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Añade y gestiona roles personalizados en QuickBooks Online Advanced

by Intuit• Actualizado 3 semanas hace

Aprende a crear y administrar roles personalizados para tus usuarios de QuickBooks Online Advanced.

Nota:

Algunos campos son de solo lectura y se incluyen automáticamente en un rol para tu información.

Con los roles personalizados, puedes gestionar el acceso de los usuarios en QuickBooks y otorgarles solo el acceso necesario para su rol. Elige lo que los usuarios pueden ver y hacer en las diferentes áreas de QuickBooks, como ventas, gastos, inventario, listas, teneduría de libros, contabilidad, informes, seguimiento de horas trabajadas, gestión de cuentas y presupuestos.

Al configurar un nuevo rol, tienes la opción de:

Crea un nuevo rol y elige a qué puede acceder.
Selecciona un rol personalizado predefinido, como Gerente de ventas o Gerente de gastos.
Selecciona de la lista de roles de QuickBooks, como Administrador de la empresa o Solo seguimiento de horas trabajadas.

Nota: En este momento, la opción de conceder permisos granulares (Ver, Crear, Editar o Eliminar) solo está disponible para áreas seleccionadas de QuickBooks.

Agregar un nuevo rol

Si deseas crear un nuevo rol personalizado, solo tienes que agregarlo y elegir las diferentes áreas a las que puede acceder.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Roles y, luego, Agregar rol.
Introduce un Nombre del rol y una Descripción del rol.
Selecciona a qué puede acceder el rol de usuario en QuickBooks y, a continuación, selecciona Guardar rol.

Crear un rol de ventas por ubicación

Si tienes negocios en diferentes ubicaciones, puedes crear un rol con diferentes accesos de ventas para cada una. De esta forma, los usuarios pueden gestionar las transacciones de ventas en función de su ubicación.

Nota: Si aún no lo has hecho, asegúrate deconfigurar y agregar una ubicación para tu empresa.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Roles y, luego, Agregar rol.
Introduce un Nombre del rol y una Descripción del rol.
Selecciona Ventas.
En el menú desplegable Todas las ubicaciones ▼, selecciona una o más ubicaciones.
Selecciona a qué puede acceder el usuario.
Selecciona Guardar rol.

Asignar un rol a un nuevo usuario

Si tienes un nuevo usuario, deberás agregarlo en QuickBooks y asigna un rol.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Usuarios y, luego, Agregar usuario.
Introduce el nombre, los apellidosy el correo electrónicodel usuario.
En el menú desplegable ▼ de la sección Asignar roles , selecciona el rol que deseas asignar al usuario.
Revisa los permisos que tiene este rol y selecciona Enviar invitación.

El usuario recibirá una invitación por correo electrónico y deberá seleccionar ¡Vamos! para iniciar sesión.

Nota: Si el usuario ha olvidado la contraseña, puede restablecer la suya propia.

Asignar un rol personalizado a un nuevo usuario

Si tienes un nuevo usuario, deberás agregarlo en QuickBooks y asigna un rol personalizado.

Ir a Configuración y seleccionaAdministrar usuarios.
Selecciona la pestañaUsuariosy, luego,Agregar usuario.
Introduce el nombre, los apellidosy el correo electrónicodel usuario.
En la secciónAsignar roles , selecciona Ver todos los permisosy asigna los permisos personalizados que quieras asignar al usuario.
Revisa los permisos y seleccionaEnviar invitación.
Se te pedirá que crees un rol personalizado, ya que has usado permisos personalizados.
Introduce el Nombre del rol personalizado y la Descripción del rol.
SeleccionaGuardar rol.

El usuario recibirá una invitación por correo electrónico y deberá seleccionar ¡Vamos! para iniciar sesión.

Nota: Si el usuario ha olvidado la contraseña, puede restablecer la suya propia.

Editar acceso a un rol

Una vez que el usuario acepte tu invitación por correo electrónico, podrás editar el acceso de los roles que creaste en cualquier momento. Así es como se hace.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Roles . En la columna Acción , selecciona Editar.
Realiza los cambios necesarios y selecciona Guardar rol.

Nota: Al seleccionar los permisos de los usuarios, podrás seleccionar un cuadro, una línea o una casilla de verificación vacía. Una línea significa que solo podrás editar la información que hayas creado.

Para volver a la casilla vacía, tendrás que hacer doble clic en la casilla.

Editar el rol de un usuario

En ocasiones, las funciones de los usuarios cambiarán o puede que tengas que conceder más acceso a un usuario. A continuación se explica cómo editar el rol de un usuario.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Usuarios y busca el usuario que quieras editar.
Selecciona Editar en la columna Acción .
Selecciona entre los roles personalizados o de QuickBooks existentes.
Selecciona Guardar cambios. Si editas los permisos después de seleccionar el rol, se te pedirá que guardes un nuevo rol personalizado. Introduce un Nombre del rol y una Descripción del roly, a continuación, selecciona Guardar rol.

Reactivar o desactivar el rol de un usuario

Puedes activar o desactivar un rol de usuario si es necesario.
Nota: Para poder desactivar un rol, debes asignar todos los usuarios asociados a un rol diferente.

Ir a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
Selecciona la pestaña Roles y busca el rol que quieras editar.
En la columna Acción , selecciona ⋮ junto a Editary, luego, Desactivar.
Selecciona Desactivar.

Si el rol de usuario ya está desactivado, selecciona ⋮ en la columna Acción y, a continuación, selecciona Reactivar. Selecciona Reactivar para confirmar.

Si necesitas reducir el número de usuarios, puedes eliminarlos para no alcanzar el límite de uso. Obtén más información sobre los límites de uso.

Accesos y roles personalizados

Los roles personalizados te permiten asignar permisos detallados a diferentes áreas de QuickBooks que definen:

A qué funciones puede acceder un usuario en QuickBooks
Qué acciones pueden realizar dentro de esas características, como solo ver, crear, editar, eliminar, aprobar y acceso total
Nota: No todos los permisos de nivel de acción están activados en este momento.
Qué restricciones de datos se aplican a su acceso, como restringir los datos de ventas por ubicación

Aquí encontrarás más información sobre el control de acceso para diferentes áreas y permisos:

Área: Ventas

Todas las ventas

Puede realizar lo siguiente:

Introducir cotizaciones, facturas, recibos de venta, notas de abono y reembolsos.
Introduce cargos y créditos.
Crea y elimina extractos.
Recibe pagos de clientes.
Rellena hojas de horas para cualquier persona.
Añade, edita y elimina clientes, productos y servicios.
Ver impuesto tarifas y la configuración de la agencia.
Usar y ajustar impuesto en transacciones de ventas y asientos en el diario general, incluida la anulación manual impuesto importes.
Añade, edita y elimina divisas.
Edita los tipos de cambio.

No puedes:

Imprime cheques (incluidos los reembolsos).
Crea facturas y compras facturables a los clientes.
Añade, edita y elimina cuentas y cantidad disponible.
Ver el historial de la cuenta.
Consulta los importes totales de ingresos y gastos en las páginas de inicio, proveedores o clientes.
Ejecutar impuesto informes o ver impuesto historial.
Preparar o presentar una impuesto o registrar pagos de ventas.
Configura nuevas agencias tributarias o cambia la configuración o las existentes.
Configura la multidivisa.
Realiza ajustes en la divisa local.
Ver todos los informes.

Facturas

Puede realizar lo siguiente:

Crea, edita y envía facturas.
Accede a todos los productos, servicios y clientes.

No puedes:

Aplica horas facturables, gastos o créditos y cargos atrasados con acceso solo a facturas.
Acceder a otras transacciones o informes a menos que se otorgue un permiso por separado.

Estimaciones

Puede realizar lo siguiente:

Crear, editar y enviar cotizaciones.
Accede a todos los productos, servicios y clientes.

No puedes:

Acceder a otras transacciones o informes a menos que se otorgue un permiso por separado.

Restricción: ubicación

Deberás activar las ubicaciones y, una vez configuradas, añadir las tuyas.
A continuación, puedes restringir el acceso de ventas de un usuario a ubicaciones específicas en la pantalla Gestionar usuarios .
Una vez que restrinjas el acceso a las ventas por ubicación, solo podrán ver y operar en las transacciones de ventas que pertenezcan a la ubicación asignada. Si puede crear transacciones, deberá asignar la ubicación a la que tiene acceso.

Área: Gastos

Acceso completo

Puede realizar lo siguiente:

Introducir facturas de proveedores.
Introduce las compras en efectivo y con tarjeta de crédito.
Paga facturas de proveedores, emite cheques y consulta informes detallados de cheques.
Imprimir cheques (excepto reembolsos).
Añade, edita y elimina proveedores, productos y servicios.
Ver impuesto tarifas y la configuración de la agencia.
Usar y ajustar impuesto en compras, tarjetas de crédito y transacciones bancarias, incluida la anulación manual calculada impuesto importes.
Preparar o presentar una impuesto declaración o registro impuesto pagos.
Añade, edita y elimina divisas.
Edita los tipos de cambio.

No puedes:

Añade, edita o elimina cuentas y cantidad disponible.
Ver el historial de la cuenta.
Configura nuevas agencias tributarias o cambia impuesto configuración.
Configura la multidivisa.
Realiza ajustes en la divisa local.
Consulta los importes totales de ingresos y gastos en las páginas de inicio, proveedores o clientes.
Ver todos los informes.

Facturas de proveedores

Puede realizar lo siguiente:

Ve, crea, edita y anula facturas de proveedores.
Solicitar cheques.
Ve los registros con el tipo factura en gastos.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Paga facturas de proveedores.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactivar un proveedor.

Cheques

Puede realizar lo siguiente:

Visualiza, emite, copia, edita y anula cheques.
Crea transacciones mediante cheques.
Ve los registros con el tipo cheques en gastos.
Ver registros de pagos de facturas de proveedores (cheques).
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Ver o actualizar los detalles de los registros de pago de facturas de proveedores (cheques).
Consulta la barra lateral de la página de creación de cheques para vincularla a una factura de proveedores existente.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactivar un proveedor.

Gastos

Puede realizar lo siguiente:

Visualiza, crea, copia, edita y elimina gastos en función de los permisos de nivel de acción.
Solicitar cheques.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Paga facturas o imprime cheques.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactiva el proveedor.

Pagos de facturas de proveedores

Puede realizar lo siguiente:

Marcar facturas de proveedores como pagadas con permisos de creación
Ver, copiar, editar y eliminar transacciones de pago de facturas de proveedores en función de los permisos de nivel de acción
Ver facturas de proveedores
Cheques de pedido
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Imprimir cheques.
Ve otros tipos de transacciones en gastos además de las facturas y los pagos de facturas.
Desactiva el proveedor.

Créditos de proveedores

Puede realizar lo siguiente:

Ver, crear, copiar, editar y eliminar créditos de proveedores en función de los permisos de nivel de acción
Solicitar cheques.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Paga facturas o imprime cheques.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactiva el proveedor.

Créditos de tarjeta de crédito

Puede realizar lo siguiente:

Ver, crear, copiar, editar y eliminar créditos de tarjetas de crédito en función de los permisos de nivel de acción
Solicitar cheques.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Paga facturas o imprime cheques.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactiva el proveedor.

Órdenes de compra

Puede realizar lo siguiente:

Ver, crear, copiar, editar y eliminar órdenes de compra en función de los permisos de nivel de acción
Solicitar cheques.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Paga facturas o imprime cheques.
Ve otros tipos de transacciones en gastos.
Actualiza los detalles del proveedor.
Desactiva el proveedor.

También puedes asignar permisos a nivel de acción en las transacciones de gastos.

Área: Inventario

Acceso completo

Puede realizar lo siguiente:

Ve y edita la lista de productos y servicios.
Gestiona categorías.
Ajusta el inventario.
Ver la cuenta de activos de inventario, la cuenta de ingresos y la cuenta de gastos.
Ve y actualiza los detalles del proveedor.

No puedes:

Añade una nueva cuenta de activos de inventario, cuenta de ajuste de inventario, cuenta de ingresos o cuenta de gastos.
Ejecutar informes.
Realiza acciones por lotes para Correo electrónico y Pagar facturas de proveedores.
Crea nuevas transacciones para un proveedor.

Área: Listas

Puedes controlar el acceso a determinadas listas en QuickBooks como parte de los roles personalizados. Al asignar acceso a las transacciones, los usuarios pueden acceder automáticamente a listas como clientes y proveedores. Asegúrate de comprobarlo cuando crees o edites roles.

Clientes

Puede realizar lo siguiente:

Ver, crear, editar y desactivar en función de los permisos de nivel de acción.
Ver la página de clientes.

No puedes:

Crea facturas u otras transacciones de ventas (necesitas permisos independientes).
Ve otros tipos de transacciones en ventas o gastos.
Crea extractos.
Ver o modificar proveedores.

Proveedores

Puede realizar lo siguiente:

Ver, crear, editar y desactivar en función de los permisos de nivel de acción.
Ver la página de proveedores.

No puedes:

Crea facturas de proveedores u otras transacciones de gastos (se necesitan permisos independientes).
Ve otros tipos de transacciones en ventas o gastos.
Ve y administra contratistas.
Ver o modificar clientes.

También puedes asignar permisos de nivel de acción a las listas

Permisos de acción	Descripción
Ver	Ve listas de clientes o proveedores sin la posibilidad de crearlas, modificarlas o eliminarlas.
Crear	Ve y crea nuevos clientes o proveedores, y modifícalos, pero no los creados por otros.
Editar	Ver, crear y editar listas a las que tienen acceso como clientes o proveedores sin la posibilidad de eliminarlos.

Área: Teneduría de libros

Acceso completo a teneduría de libros

Puede realizar lo siguiente:

Accede a todas las transacciones bancarias. Este rol también tiene acceso a las ventas, los gastos y las listas.
Conecta un banco o una tarjeta de crédito para importar transacciones (solo si el administrador creó una cuenta en el plan contable).
Crea una nueva regla y edita las existentes.
Carga y exporta recibos.
Configura el reenvío de recibos.
Ver el historial de la cuenta (solo tarjetas corrientes, de ahorro y de crédito).
Añade, empareja y registra transacciones.
Crea, edita y elimina depósitos bancarios.

No puedes:

Ver el plan contable.
Edita el historial de la cuenta.
Crea un asiento del diario.
Ver registro de conciliación, elaboración de presupuestos o auditoría.
Ajusta el inventario.
Ver todos los informes.

Depósito bancario

Puede realizar lo siguiente:

Ve, crea, copia, edita o elimina depósitos bancarios.
Solicitar cheques.

No puedes:

Conecta una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito.
Ver transacciones bancarias.
Ver y editar el historial de la cuenta.
Ver reglas y recibos.
Accede a otras transacciones de ventas o gastos.

Transacciones bancarias

Puede realizar lo siguiente:

Acceso a todas las transacciones bancarias. Este rol también tendrá acceso a las ventas, los gastos y las listas.
Crea una nueva regla y edita las existentes.
Ver el historial de la cuenta (solo tarjetas corrientes, de ahorro y de crédito).
Añade, empareja y registra transacciones.
Crea, edita y elimina depósitos bancarios.

No puedes:

Ver el plan contable.
Conecta un banco o una tarjeta de crédito para importar transacciones.
Edita el historial de la cuenta.
Crea un asiento del diario.
Ver registro de conciliación, elaboración de presupuestos o auditoría.
Ajusta el inventario.
Ver todos los informes.

Área: Contabilidad

Plan de cuentas

Puede realizar lo siguiente:

Accede a la página de lista del plan contable.
Visualiza, crea o edita cuentas en función de los permisos de nivel de acción.

No puedes:

Conecta una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito.
Conciliar cuentas.
Historial de la cuenta.
Accede a otras transacciones de ventas o gastos.

Conciliación

Puede realizar lo siguiente:

Conciliar cuentas.
Consulta el historial de la cuenta y el plan contable.
Accede a las transacciones de ventas y gastos.
Accede a depósitos bancarios, transferencias o consulta asientos contables.

No puedes:

Conecta una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito.

Historial de la cuenta

Puede realizar lo siguiente:

Consulta el historial de la cuenta y el plan contable.
Accede a las transacciones de ventas y gastos.
Accede a depósitos bancarios, transferencias o consulta asientos contables.

No puedes:

Conecta una cuenta bancaria o una tarjeta de crédito.
Conciliar cuentas.

También puedes asignar permisos de nivel de acción a las características del plan contable.

Permisos de acción	Descripción
Ver	Ver cuentas o transacciones sin la posibilidad de modificarlas o eliminarlas.
Crear	Ve y crea nuevas cuentas o transacciones. y modificarlos, pero no los creados por otros.
Editar	Ve, crea y edita cuentas o transacciones sin la posibilidad de eliminarlas.
Eliminar	Ve y elimina cuentas o transacciones.
Acceso total	Permite a un usuario realizar todas las acciones en las cuentas y transacciones a las que tiene acceso.

Área: Informes

Los roles personalizados te permiten asignar permisos detallados a diferentes informes estándar en QuickBooks Online, como:

A qué grupos de informes puede acceder un usuario en QuickBooks.
A qué informes específicos puede acceder un usuario en QuickBooks.
Las acciones que pueden realizar los usuarios con los informes, como solo visualización o personalización.

Obtén más información sobre los permisos de nivel de acción:

Ver

Puede realizar lo siguiente:

Visualiza el informe.
Filtra fechas, exporta y programa informes.

No puedes:

Modifica el aspecto del informe mediante las opciones de agrupación y filtrado.
Cambia el contenido del informe con la herramienta de creación de informes personalizados.
Crea nuevos informes personalizados desde cero.

Personalizar

Puede realizar lo siguiente:

Visualiza el informe.
Edita el informe reordenando las columnas.
Da formato a los números en los informes.
Filtra los datos en los informes.
Ordena los datos de los informes.
Organiza los datos en informes de resumen.
Guarda un informe personalizado creado al personalizar el informe estándar.

No puedes:

Añade nuevas entidades al informe.
Añade nuevos atributos al informe.
Crea nuevos informes personalizados desde cero con el generador de informes.

Completo

Combina el acceso de Ver y Personalizar.

Nota:

Los roles personalizados permiten a los usuarios gestionar el acceso solo a los informes estándar y no a los informes personalizados creados por otros usuarios.
Es posible que algunos informes y grupos de informes aún no estén disponibles para el acceso personalizado, por lo que es posible que no veas las casillas de verificación para administrar con roles personalizados.
Si QuickBooks añade nuevas opciones de informes, los usuarios de tu rol personalizado no tendrán acceso a menos que se lo otorgues. Te avisaremos cuando haya nuevos informes disponibles.

Área: seguimiento de horas trabajadas

Los roles personalizados te permiten activar y configurar el seguimiento de horas trabajadas para realizar un seguimiento de las horas dedicadas a un proyecto o actividad y facturar a los clientes.

Esto también te permite realizar un seguimiento de los informes de los trabajadores, los clientes y las horas trabajadas sin facturar.

Área: Gestión de cuentas

Los roles personalizados no se pueden guardar solo con acceso de gestión de cuentas. Debes seleccionar al menos un tipo más de acceso para este rol.

Editar información de la empresa

Realiza cambios en el nombre, el tipo, la información de contacto y la dirección de tu empresa.

Área: Presupuestos

Puede realizar lo siguiente:

Ve, crea, edita y elimina presupuestos.

No puedes:

Ejecuta cualquier informe.
Ver el plan contable.

Nota: Actualmente, solo los permisos Acceso total y Solo lectura están disponibles como opciones de asignación. No puedes añadir permisos de acceso parcial en este momento.

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