Introducción a QuickBooks Online

Le damos la bienvenida a QuickBooks Online.

Este artículo te ayudará a familiarizarte con algunas de las características principales de QuickBooks Online. También encontrarás vínculos a otros artículos de procedimientos para que puedas poner en marcha tu negocio.

En este artículo, aprenderás a:

• Familiarízate con tu panel
• Personaliza la información de tu empresa
• Conecta tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
• Importar sus datos
• Configurar impuesto
• Personaliza y envía facturas  
• Añadir y gestionar usuarios
• Ejecutar y personalizar informes
• Obtener más ayuda

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¿Está preparado para comenzar? Echa un vistazo a nuestro vídeo de introducción a QuickBooks Online.

Familiarízate con tu panel

En primer lugar, conozcamos el panel.

Tu panel sirve como página de inicio para todas tus actividades de QuickBooks. Si buscas una vista rápida del estado de tu empresa, la encontrarás aquí.

El panel muestra información básica sobre el estado actual de los ingresos y los gastos. Estos valores cambian en tiempo real y muestran una visión general actualizada de las finanzas de tu empresa.

Obtén más información sobre el panel de QuickBooks Online.

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Personaliza la información de tu empresa y activa las características del producto

Ve a Configuración ⚙️ y, a continuación , Cuenta y configuración para comenzar a agregar información sobre tu negocio y activar las características que pueden ser útiles para tu negocio. Algunos de los elementos que puedes ajustar son: la información de la empresa, la información de facturación, el idioma del producto y los formularios de ventas. 

Obtén más información sobre Cuenta y configuración en QuickBooks Online.

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Conecta tu banco y cuentas de tarjetas de crédito

La fuente del banco es una de las funciones más útiles de QuickBooks Online que te permite ahorrar tiempo.

Al vincular cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online, las transacciones recientes se descargan y se clasifican para que las revises. Dispondrás de información actualizada de las ventas y los gastos sin apenas introducir datos. 

Si necesitas agregar información más antigua, puedes cargar las transacciones históricas manualmente. Esto es obligatorio si deseas incluir información que existía antes de vincular tus cuentas bancarias y de tarjeta de crédito con QuickBooks Online.

Para vincular una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito:

1. Ir a Transacciones, selecciona Bancay, a continuación, selecciona Agregar cuenta.
2. Selecciona tu banco e inicia sesión en tu cuenta.

Sigue nuestra guía para conectar tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks Online para obtener instrucciones paso a paso. 

Nota: Si tu banco aún no es compatible con QuickBooks Online, también puedes importar manualmente tus transacciones bancarias. Una vez que hayas conectado tu cuenta bancaria o de tarjeta de crédito, puedes configurar reglas bancarias para acelerar el proceso de clasificación.

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Importar sus datos

Si tienes listas de otra empresa o software de contabilidad de QuickBooks, como las de proveedores, clientes, inventario o planes contables, puedes importarlas al archivo de QuickBooks Online.

Consulta nuestra guía para mover listas a QuickBooks Online o importar datos de otro software para obtener instrucciones paso a paso.

¿No hay datos para importar?

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Configurar impuesto

Es fácil añadir impuesto a tus facturas y recibos, y haz un seguimiento de lo que debes. Sigue los pasos que se indican a continuación para configurar impuesto por primera vez:

Nota: La terminología para impuesto puede variar en función del país en el que te encuentres.

1. Ir a Impuestos y selecciona Configurar impuesto.
2. Introduce Nombre del impuesto, Descripcióny Nombre de la agencia tributaria.
3. Introduce tu N.º de identificación comercial (opcional).
4. Selecciona el Inicio del período impositivo actual.
5. Selecciona la Frecuencia de presentación de tu impuesto.
6. Selecciona tu Método de generación de informes.
   Consejo: Si tienes dudas, ‌consulta a tu contable.
7. Si procede, selecciona Este impuesto se recauda sobre las ventasy, a continuación, introduce la tasa de ventas.
8. Si procede, selecciona Este impuesto se recauda en las comprasy, a continuación, introduce la tasa de compra. Si el impuesto sobre las compras es reclamable, selecciona la casilla de verificación.
9. Selecciona Guardar.

Obtén más información sobre cómo configurar y usar el impuesto sobre las ventas en QuickBooks Online.

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Personaliza y envía facturas

Las facturas a clientes son una parte importante de la gestión de tu negocio. Personalizar la factura a clientes es una forma sencilla pero eficaz de mejorar las comunicaciones empresariales.

Personaliza tu plantilla de factura

Para personalizar el aspecto de la factura, selecciona Personalizar en la parte inferior de la factura. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo completamente nuevo.

Obtén más información sobre cómo personalizar facturas en QuickBooks Online.

Crear una factura

1. Selecciona + Nuevoy, a continuación, selecciona Factura.
2. En el menú desplegable Cliente ▼ , selecciona un cliente.
3. Revisa la Fecha de la factura, la Fecha de vencimientoy las Condiciones y cámbialas si es necesario.
4. En la columna Producto/servicio , selecciona un producto o servicio. También puedes seleccionar + Agregar nuevo para crear un nuevo producto o servicio directamente desde la factura.
5. Introduce Cant. , Tasae Importe si es necesario.
6. Selecciona un Impuestos opción.
7. Cuando termines, selecciona Guardar.
   Nota: Hay varias opciones para guardar o compartir la factura. Puede seleccionar el que corresponda.

Obtén más información sobre cómo crear facturas en QuickBooks Online.

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Añadir y gestionar usuarios

Puedes añadir usuarios para que te ayuden a gestionar los libros según el nivel de acceso que concedas.

QuickBooks Online tiene cinco tipos de usuario distintos:

• Administrador principal
• Administrador de la empresa
• Usuarios estándar
• Usuarios solo para informes
• Usuarios solo para el seguimiento de horas trabajadas

Seleccionar configuración ⚙️ y, a continuación, Administrar usuarios. De forma predeterminada, la persona que configuró la cuenta de QuickBooks Online será el administrador principal, pero puedes asignar ese rol a otro usuario si lo prefieres.

En la mayoría de los casos, puedes personalizar tanto el usuario como su nivel de acceso. Puedes cambiar o ajustar el acceso que concedes a los usuarios en cualquier momento.

También tienes acceso al registro de auditoría desde Configuración ⚙️. Esta característica es útil cuando deseas ver las acciones realizadas por un usuario específico en QuickBooks Online. Para ver acciones específicas del usuario, haz lo siguiente:

1. Ve a Configuración ⚙️ y selecciona Administrar usuarios.
2. Busca al usuario cuya actividad deseas ver.
3. En la columna Acción, selecciona Ver actividad del usuario en el menú desplegable.

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Ejecutar y personalizar informes

QuickBooks alberga docenas de informes financieros que te proporcionan una instantánea de tu negocio. En la pestaña Informes , puedes ejecutar informes financieros básicos o aplicar filtros que personalizarán los informes y te ayudarán a centrarte en detalles específicos. Obtén más información sobre cómo personalizar los informes en QuickBooks Online.

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Te guiaremos por los pasos iniciales para ayudarte con la configuración. También podrás formular las preguntas que desees y obtener más información sobre las funciones de QuickBooks Online específicas para las necesidades de tu negocio.

Para acceder a guías de usuario, tutoriales en vídeo y mucho más, visita tu QuickBooks Online local aprender y soporte página.

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Si lo prefieres, ¿necesitas hablar con un experto? Obtén más información sobre cómo y cuándo puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte de QuickBooks Online.

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