Cómo agrupar tipos de cuentas de Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar en QuickBooks Online

Para organizar los libros, la recomendación general es mantener una cuenta de Cuentas por cobrar (C/C) y una cuenta de Cuentas por pagar (C/P).

Tus cuentas de C/C y de C/P predeterminadas y únicas son las que se crearon al configurar tu empresa en QuickBooks Onlineo los que hayas seleccionado durante la conversión.

Sin embargo, si tienes que agrupar o dividir tus cuentas por pagar o por cobrar pendientes, puedes realizar una de las siguientes acciones:

• Configura clientes principales y secundarios para agrupar tus cuentas por cobrar pendientes
• Usar el seguimiento de ubicaciones para agrupar cuentas por pagar o por cobrar

Los pasos de las siguientes secciones te guiarán a través de la configuración de cualquiera de los métodos.

Configura clientes principales y secundarios para agrupar tus cuentas por cobrar pendientes

Una forma de agrupar tus cuentas por cobrar pendientes es configurar un cliente principal para cada tipo de cuenta por cobrar que necesites y, a continuación, cambiar los clientes existentes a clientes secundarios del principal adecuado. Esto te permite agrupar y calcular el subtotal de tus cuentas por cobrar pendientes por cliente principal.

Paso 1: Crea un cliente principal

Para poder agrupar tus cuentas por cobrar pendientes por cliente principal, debes crear un cliente principal para cada tipo de Cuentas por cobrar que necesites.

Para crear clientes principales:

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes y oportunidades potenciales ( Guía ).
2. Selecciona Nuevo cliente para abrir el panel Cliente .
3. Introduce un nombre para la cuenta en el campo Nombre de la empresa .
   Puedes usar el nombre de una cuenta de Cuentas por cobrar en el plan contable para identificar al cliente principal.
4. Selecciona Guardar.

Repite estos pasos para cada tipo de Cuentas por cobrar que necesites.

Paso 2: Convierte tus clientes existentes en clientes secundarios

A continuación, debes identificar qué clientes son clientes secundarios del cliente principal que creaste.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes y oportunidades potenciales ( Guía ).
2. Localiza y selecciona el cliente existente que deseas cambiar.
3. Selecciona Editar para abrir el panel Cliente .
4. Selecciona la casillaEs un cliente secundario.
5. Selecciona el cliente principal que creaste en el menú desplegable Cliente principal ▼.
6. Selecciona Guardar.

Ahora puedes agrupar y calcular el subtotal de tus cuentas por cobrar pendientes y filtrar los informes de clientes por las cuentas principales asociadas.

Usar el seguimiento de ubicaciones para agrupar cuentas por pagar o por cobrar

Las ubicaciones se incluyen automáticamente en los informes predeterminados "Detalles de saldos de clientes" y "Detalles de saldos de proveedores" .

Para usar el seguimiento de ubicaciones para agrupar cuentas por pagar o por cobrar, debes haber activado el seguimiento de ubicaciones en la pestaña Opciones avanzadas de la página Cuenta y configuración . A continuación, puedes seleccionar el elemento Ubicación en la pantalla Todas las listas para configurar las diferentes ubicaciones que usarás. (Para obtener más información sobre el seguimiento de ubicaciones, consultaConfigurar y usar el seguimiento de ubicaciones).

Una vez que hayas activado y configurado las ubicaciones, puedes ejecutar el informe para asegurarte de que todas las transacciones se asignan a una ubicación asociada con un tipo de Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar y, a continuación, personalizarlo para informar una ubicación a la vez.

Debes ejecutar un informe independiente para cada ubicación, ya que no puedes ejecutar un informe y ordenarlo por ubicación.

Para ejecutar y personalizar el informe:

1. Ir a Informes y selecciona Informes estándar ( Guía ).
2. Busca y abre el informe Detalles del saldo del cliente o Detalles del saldo del proveedor .
3. Asegúrate de que todas las facturas a clientes u otras transacciones tengan ubicaciones anotadas en la columna Ubicación . De lo contrario, puedes seleccionar la transacción y agregar la ubicación directamente desde el informe.
4. Selecciona Personalizar .
5. En el panel Personalizar , selecciona el elemento Filtros para abrir esa sección.
6. Selecciona una de las ubicaciones en el menú desplegable Ubicación ▼.

El total de todos los informes será igual al total de Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar.