Usar documentos compartidos en QuickBooks Online Accountant

Las empresas de QuickBooks Online Accountant y sus clientes de QuickBooks Online pueden enviarse y recibir documentos entre sí con solo unos clics.

Las características de los documentos compartidos incluyen:

● Mover o eliminar varios documentos
● Crea notas contextuales asociadas a documentos y compártelas entre contables.
● Establece un tipo de documento para facilitar la organización
● Usar solicitud de visualización asociada a un documento de la lista de documentos compartidos

Agregar documentos compartidos del cliente

Un contable puede crear una solicitud de cliente para solicitar los documentos que necesita de su cliente. Una vez que los documentos se cargan en QuickBooks, residen en la pestaña Documentos compartidos .

Para cargar documentos compartidos:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona el nombre del cliente.
3. Selecciona la pestaña Documentos compartidos .
4. En Agregar documentos, selecciona cualquiera de las opciones siguientes:
   1. Cargar desde este dispositivo: ve a los archivos que deseas cargar.
   2. Añadir desde un dispositivo móvil: escanea el código QR con tu móvil para cargar los documentos desde tu móvil.
5. Introduce una nota en el campo Añadir nota .
   Nota: Puedes mencionar a un miembro del equipo con @[name] para notificarle por correo electrónico.
6. Selecciona Contabilizar.

Los documentos individuales se pueden descargar, cambiar de nombre, eliminar o mover seleccionando el icono de puntos suspensivos en la columna Acciones y seleccionando la acción aplicable.

Asociación de tipos a documentos

La configuración de tipos de documentos (por ejemplo, extracto bancario, facturay recibo) ayuda a mantener los documentos organizados. Cuando se añade un documento, el tipo es Otrode forma predeterminada.

Para cambiar el tipo:

1. En la pestaña Documentos compartidos , selecciona el menú desplegable en la columna Tipo en la misma línea que el documento.
2. Selecciona el Tipo que mejor se relacione con el documento.

Las opciones de tipo de documento son:

● Extracto bancario
● Factura
● Recibo
● Otros
● Desconocido

Agregar notas contextuales a los documentos

Puedes crear y ver notas para un cliente cada vez, incluso después de haber cargado el documento:

1. En la pestaña Documentos compartidos , selecciona el icono de la columna Notas en la misma línea que el documento.
2. Introduce la nota y selecciona Registrar. Una vez añadida una nota, se añade un punto amarillo al icono de notas para facilitar la identificación de los documentos que contienen notas.
3. Se pueden añadir comentarios posteriores seleccionando de nuevo el icono Notas e introduciendo un nuevo comentario.

Nota: Una vez publicados, las notas y los comentarios no se pueden editar ni eliminar.

Ver solicitudes

Una vez que un contable ha solicitado un documento a su cliente, la solicitud se adjunta al documento. El contable puede seleccionar Ver solicitud en la columna Acciones de la pestaña Documentos compartidos para ver los detalles de la solicitud.

Crear y usar carpetas

Optimiza el uso compartido de documentos y la teneduría de libros mediante estructuras de carpetas para organizar los documentos:

1. Selecciona Crear carpeta en el menú desplegable Administrar carpetas .
2. En la ventana emergente, introduce el nombre de la carpeta y selecciona Crear.
3. Para agregar una subcarpeta a una carpeta existente, selecciónala y selecciona Crear carpeta en Administrar carpetas. Introduce el nombre de la carpeta y selecciona Crear.
4. Selecciona las opciones del menú desplegable Agregar documentos para cargar un nuevo documento en la carpeta recién creada.
5. Para mover un documento existente a la nueva carpeta, ve al encabezado Documentos para seleccionar los artículos que deseas mover.

Se puede acceder a las subcarpetas seleccionando la carpeta principal.

Los contables pueden mover archivos de forma individual o en grupo para organizarlos en carpetas y subcarpetas.

Las carpetas individuales se pueden renombrar o eliminar mediante la opción correspondiente de la columna Acciones .

Realizar acciones en bloque

Las funciones Descargar, Movery Eliminar en lote ofrecen la posibilidad de gestionar en lote, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

Usa la casilla de verificación de la pestaña Documentos compartidos para seleccionar varias o todas las carpetas y documentos para descargar, movero eliminar de forma masiva.

Una vez seleccionados los artículos, selecciona la acción adecuada para completar la acción en bloque.

En la ventana Mover , selecciona las carpetas principales para mostrar las subcarpetas. Los elementos se pueden mover a una carpeta existente o puedes seleccionar + Crear carpeta para crear una nueva carpeta. Selecciona la nueva carpeta y selecciona Mover para mover el elemento a esa carpeta.

Acceso a documentos y carpetas