigung an einen Benutzer gesendet.
10. Wählen Sie im AbschnittWenn dies geschiehtdie Bedingungen aus. Dadurch wird festgelegt, was Erinnerungen aktiviert.
    Hinweis: Sie können mehrere Bedingungen für einige Arbeitsabläufe festlegen. Um weitere hinzuzufügen, wählen Sie+Weitere Bedingung hinzufügen aus. Alle Bedingungen müssen erfüllt sein, um den Workflow zu starten.
11. Wählen Sie Speichern und schalten Sie ein.

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, erfahren Sie , wie Sie Ihre offenen Aufgaben überprüfen oder Ihre Workflows verwalten.