Registrar un anticipo o depósito

Aprende a registrar un anticipo o depósito en QuickBooks Online.

Algunas empresas reciben anticipos o depósitos de los clientes antes de prestar ningún servicio. Cuando facturan a clientes por servicios, esas facturas se pagan con el dinero de los depósitos.

Puedes configurar un proceso de depósito o anticipo para tu empresa en QuickBooks Online. El anticipo o depósito se trata como un pasivo para demostrar que, aunque tu empresa retiene el dinero de un depósito o depósito, este no te pertenece hasta que se utiliza para pagar servicios. Cuando factures al cliente y recibas el pago correspondiente, convertirás ese pasivo en ingresos.

Paso 1: Crea una cuenta de pasivos

En primer lugar, debes crear una cuenta de pasivos para realizar el seguimiento del importe de los anticipos que recibes de tus clientes.

1. Ir a Configuración y, a continuación, selecciona Plan contable (Guía).
2. Selecciona Nuevo.
3. En el menú desplegable Tipo de cuenta ▼ , selecciona Pasivos circulantes.
4. En el menú desplegable Tipo de detalle ▼ , selecciona Cuentas fiduciarias de clientes - Pasivos.
5. Introduce un nombre para la cuenta (por ejemplo, Pasivos fiduciarios) o acepta el nombre sugerido.
6. Selecciona unCódigo de impuestos predeterminado, introduce un Saldo sin pagary una Fecha de vigencia.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 2: Crea un artículo de anticipo

1. Ir a Configuración y, a continuación, selecciona Productos y servicios.
2. Selecciona Nuevo.
3. En el panel de información del producto/servicio , selecciona Servicio.
4. Introduce un nombre para el nuevo artículo de producto o servicio (por ejemplo, Anticipo).
5. En el menú desplegable Cuenta de ingresos ▼ , selecciona la cuenta de pasivos creada en el paso 1.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Ahora se puede seleccionar el artículo de anticipo al crear una factura o un recibo de ventas para un pago de depósito o anticipo.

Paso 3: Crea una cuenta bancaria de pasivos fiduciarios (no siempre es necesaria)

No todo el mundo tendrá que completar el paso 3. Sigue este paso si mantienes el dinero de depósitos y anticipos de clientes en una cuenta fiduciaria independiente.

Si mantienes el dinero en tu cuenta de operaciones, este procedimiento no será necesario. En caso de duda, trata de reflejar tu situación real tanto como sea posible.

1. Ir a Configuración y, a continuación, selecciona Plan contable (Guía).
2. Selecciona Nuevo.
3. En el menú desplegable Tipo de cuenta ▼ , selecciona Efectivo y equivalentes de efectivo.
4. En el menú desplegable Tipo de detalle ▼ , selecciona Cuenta fiduciaria de cliente.
5. Introduce un Nombre para la cuenta (por ejemplo, Cuenta bancaria de pasivo fiduciario) o acepta el nombre sugerido.
6. Selecciona unCódigo de impuestos predeterminado, introduce un Saldoy una Fecha de vigencia.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: Crea un recibo de venta o una factura para depósitos o anticipos

Una vez que hayas configurado las cuentas y el anticipo o el artículo de depósito, puedes empezar a crear recibos de venta para los depósitos o anticipos que recibas.

Si prefieres facturar a los clientes por depósitos o anticipos en lugar de recibirlos directamente, pasa a la opción 2.

Opción 1: Crear un recibo de venta

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Recibo de ventas.
3. Selecciona el nombre del cliente en el menú desplegable.
4. En el menú desplegable Depositar en ▼ , selecciona la cuenta bancaria independiente de pasivos del fideicomiso que creaste, tu cuenta operativa principal o la cuenta en la que se guardará este dinero.
5. En la columna Producto/servicio , selecciona el artículo de anticipo o depósito que configuraste.
6. Introduce el importe recibido por el anticipo o depósito en la columna Tasa o Importe .
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Además de añadir el anticipo o el importe del depósito a la cuenta bancaria especificada, esta acción aumenta el importe de tu cuenta de pasivos para demostrar que el dinero todavía no es realmente tuyo y para evitar tratarlo como un ingreso hasta más adelante.

Opción 2: Facturar a los clientes por depósitos o anticipos

En lugar de crear recibos de ventas (opción 1), puedes facturar a los clientes. Así es como se hace.

Los pasos son similares a los de la creación de un recibo de ventas, salvo que no seleccionarás una cuenta Depositar en hasta que recibas el pago de la factura.

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Factura.
3. Selecciona el nombre del cliente en la lista desplegable.
4. En la columna Producto/servicio , selecciona el artículo de anticipo o depósito que configuraste.
5. Introduce el importe recibido por el anticipo o depósito en la columna Tasa o Importe .
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 5: Convierte las anticipos en créditos en las facturas

Cuando cobras a un cliente por los servicios que prestas, puedes convertir el anticipo o depósito que recibiste anteriormente en crédito en una factura y recibirlo como un pago.

1. Crea una factura para tu cliente que enumere los servicios o bienes que has proporcionado.
2. En la última línea de la factura a clientes, en el campo Producto/servicio , selecciona el artículo Anticipo o Depósito .
3. Introduce el importe del anticipo como negativo para restarlo de la factura. No puedes introducir un importe de anticipo superior al total de la factura. Una factura a clientes puede tener un total de cero, pero no uno negativo.
4. Selecciona Guardar y cerrar.

Esta acción reduce el importe de tu cuenta de pasivos y aplica el abono a la factura del cliente para convertirla en ingresos. El dinero ahora es tuyo.

Paso 6: Transfiere fondos de tu cuenta de pasivos fiduciarios a tu cuenta operativa

Si creaste una cuenta bancaria de pasivos de fideicomiso separada para mantener anticipos o depósitos, una vez que hayas convertido el anticipo en ingresos, podrás transferir ese dinero a tu cuenta bancaria operativa.

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Transferir.
3. En el menú desplegable Transferir fondos desde ▼ , selecciona tu cuenta bancaria de pasivo fiduciario.
4. En el menú desplegable Transferir fondos a ▼ , selecciona tu cuenta bancaria operativa.
5. Introduce el importe que acabas de recibir como pago de la factura.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

El dinero se registra como si se hubiera movido de la cuenta fiduciaria especial a la cuenta de explotación de tu empresa.

Haz un seguimiento de los depósitos o anticipos por cliente

Puedes realizar el seguimiento de la cantidad de anticipo o depósito que tienes para cada cliente en el informe Balance general .

Para revisar anticipos o depósitos por cliente en el informe Balance general :

1. Ve a Informes (Llévame allí).
2. SeleccionaInformación general de la empresa.
3. Selecciona el informe Balance general . 
4. En el menú desplegable Periodo del informe ▼ , selecciona Todas las fechas. A continuación, Ejecutar informe.
5. En la sección de pasivos, localiza la cuenta de pasivos del fideicomiso.
6. Selecciona el importe que se muestra de la cuenta para abrir el informe de transacciones de esa cuenta.
7. Selecciona Personalizar.
8. En el panel Personalizar informe , selecciona Filas/columnas.
9. En el menú desplegable Agrupar por ▼ , selecciona Cliente.
10. Selecciona Ejecutar informe.

Ahora puedes ver el saldo de depósito o anticipo de cada cliente, así como un registro de las transacciones que han afectado a este saldo.

Para reducir el número de resultados que ver, puedes cambiar el período del informe para que muestre un intervalo de fechas más limitado o seleccionar el triángulo pequeño junto al nombre de un cliente para contraer sus detalles.

Pagar los gastos de los clientes con el dinero retenido en la cuenta de pasivos

Si tu empresa paga los gastos de los clientes con el dinero de la cuenta de pasivos, debes crear una partida especial para realizar el seguimiento de estos gastos, ya que no deberían aparecer en el informe de pérdidas y ganancias .

Por ejemplo, si tienes un bufete de abogados que ha recibido un acuerdo de un tribunal en nombre de un cliente y pagas los gastos médicos del cliente con cargo a él, con la intención de pasar el resto al cliente, debes mantener el acuerdo y paga los gastos desde una cuenta específica para mantenerlos separados de las cuentas de tu empresa.

Para configurar el artículo necesario, comprueba que la opción Realizar seguimiento de gastos y artículos por cliente está activada:

1. Ir a Configuración y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Gastos.
3. En la sección Facturas y gastos , selecciona el icono de edición ✎.
4. Selecciona la opción Realizar seguimiento de gastos y artículos por cliente para activarla.
5. Selecciona Guardary, a continuación, Listo.

Ahora el cliente realiza el seguimiento de los gastos y los artículos, lo que te permite ver las transacciones y su efecto en las anticipos del cliente.

El siguiente paso es crear un artículo para realizar el seguimiento de estos gastos.

1. Ve a Configuración y selecciona Productos y servicios.
2. Selecciona Nuevo.
3. Selecciona Fuera del inventario o Servicio.
4. Introduce un Nombre que describa para qué se usa el anticipo (por ejemplo, Gastos médicos o Liquidación neta).
5. Desmarca la casilla Vendo este producto/servicio a mis clientes .
6. En el menú desplegable Cuenta de gastos ▼ , selecciona la cuenta de pasivos fiduciarios que creaste.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Se crea el artículo para el anticipo. El siguiente paso es pagar los gastos del cliente.

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Gasto.
3. Selecciona el beneficiario ▼ en el menú desplegable. El beneficiario puede ser un proveedor, como otra empresa o negocio, o bien, si creas el gasto para entregar la totalidad o parte de la anticipo al cliente (por ejemplo, para pasar una liquidación neta a un cliente), selecciona el cliente como beneficiario.
4. Selecciona lacuenta de pagobancaria desde la que pagar el gasto. Si tienes una cuenta bancaria fiduciaria independiente, selecciónala. De lo contrario, selecciona tu cuenta operativa principal.
5. Selecciona la entrada de anticipo que acabas de crear en el menú desplegable Producto/servicio ▼ de la sección Detalles del artículo .
6. Introduce la tasa, el importeu otros detalles sobre el gasto según sea necesario.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

El gasto reduce tu cuenta de pasivos y la cuenta bancaria elegida sin afectar a ninguna de tus cuentas de gastos empresariales.