Usar documentos compartidos en QuickBooks Online para contadores

QuickBooks Online para contadores empresas y susQuickBooks Online los clientes pueden enviar y recibir documentos entre ellos con solo unos clics.

Las características de los documentos compartidos incluyen:

• Mueve o elimina varios documentos.
• Crea notas contextuales asociadas a documentos y compártelas entre contables.
• Establece un tipo de documento para facilitar la organización.
• Usa la solicitud de visualización asociada a un documento de la lista Documentos compartidos .

Añadir documentos compartidos de clientes

Un contable puede crear una solicitud de cliente para solicitar los documentos que necesita de su cliente. Una vez cargados los documentos enQuickBooks , se encuentran en la pestaña Documentos compartidos .
Nota : si elQuickBooks Online no se agrega el cliente, se mostrará la pestaña Documentos .

Para cargar documentos compartidos:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona el nombre del cliente.
3. Selecciona la pestaña Documentos compartidos .
4. Selecciona el menú desplegable Agregar documentos ▼ y, luego, selecciona cualquiera de las siguientes opciones:
   1. Cargar desde este dispositivo : selecciona los archivos que deseas cargar.
   2. Añadir desde dispositivo móvil : escanea el código QR con tu móvil para cargar los documentos desde tu móvil.
5. Selecciona la pestaña Notas .
6. Selecciona + Agregar nota e introduce una nota en el campo Agregar nota .
7. Selecciona Contabilizar.

Los documentos individuales se pueden descargar, cambiar de nombre, eliminar o mover seleccionando el ícono de más en la columna Acciones y seleccionando la acción aplicable.

Asociar tipos a documentos

La configuración de tipos de documentos (por ejemplo, extracto bancario , factura y recibo ) ayuda a mantener los documentos organizados. Cuando se añade un documento, el tipo es Otro de forma predeterminada.

Para cambiar el tipo:

1. En la pestaña Documentos compartidos , selecciona el menú desplegable ▼ en la columna Tipo en la misma línea que el documento.
2. Selecciona el tipo que mejor se relacione con el documento.

Las opciones de tipo de documento son:

• Estado de cuenta bancario
• Facturar
• Recibo
• Otro
• Desconocido

Añadir notas contextuales a los documentos

Puedes crear y ver notas para un cliente cada vez, incluso después de haber cargado el documento:

1. En la pestaña Documentos compartidos , selecciona el icono de notas en la columna Notas de la misma línea que el documento.
2. Introduce la nota y selecciona Registrar. Una vez añadida una nota, se añade un punto amarillo al icono de notas para facilitar la identificación de los documentos que incluyen notas.
3. Se pueden añadir comentarios posteriores seleccionando el icono de notas de nuevo e introduce un nuevo comentario.

Nota: Una vez publicados, las notas y los comentarios no se pueden editar ni eliminar.

Ver solicitudes

Una vez que un contable ha solicitado un documento a su cliente, la solicitud se adjunta al documento. El contable puede seleccionar Ver solicitud en la columna Acciones de la pestaña Documentos compartidos para ver los detalles de la solicitud.

Crear y usar carpetas

Optimiza el uso compartido de documentos y la teneduría de libros mediante estructuras de carpetas para organizar los documentos:

1. En la pestaña Documentos compartidos , selecciona Crear carpeta .
2. En la ventana emergente, introduce el nombre de la carpeta y selecciona Crear.
3. Para agregar una subcarpeta a una carpeta existente, selecciónala y selecciona Crear carpeta . Introduce el nombre de la carpeta y selecciona Crear .
4. Selecciona las opciones del menú desplegable Añadir documentos ▼ para cargar un nuevo documento en la carpeta recién creada.
5. Para mover un documento existente a la nueva carpeta, ve al encabezado Documentos para seleccionar los artículos que deseas mover.

Se puede acceder a las subcarpetas seleccionando la carpeta principal.

Los contables pueden mover archivos de forma individual o en grupo para organizarlos en carpetas y subcarpetas.

Las carpetas individuales se pueden renombrar o eliminar mediante la opción correspondiente de la columna Acciones .

Realizar acciones en bloque

Las funciones Descargar, Movery Eliminar en lote ofrecen la posibilidad de gestionar en lote, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

Usa la casilla de verificación de la pestaña Documentos compartidos para seleccionar varias o todas las carpetas y documentos para descargar, movero eliminar de forma masiva.

Una vez seleccionados los artículos, selecciona la acción adecuada para completar la acción en bloque.

En la ventana Mover , selecciona las carpetas principales para mostrar las subcarpetas. Los elementos se pueden mover a una carpeta existente o puedes seleccionar + Crear carpeta para crear una nueva carpeta. Selecciona la nueva carpeta y selecciona Mover para mover el elemento a esa carpeta.

Acceso a documentos y carpetas