Mit einer Vorlage erstellte wiederkehrende Transaktionen planen

Erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Transaktionen planen, die mit einer Vorlage unter Verwendung von . erstellt wurdenQuickBooks Online Essentials und QuickBooks Online Plus.

Sie können den zeitlichen Ablauf für Ihre wiederkehrenden Transaktionsvorlagen festlegen. In diesem Artikel erklären wir die Funktion und zeigen Ihnen, wie Sie sie einrichten.

Ihren Zeitplan auf „Tage im Voraus“ festlegen

Sie können die Option „Tage im Voraus zur Erstellung“ für geplante wiederkehrende Vorlagen nutzen. Dadurch haben Sie einen Einblick in Ihren künftigen Cashflow und können Ihren Kunden vor dem Transaktionsdatum Erinnerungen senden. Sie können den Wert für dieses Feld eingeben, wenn Sie den Zeitplan einer wiederkehrenden Vorlage bearbeiten.

Sie können Transaktionen (aus Vorlagen für geplante wiederkehrende Transaktionen) für eine angegebene Anzahl von Tagen vor dem tatsächlichen Transaktionsdatum erstellen.

• Die Werte für Vorheriges Datum und Nächstes Datum in der Liste der wiederkehrenden Transaktionen und in Berichten basieren auf dem Transaktionsdatum, nicht auf dem Datum, an dem die Transaktionen erstellt wurden.
• Wir haben auch Vorlagen für wiederkehrende Erinnerungen, die Sie planen können. Dadurch wird die Erinnerung an Ihre Homepage gesendet. Dort können Sie sich die Vorlagen ansehen und entscheiden, welche Sie verwenden möchten. Außerdem können Sie sie vorher bearbeiten.

Beispiel: Wenn Ihre Transaktionen für den 15. eines jeden Monats geplant sind, Sie aber den Kunden 10 Tage im Voraus eine Erinnerung schicken möchten, geben Sie 10 bei Tage im Voraus ein, um zu erstellen. QuickBooks Online erstellt Transaktionen am 5. des Monats. Am 5. können Sie Rechnungen drucken und Erinnerungen senden, aber das Transaktionsdatum bleibt am 15.

Wenn Sie den Wert in diesem Feld ändern, wird dies an den bestehenden Transaktionen nicht geändert. Wenn Sie das Feld leer lassen, QuickBooks Online erstellt die Transaktion am Transaktionsdatum.

Startdatum aktivieren

Wiederkehrende Transaktionen werden an dem Tag erstellt, der je nach Ihrer Zeitzone in der Regel für zwischen 12:00 und 05:00 Uhr geplant ist. Von Zeit zu Zeit kann sie je nach Umfang etwas später erstellt werden.

Alles, was vor oder an dem Tag der Erstellung der Transaktion geplant ist, wird erst zum nächsten geeigneten Datum basierend auf dem Zeitplan durchgeführt.

Beispiel: Wenn Sie die Vorlage für beginnend mit dem ersten eines jeden Monats erstellt haben und dass heute der erste ist, beginnt die Vorlage am ersten des folgenden Monats.

Eine vorhandene wiederkehrende Vorlage vor dem geplanten Datum verwenden

Wenn Sie eine vorhandene wiederkehrende Vorlage vor dem geplanten Datum verwenden müssen, können Sie dazu die Funktion Verwenden nutzen.

1. Zu Einstellungen .
2. Wählen Sie unter Listendie Option Wiederkehrende Transaktionen.
3. Markieren Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten.
4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Aktion ▼die Option Verwenden aus. 
5. Bearbeiten Sie die Transaktion nach Bedarf und wählen Sie dannSpeichern.

Wenn Sie eine wiederkehrende Vorlage manuell verwenden, wird sie vom System nicht automatisch wie geplant verwendet. Wenn Sie nicht mehr möchten, dass die nächste Transaktion durchgeführt wird, müssen Sie den Zeitplan zurücksetzen oder die doppelte Transaktion löschen, wenn das System sie erfasst.

1. Gehen Sie zurück zur Liste der wiederkehrenden Transaktionen.
2. Wählen Sie die Transaktion aus, die Sie manuell verwendet haben.
3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Aktion ▼die Option Bearbeiten.
4. Wechseln Sie für Vorlagentyp von Geplant zu Erinnerung. (Dadurch werden die meisten Ihrer Zeitplaninformationen gespeichert, aber das System gibt Sie eine Erinnerung, statt die Transaktion automatisch einzugeben).
5. Wählen Sie Vorlage speichernaus.

Wenn Sie die Erinnerung zur Eingabe dieser Transaktion erhalten, löschen Sie die Erinnerung, kehren Sie dann zur Liste der wiederkehrenden Transaktionen zurück und setzen Sie die Transaktion zurück auf Geplant.