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Clasifica las transacciones bancarias en línea en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado acerca de 9 horas hace

QuickBooks Online te ayuda a revisar las categorías de las transacciones descargadas automáticamente y te sugiere categorías en función de cómo hayas clasificado transacciones similares en el pasado.

Nota: QuickBooks Online no descargará las transacciones pendientes.

Paso 1: Descarga las transacciones bancarias y de tarjeta de crédito más recientes

QuickBooks intenta actualizar tus transacciones bancarias automáticamente cada 24 horas, pero puedes actualizarlas manualmente.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva
  2. Seleccionar Actualizar. Se actualizarán las transacciones de todas tus cuentas.
    Consejo: Si ves un mensaje sobre autenticación adicional, sigue las indicaciones para continuar con la actualización.
  3. QuickBooks reconoce a los proveedores habituales de tus transacciones bancarias y añadirá automáticamente nuevos proveedores a tu cuenta.
  4. Desactiva esta opción si no quieres que se añadan nuevos proveedores. En Transacciones bancarias, ve a Configuración ⚙ y desactiva Añadir nuevos proveedores.

Si tienes problemas para descargar las transacciones, puedes probar otras opciones.

Paso 2: Revisa y clasifica las transacciones descargadas

Sigue los pasos que se indican a continuación en función del dispositivo que utilices.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva
  2. Selecciona la cuenta que deseas revisar.
  3. Selecciona la pestañaPendiente .
  4. QuickBooks envía las transacciones descargadas a la pestaña Pendiente y sugiere categorías para cada transacción. Revisa cada transacción y realiza una de las siguientes acciones:
    • Si la transacción dice Contabilizar:
      • Selecciona Publicar si la categoría sugerida es correcta.
      • O cambia la categoría usando el menú desplegable o agregando una nueva.
    • La transacción ya existe en QuickBooks, es posible que tengas la opción de emparejar o ver varias coincidencias.

Nota: Puedes crear una regla bancaria que clasifique automáticamente las transacciones.  También puedes desactivar las sugerencias si quieres clasificar manualmente las transacciones.

Paso 3: Selecciona la categoría correcta

Clasificar ingresos

Dinero que se te ha pagado. Por ejemplo, podría ser de:

  • Ventas
  • Pagos de clientes
  • Reembolsos
  • Activos fijos vendidos
  • Préstamos bancarios recibidos 
  • Dinero invertido

Clasificar gastos

Dinero pagado a terceros. Por ejemplo, dinero gastado en:

  • Suministros de oficina 
  • Dietas
  • Impuestos
  • Activos fijos

Paso 4: Otras acciones de categorización

Existen otras opciones que te ayudarán a clasificar correctamente las transacciones.

En QuickBooks Online Plus y Advanced, puedes realizar el seguimiento de tus gastos por artículo. Puedes utilizarla si realizas un seguimiento del inventario o necesitas realizar un seguimiento de los artículos para tus informes de cálculo del coste del trabajo. A continuación, se explica cómo activarla:

  1. Ve a Configuración Icono de engranaje de configuración. y selecciona Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Gastos.
  3. Selecciona Editar junto a Facturas de proveedores y gastosy, a continuación, activa Mostrar tabla de artículos en los formularios de gastos y compras.
  4. Selecciona Guardar y, a continuación, Listo.

Nota: Para usar la relación Estimaciones vs. Informe de datos reales en QuickBooks Online Advanced, debes realizar el seguimiento de los gastos por artículo. Si no estás seguro de si necesitas usar el seguimiento de artículos, habla con tu contable.

Puedes registrar un gasto en tu fuente bancaria usando una cuenta de tu plan contable, usando un producto o servicio, o ambos. 

Nota: Si deseas registrarlo con ambos, debes dividir la transacción.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva
  2. En la pestaña Pendiente , busca y selecciona la transacción de gastos necesaria.
  3. En el menú desplegable Producto/servicio ▼, selecciona el producto o artículo de la lista de artículos.
    Nota: Debes dividir la transacción si quieres usar los menús desplegables Producto/servicio y Cuenta en la misma transacción.
  4. Selecciona Contabilizar.

Puedes dividir las transacciones en varias categorías para mejorar el seguimiento.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva
  2. En la pestaña Pendiente , selecciona la transacción que deseas dividir.
    Nota: Si la opción es Asociar, cámbiala a Clasificar.
  3. Selecciona Dividir para abrir la ventana Dividir transacción .
  4. En el menú desplegable Categoría ▼, selecciona las categorías en las que quieres dividir la transacción.
  5. Introduce un importe para cada división de modo que se muestre la diferencia $0.
  6. Rellena toda la información necesaria.
    Nota: El nombre del campo puede variar en función de la transacción.
  7. Selecciona Dividir y agregar.
  • La imagen del cheque se desconecta cuando los cheques se asocian con una factura de proveedores y se convierten en un pago de facturas de proveedores.
  • Si las transacciones bancarias conectadas no tienen imágenes de cheques adjuntadas automáticamente, tu banco no es compatible. Sin embargo, es posible que se admita más adelante mientras trabajamos para asociarnos con más instituciones financieras.

Resultado

Después de completar estos pasos, las transacciones bancarias se clasificarán correctamente en QuickBooks Online. Esto ayuda a mantener registros financieros precisos y garantiza que los informes reflejen la actividad real.