Agregar o eliminar archivos adjuntos en QuickBooks Online

QuickBooks Online te permite agregar archivos adjuntos a los perfiles de clientes y proveedores, así como sus transacciones. Esto permite un mantenimiento de registros más organizado. También puede ayudar a tu contable a gestionar tus libros al final del ejercicio fiscal.

Transacciones que admiten archivos adjuntos

Se pueden añadir archivos adjuntos a cualquiera de las siguientes transacciones:

Nota: Actualmente no puedes agregar archivos PDF adjuntos a los extractos enviados a los clientes.

• Facturas de proveedores
• Cheques
• Tarjeta de crédito
• Nota de crédito
• Clientes
• Cobro con retraso
• Presupuestos
• Gastos
• Facturas
• Recibir pagos
• Recibo de reembolso
• Recibo de venta
• Proveedores
• Crédito de proveedor

Tipos de archivos adjuntos admitidos

Para proteger la seguridad de tu cuenta de QuickBooks Online, se admiten los siguientes tipos de archivos adjuntos:

• PDF
• JPEG
• PNG
• DOC
• XLSX
• CSV
• TIFF
• GIF
• XML

Cómo adjuntar un documento

Para un perfil de proveedor

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Llevame allí).
2. Elige un proveedor y, a continuación, selecciona la pestaña Detalles del proveedor .
3. Selecciona Archivos adjuntos.
4. Examina y selecciona el archivo que deseas adjuntar y, luego, selecciona Abrir.

Para un perfil de cliente

1. Ve a Clientes y clientes potenciales y selecciona Clientes (Llévame allí).
2. Elige un cliente y, a continuación, selecciona la pestaña Detalles del cliente .
3. Selecciona Archivos adjuntos.
4. Examina y selecciona el archivo que deseas adjuntar y, luego, selecciona Abrir.

Para transacciones

1. Abre la transacción deseada.
2. Selecciona Archivos adjuntos.
3. Examina y selecciona el documento que deseas adjuntar.
4. Selecciona Abrir y, a continuación , Guardar y cerrar.

Ver, editar o eliminar archivos adjuntos

Puedes cargar un archivo directamente en la lista de archivos adjuntos sin adjuntarlos a una transacción o perfil. En la lista Archivos adjuntos, también puedes editar, descargar, eliminar archivos adjuntos, etc.

1. Ve a Configuración ⚙.
2. Selecciona Archivos adjuntos.
3. Cuando se abra la lista de archivos adjuntos, elige una de las siguientes acciones:
   • Cargar archivo adjunto: selecciona el botón Archivos adjuntos , elige el archivo que deseas cargar y, luego, selecciona Abrir.
   • Descargar: elige un archivo de la lista y selecciona Descargar.
   • Editar: selecciona el menú desplegable Descargar ▼ junto a un archivo y selecciona Editar. Puedes editar el nombre del archivo o agregar notas.
   • Eliminar: selecciona el menú desplegable Descargar ▼ junto a un archivo y selecciona Eliminar. Selecciona Sí para confirmar.
   • Crear factura: selecciona el menú desplegable Descargar ▼ junto a un archivo y selecciona Crear factura. Se abre una nueva factura con el archivo seleccionado ya adjunto.
   • Crear gasto: selecciona el menú desplegable Descargar ▼ junto a un archivo y selecciona Crear gasto. Se abre un nuevo gasto con el archivo seleccionado ya adjunto.