Erstellen und senden Kostenvoranschläge in QuickBooks Online

Schritt 1: Einen Kostenvoranschlag erstellen

Während Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, können Sie ihn so anpassen, dass nur das angezeigt wird, was Ihr Kunde sehen soll. So können Sie einen neuen Kostenvoranschlag erstellen und anpassen:

1. Wählen Sie „+ New“ (Neu)und anschließend „ Kostenvoranschlag“.
2. Wählen Sie Kunde hinzufügen. Wählen Sie dann einen Kunden aus dem Dropdown-Menü ▼ aus. Oder, um einen neuen Kunden hinzuzufügen, wählen Sie + Neu hinzufügen, geben Sie die Kundeninformationen ein und wählen Sie Speichern.
3. Wählen Sie das Dropdown-Menü ▼ im Feld Produkt/Service aus und fügen Sie die Produkte oder Services zum Kostenvoranschlag hinzu. Oder um ein neues Produkt oder einen neuen Service hinzuzufügen, wählen Sie + Neu hinzufügen, geben Sie die Informationen für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ein und wählen Sie Speichern. 
4. Wenn Sie für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung einen Satz gespeichert haben, wird dieser automatisch in der Spalte Betrag angezeigt. Fügen Sie die Menge oder den Betrag nach Bedarf hinzu oder passen Sie sie an. 
5. Der Standardstatus eines neuen Kostenvoranschlags ist Ausstehend. Wenn Sie den Status bearbeiten müssen, wählen Sie die Dropdownliste Ausstehend ▼ aus und wählen Sie einen anderen Status aus. 
6. Um den Kostenvoranschlag individuell anzupassen, wählen Sie ⚙ Verwalten und wählen Sie die Dropdownliste▼ in dem Abschnitt aus, den Sie anpassen müssen. Wählen Sie dann aus, welche Informationen auf dem Formular angezeigt werden sollen, indem Sie die Schalter in den einzelnen Abschnitten ein- oder ausschalten. Wenn Sie Änderungen vornehmen, wird eine Vorschau auf dem Formular angezeigt.
7. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.
8. Um Ihren Kunden den Kostenvoranschlag per E-Mail zu senden, wählen Sie Prüfen und senden aus. Bearbeiten Sie dann die E-Mail-Nachricht, falls erforderlich, und wählen Sie Kostenvoranschlag sendenaus.

Schritt 2: Status eines Kostenvoranschlags aktualisieren

Wenn Sie Ihrem Kunden per E-Mail einen Kostenvoranschlag per E-Mail schicken und dieser den Kostenvoranschlag direkt aus der E-Mail annehmen oder ablehnen, aktualisiert QuickBooks automatisch den Status des Kostenvoranschlags für Sie. 

So können Sie den Status des Kostenvoranschlags manuell aktualisieren:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ die Dropdownliste▼ und dann „Status aktualisieren“aus.
4. Wählen Sie Akzeptiert oder einen anderen Status. Wählen Sie dann OK.

Tipp: Kostenvoranschläge sind Transaktionen ohne Buchung. Sie wirken sich erst dann auf Ihre Bücher aus, wenn Sie den Kostenvoranschlag in eine Rechnung umgewandelt haben.

Schritt 3: Konvertieren eines Kostenvoranschlags in eine Rechnung

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2.  Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3.  Wählen Sie in der Spalte„Aktion“die Option „In Rechnung umwandeln“aus.
4.  Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen an der Rechnung vor.
5.  Wenn Sie Felder in der Rechnung anpassen müssen, wählen Sie⚙ Verwaltenund wählen Sie die Dropdownliste▼ in dem Abschnitt aus, den Sie anpassen müssen. Schalten Sie die Schalter dann ein oder aus, um zu ändern, was auf der Rechnung angezeigt wird. Wenn Sie Änderungen vornehmen, wird eine Vorschau auf dem Formular angezeigt.
6.  Wenn Sie fertig sind, wählen SieSpeichern,um die Rechnung zu speichern, oder wählen SiePrüfen und senden,um die Rechnung an Ihren Kunden per E-Mail zu senden.

Offene Kostenvoranschläge prüfen

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie Ihren Kostenvoranschlag. Tipp: Sie können die Anzeige der Kostenvoranschläge sortieren, indem Sie die Spaltenüberschriften Datum, Anzahl, Kunde, Gesamtbetrag oder Status auswählen.

Sie können auch einen Bericht ausführen, um weitere Details zu erhalten:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den BerichtKostenvoranschläge nach Kunde.
3. Wählen Sie Ihren Datumsbereich und wählen Sie„Bericht ausführen“aus.

Dadurch erhalten Sie den Kundennamen, die Kostenvoranschlagsnummer, den Status und den Betrag.

Einen Kostenvoranschlag löschen

Wenn Ihr Kunde beschließt, dass Sie nicht die Arbeit machen, ist es besser, den Status des Kostenvoranschlags in Abgelehnt zu ändern, als ihn zu löschen. (Siehe Schritt 2: Status eines Kostenvoranschlags aktualisieren.) Dadurch wird der Kostenvoranschlag auf Ihren Konten gespeichert, um eine gute Buchführung zu gewährleisten.

Aber wenn Sie versehentlich einen Kostenvoranschlag erstellt haben, können Sie diesen einfach löschen:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ die Option „Dropdown“ ▼ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
4. Wählen Sie zur Bestätigung Löschen .

Schritt 1: Einen Kostenvoranschlag erstellen

1. Wählen Sie + Neu.
2. Wählen Sie Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie einen Kunden aus der Dropdown-Liste Kunde aus.
4. Wenn die Arbeiten bereits begonnen haben, wählen Sie aus der Dropdownliste Ausstehend ▼ einen Status aus. Dies ist optional.
5. Legen Sie das Datum des Kostenvoranschlags und das optionale Ablaufdatumfest.
6. Geben Sie die Produkte oder Dienstleistungen ein, die Sie verkaufen möchten.
7. Geben Sie alle weiteren erforderlichen Informationen ein.
8. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern.

Schritt 2: Status eines Kostenvoranschlags aktualisieren

Wenn Ihr Kunde den Auftrag abnimmt oder nicht fortfahren möchte, aktualisieren Sie den Status des Kostenvoranschlags. So bleiben Ihre Konten genau und auf dem neuesten Stand:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ die Dropdownliste▼ und dann „Status aktualisieren“aus.
4. Wählen Sie Akzeptiert oder einen anderen Status. Wählen Sie dann OK.

Tipp: Kostenvoranschläge sind Transaktionen ohne Buchung. Sie wirken sich erst dann auf Ihre Bücher aus, wenn Sie den Kostenvoranschlag in eine Rechnung umgewandelt haben.

Schritt 3: Konvertieren eines Kostenvoranschlags in eine Rechnung

Konvertieren Sie den Kostenvoranschlag in eine Rechnung, damit Sie Ihrem Kunden eine Rechnung stellen können:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion “ die Option „In Rechnung umwandeln“aus.
4. Wenn Sie Teilabrechnungen aktiviert haben, wählen Sie, wie viel Sie in Rechnung stellen möchten: (Diesen Schritt überspringen, wenn Sie keine Teilabrechnung verwenden)
   • Um eine Rechnung über den gesamten Kostenvoranschlagsbetrag zu erstellen, wählen Sie Verbleibende Gesamtsumme aller Zeilen. Wählen Sie dann Rechnung erstellen.
   • Wenn Sie nur einen Teil des Kostenvoranschlags in Rechnung stellen möchten, können Sie die Option zur Eingabe eines Prozentsatzes jeder Zeile oder die Option zur Eingabe eines benutzerdefinierten Betrags wählen. Wählen Sie dann Rechnung erstellen.
5. Nehmen Sie alle Änderungen an der Rechnung vor und wählen Sie dann Speichern und sendenoder Speichern und schließen aus.

Einen Kostenvoranschlag zu einer bestehenden Rechnung hinzufügen

Anstatt Kostenvoranschläge zu konvertieren, können Sie diese auch in vorhandene Rechnungen einfügen:

1. Wählen Sie + Neu.
2. Wählen Sie Rechnung.
3. Wählen Sie den Kunden aus der Dropdown-Liste Kunde aus. Dadurch wird das Fenster Zu Rechnung hinzufügen geöffnet.
4. Wählen Sie im Fenster Zu Rechnung hinzufügen für jeden Kostenvoranschlag, den Sie der Rechnung hinzufügen möchten, die Option Hinzufügen .
5. Wenn Sie Teilabrechnung aktiviert haben, wählen Sie aus, wie viel Sie in Rechnung stellen möchten (überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie keine Teilabrechnung haben):
   1. Um eine Rechnung über den gesamten Kostenvoranschlagsbetrag zu erstellen, wählen Sie Summe aller Kostenvoranschlagszeilen. Wählen Sie dann In Rechnung kopieren.
   2. Wenn Sie nur einen Teil des Kostenvoranschlags in Rechnung stellen möchten, können Sie die Option zur Eingabe eines Prozentsatzes jeder Zeile oder die Option zur Eingabe eines benutzerdefinierten Betrags wählen. Wählen Sie dann In Rechnung kopieren.
6. Nehmen Sie alle Aktualisierungen oder Bearbeitungen an der Rechnung vor. Wählen Sie dann Speichern.

Tipp: Wenn Sie mehr als einen offenen Kostenvoranschlag für einen Kunden haben, können Sie alle auf einmal hinzufügen. Es kann jedoch sein, dass Ihr Kunde separate Rechnungen für jede einzelne vorzieht.

Offene Kostenvoranschläge prüfen

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Wählen Sie die Dropdownliste Filter ▼ aus.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Typ“ die Option „Kostenvoranschläge“aus.
4. Suchen Sie Ihren Kostenvoranschlag.

Sie können auch einen Bericht ausführen, um weitere Details zu erhalten:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Bericht Kostenvoranschläge nach Kunde .
3. Wählen Sie Ihren Datumsbereich und wählen Sie „Bericht ausführen“aus.

Dadurch erhalten Sie den Kundennamen, die Kostenvoranschlagsnummer, den Status und den Betrag.

Einen Kostenvoranschlag löschen

Wenn ein Kunde beschließt, dass Sie keine Arbeit mehr erledigen möchten, ist es besser, den Status des Kostenvoranschlags auf Geschlossen zu aktualisieren, als ihn zu löschen. (Siehe Schritt 2: Status eines Kostenvoranschlags aktualisieren.) So bleiben die Aufzeichnungen über Ihre Konten für eine gute Buchführung erhalten.

Aber wenn Sie versehentlich einen Kostenvoranschlag erstellt haben, können Sie diesen einfach löschen:

1. Folgen Sie diesem Link, um die Schritte im Produkt abzuschließen
2. Suchen Sie den Kostenvoranschlag.
3. Wählen Sie in der Spalte „Aktion“ die Option „Dropdown“ ▼ und wählen Sie dann „Löschen“ aus.
4. Wählen Sie zur Bestätigung Löschen .