Reembolsar kilometraje y gastos de vehículos de los empleados en QuickBooks Online

Aprende a introducir y dar reembolsos de millaje a tus empleados.

Los empleados deben utilizar los vehículos de la empresa para viajes de negocios. Si un empleado ha utilizado su coche personal para el trabajo, puedes reembolsarle el millaje. Aquí se explica cómo realizar el seguimiento de los reembolsos de millaje y pagar los gastos a los empleados.

Nota: Sigue estos pasos si tu empleado pagó de su bolsillo los gastos de vehículos de una empresa , como un cambio de aceite.

Paso 1: Configurar el seguimiento manual para los reembolsos de millaje

Si aún no lo has hecho, configura un perfil de proveedor para tu empleado y una cuenta de gastos especial para realizar el seguimiento de los reembolsos.

Configura un perfil de proveedor para tu empleado

Este perfil de proveedor es independiente del perfil de empleado habitual que se usa para las nóminas. Úsalo solo para realizar el seguimiento de los reembolsos. Sigue usando los perfiles de los empleados para todo lo demás.

1. Ir a Gastosy, a continuación, selecciona Proveedores (Llevame allí).
2. Selecciona Nuevo proveedor.
3. Introduce la información del empleado.
4. Asigna un nombre único a la cuenta de proveedor de tu empleado en el campo Mostrar nombre como . Consejo: Añade "(Millasaje)" al final para saber qué perfil de proveedor elegir para realizar el seguimiento del millaje.
5. Selecciona Guardar.

Configurar una cuenta de gastos de reembolso de millaje

1. Ve a Configuración ⚙ y seleccionaPlan contable.
2. Selecciona Nuevo.
3. En el menú desplegable Tipo de cuenta , selecciona Gastos.
4. En el menú desplegable Tipo de detalle , selecciona uno entre Automático, Gastos de viajes (general y administración)o Gastos de viajes (gastos de ventas).
5. Asigna a la cuenta un nombre único que sea fácil de identificar.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Crear un artículo para el reembolso de millaje

Crea un artículo de millaje que puedas agregar a una factura de proveedores. Úsala cada vez que realices el seguimiento de este tipo de reembolso.

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios.
2. Selecciona Nuevoy, a continuación, selecciona Fuera del inventario.
3. Asigne al artículo el nombre "Millasaje manual".
4. En la sección Descripción , selecciona Vendo este producto o servicio a mis clientes. A continuación, introduce una descripción.
5. En el campo Precio/tarifa de ventas , introduce el coste de los viajes por milla.
6. En la sección Información de compras , selecciona Compro este producto o servicio a un proveedor. A continuación, introduce una descripción.
7. En el menú desplegable Cuenta de gastos ▼, selecciona la cuenta de gastos de millaje que acabas de crear.
8. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 2: Crea una factura para el reembolso de millaje

Crea una factura cada vez que necesites reembolsar a un empleado. Usa el perfil de proveedor, la cuenta de gastos y el artículo de distancia recorrida que acabas de crear.

1. Seleccionar + Nuevo.
2. SeleccionaFacturar.
3. En el menú desplegable Proveedor ▼, selecciona el perfil de proveedor del empleado que creaste para el millaje.
4. Selecciona Detalles del artículo para expandir la sección.
5. En el menú desplegable Producto/servicio , selecciona el artículo de millaje que creaste.
6. Introduce o actualiza la Descripción, la Cant, la Tasay el Importe según sea necesario.
7. Selecciona el correspondiente Impuestos.
8. Selecciona la casilla de verificación Facturable si necesitas convertirlo en ungasto facturable para un cliente. A continuación, selecciona el cliente/proyecto en el menú desplegable.
9. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 3: Reembolsa a tu empleado

Después de pagar al empleado, puedes registrar el pago en QuickBooks:

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Pagar facturas de proveedores.
3. Selecciona la cuenta de pago y el empleado que deseas reembolsar.
4. Selecciona Guardar.

Estos reembolsos aparecen en el informe de pérdidas y ganancias . Al final del año, puedes determinar tu deducción.

Siguientes pasos: Ver todos los reembolsos de millaje

QuickBooks realiza un seguimiento de estas facturas en tu cuenta de gastos de millaje. Puedes ir a Informes (Llévame allí)y, a continuación, ejecuta un informede pérdidas y ganancias. Todos los gastos se enumeran en la cuenta de gastos de millaje.

También puedes ir alplan contable yrevisar el historial de la cuenta de gastospara ver los gastos específicos que has reembolsado.