Verfolgen Sie die Gelder, die Sie von Spendern erhalten in QuickBooks Online

Erfahren Sie, wie Sie Geldspenden verfolgen können, die Sie per Kreditkarte, Banküberweisung oder Barzahlung erhalten QuickBooks Online.

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation leiten, ist es leicht, die Gelder, die Sie von Ihren Kunden (sogenannten Spendern) erhalten, im Blick zu behalten. Abhängig davon, wie Sie die Spende erhalten, können Sie sie als Verkaufsbeleg, Bankeinlage oder Rechnung erfassen und nachverfolgen.

Sie können den Namen des Formulars im Baustein Benutzerdefinierte Formularstile in Spende oder in einen beliebigen benutzerdefinierten Namen ändern, aber in den Dropdown-Menüs in QuickBooks Online wird weiterhin als Rechnungangezeigt, Kostenvoranschlag, oder Verkaufsbeleg.

Hinweis: Sie haben stattdessen Sachspenden erhalten? Hier wird erläutert, wie Sie Sachspenden wie Bürobedarf oder Möbel nachverfolgenkönnen.

Schritt 1: Ändern Sie Ihren Kontotyp auf „gemeinnützig“

Sie können den Typ Ihres QuickBooks Online-Kontos ändern, um ihn besser an Ihre Nachverfolgungsanforderungen anzupassen. Falls noch nicht geschehen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen ⚙ und wählen Sie Konto und Einstellungen.
2. Wählen Sie Fortgeschritten.
3. Wählen Sie unter Unternehmensartdas Symbol zum Bearbeiten .
4. Wählen Sie aus der Dropdown- Liste „Steuerformular “ ▼ die Option „Gemeinnützige Organisation“aus.
5. Wählen Sie „Speichern“und anschließend „Fertig“.
6. Melden Sie sich ab und wieder an, um die Änderungen zu sehen.

Tipp: Zeigen Sie Ihren Spendern Ihre Anerkennung, wenn Sie eine Quittung für die Spende oder die Rechnung senden. Sie können die Dankesbriefe, die Sie per E-Mail versenden, individuell anpassen .

Schritt 2: Erstellen Sie ein Konto für Geldspenden

Erstellen Sie ein Ertragskonto in Ihrer Kontentabelle, um die Gelder zu verfolgen, die Sie von Spendern erhalten. Falls Sie bereits einen haben, können Sie diesen Schritt überspringen.

1. Befolgen Sie diese Schritte , um ein Ertragskonto anzulegen.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie als Kontotyp Ertrag und als Detailtyp Ertrag aus gemeinnütziger Tätigkeit ausgewählt haben.
3. Sie können dieses Konto als „Fondsspenden“ bezeichnen.

Schritt 3: Erstellen eines Geldspendenpostens

Wenn Sie einen Verkaufsbeleg erstellen, müssen Sie ein Produkt oder einen Serviceposten auswählen. Da Sie nur Geld erhalten, können Sie stattdessen einen Nicht-Lagerbestand-Teil einrichten.

Hinweis: Sie müssen nicht für jedes Mal, wenn Sie eine Geldspende erhalten, einen neuen Posten erstellen. In den meisten Fällen benötigen Sie nur einen Posten, um Mittelspenden verschiedener Spender nachzuverfolgen.

1. Gehen Sie wie folgt vor , um einen Nicht-Lagerbestand-Posten zu erstellen.
2. Sie können diese Position als „Spenden“ bezeichnen.
3. Vergessen Sie nicht, das Ertragskonto zu verwenden, das Sie in „Schritt 2“ eingerichtet haben.

Schritt 4: Fügen Sie Ihren Spender als Kunden hinzu

Wenn Sie es noch nicht getan haben, fügen Sie den Spender als Kunden hinzu in QuickBooks.

Schritt 5: Mittelspende verfolgen

Als Rechnung

Wenn Ihr Spender zu einem späteren Zeitpunkt eine Spende verpflichtet, können Sie eine Rechnung verbuchen.

Erfassen Sie zunächst die Spende.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen. Wählen Sie dann Rechnung.
2. Wählen Sie „Anpassen“und wählen Sie dann Ihre Spendenvorlage aus.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie den Spender und den eingerichteten Spendenposten auswählen.
4. Wählen Sie Speichern und schließen oder Speichern und senden, wenn Sie Ihrem Spender einen Beleg der Rechnung per E-Mail senden möchten.

Sobald Sie die Spende erhalten haben, notieren Sie die Quittung.

1. Wählen Sie + Neu oder + Erstellen. Wählen Sie dann Zahlung erhalten.
2. Wählen Sie den Spender aus der Dropdown-Liste Kunde ▼ aus und aktualisieren Sie das Zahlungsdatum.
3. Wählen Sie die Dropdown-Liste Zahlungsmethode ▼ aus und wählen Sie dann aus, wie Sie die Spende erhalten.
4. Wählen Sie die Dropdownliste Einzahlung bis aus und wählen Sie dann aus, wohin die Spende gehen soll.
5. Wählen Sie die entsprechende Rechnung aus und wählen Sie dann „Speichern und schließen“ oder „Speichern und senden“, wenn Sie Ihrem Spender eine Spendenquittung per E-Mail senden möchten.

Als Verkaufsbeleg

Sie können einen Verkaufsbeleg erstellen, wenn Sie die Spende sofort erhalten. Bei Bedarf können Sie dann den Kaufbeleg als Spendenerklärung auch an den Spender senden.

1. Erstellen Sie einen Kaufbeleg für die Spende.
2. Wählen Sie „Anpassen“und wählen Sie dann Ihre Spendenvorlage aus.
3. Vervollständigen Sie die Belegdetails. Stellen Sie sicher, dass Sie den Spender und den Spendenposten auswählen, die Sie eingerichtet haben.
4. Wählen Sie die Dropdown-Liste Zahlungsmethode ▼ aus und wählen Sie dann aus, wie Sie die Spende erhalten.
5. Wählen Sie Speichern und schließen oder Speichern und senden, wenn Sie Ihrem Spender eine Spendenquittung per E-Mail senden möchten.

Als Bankeinlage

Wenn Sie nur das an Ihre Organisation gespendete Geld verbuchen müssen, können Sie stattdessen eine Bankeinlage erstellen.

1. Erstellen Sie eine Bankeinlage für die Spende.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie den Spender und das Ertragskonto auswählen, das Sie für Spenden eingerichtet haben.