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Configura y usa la caja para gastos menores en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 1 semana hace

Aprende a configurar y usar gastos menores en QuickBooks Online.

La caja chica es una práctica provisión de efectivo que puedes utilizar para pagar pequeños gastos. Aquí encontrarás algunos consejos sobre cómo administrar la caja chica y cómo realizar su seguimiento en QuickBooks Online.

Cómo configurar una cuenta de gastos menores

A continuación se explica cómo crear una cuenta de gastos menores. Cuando muevas efectivo de tu cuenta bancaria a gastos menores, deberías verlo en esta cuenta.

  1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan contable.
  2. Selecciona Nuevo.
  3. En el menú desplegable Tipo de cuenta ▼, selecciona Efectivo y equivalentes de efectivo.
  4. En el menú desplegable Tipo de detalle ▼, selecciona Efectivo en mano.
  5. Introduce gastos menores en el campo Nombre de la cuenta .
  6. El saldo inicial se creará cuando muevas dinero de la cuenta corriente mediante la emisión de un cheque o la transferencia de fondos. Si ya tienes dinero para gastos menores, introduce el importe en el campo Saldo inicial y selecciona la fecha A partir de .
  7. Selecciona Guardar.

Cómo gestionar la caja chica

Ahora que creaste la cuenta, es el momento de depositar dinero en ella. A continuación, te mostramos cómo empezar y mantenerte al día con todo lo que haces en la caja chica.

Consejo: Debes designar a una persona de tu empresa para que gestione la caja de gastos menores y realice el seguimiento de cada retirada.

Introducir efectivo

Retira algo de efectivo de tu cuenta corriente y guárdalo en una caja de efectivo cerrada con llave. A continuación, registra la transacción en QuickBooks Online.

  • Si has emitido el cheque a cambio de efectivo:
    1. Selecciona + Nuevo.
    2. Selecciona Comprobar.
    3. Selecciona Caja chica como beneficiario. Selecciona + Agregar nuevo si la caja chica no está en la lista de beneficiarios.
  • Si has retirado el efectivo sin girar un cheque:
    1. Selecciona + Nuevo.
    2. Selecciona Transferir.

Nota: Puedes usar el cuadro de notas dentro de una transacción para registrar cualquier detalle específico.

Para obtener más información, consulta cómo crear y registrar cheques o transferir fondos entre cuentas.

Retirar efectivo

Cuando entregues efectivo a un empleado o uses la caja para gastos menores, regístralo en un recibo para realizar el seguimiento de quién, cuándo y para qué se utilizó el dinero. Es como un recibo para realizar el seguimiento del efectivo que retiras.

En QuickBooks, registra la toma de efectivo de la caja para gastos menores como un gasto con la caja para gastos menores como la cuenta de pago.

En todo momento, los importes de los comprobantes de papel y el efectivo restante deben sumar el importe que depositaste en la casilla.

Consejo: Es una buena idea conciliar la cuenta de gastos menores periódicamente. Una vez que lo hayas hecho, puedes mover los comprobantes de papel a la gestión de registros a largo plazo, ya que las transacciones se encuentran en QuickBooks.

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