Configura y registra donaciones en especie en QuickBooks Online

Aprende a configurar y registrar donaciones en especie en QuickBooks Online.

Una donación en especie es un servicio o activo donado a una organización. Pueden ser servicios de impresión, material de oficina, espacio alquilado o servicios profesionales. Esto te prepara para registrar donaciones en especie y otras contribuciones benéficas.

Nota: Comprueba con tu contable si una donación debe registrarse como en especie.

Configurar donaciones en especie

En QuickBooks Online, puedes crear una cuenta de ingresos y de compensación en tu plan contable.

Paso 1: Comprueba si ya tienes una cuenta de donaciones en especie

Asegúrate de que no tienes una cuenta de donativos en especie en tu plan contable para evitar duplicidades.

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan contable (Guía).
2. En el campoFiltrar por nombre o número, introduceDonativos en especie.
3. Si no aparece ninguna cuenta, puedes crear una cuenta de donaciones en especie.
   Nota: Si ves una cuenta denominada "Donaciones en especie", tu plan contable ya está configurado.

Paso 2: Crea una cuenta de donaciones en especie

Si ya tienes una cuenta de donaciones en especie, ya no necesitas crear una. Puedes omitir este paso y continuar con el paso 3.

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan contable (Guía).
2. Selecciona Nuevo.
3. En el menú desplegableTipo de cuenta▼, seleccionaIngresos.
4. En el menú desplegableTipo de detalle▼, seleccionaIngresos de organizaciones sin ánimo de lucro.
5. En el campo Nombre, introduceDonativos en especie.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 3: Crea una cuenta de compensación

Para realizar un seguimiento de tus donaciones en especie, crea una cuenta de compensación. Esto te ayuda a registrar los recibos de venta o los pagos de facturas de tus donaciones en especie.

1. Ve aConfiguración⚙ y seleccionaPlan contable (Guía).
2. Selecciona Nuevo.
3. En el menú desplegableTipo de cuenta▼, seleccionaEfectivo y equivalentes de efectivo.
4. En el menú desplegableTipo de detalle▼, seleccionaBanco.
5. En el campoNombre, introduceCompensación en especie.
6. En el campoSaldo, introduce el importe del saldo inicial. A continuación, selecciona la fecha de inicio en el campoFecha de.
   Nota: El saldo se puede $0.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: Crea un artículo de producto o servicio

Crea un artículo de producto o servicio para cada donación en especie que recibas y realiza un seguimiento preciso de lo que tienes. Esto te permite registrar artículos de donaciones en especie en tus libros para obtener un informe financiero más detallado. 

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. Selecciona Nuevo y, a continuación, Servicio.
3. En el panel de información del producto/servicio , agrega un nombre y una descripción adecuados para recibos de ventas, promesas de contribuciones o donaciones.
4. En el menú desplegable Cuenta de ingresos ▼ , selecciona la cuenta de ingresos de donaciones en especie que creaste.
5. En Información de compras, selecciona la casilla Compro este producto o servicio a un proveedor .
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Registrar donaciones en especie

Para registrar las donaciones en especie, puedes crear un recibo de venta y una factura de proveedores y, a continuación, marcarlos como compensados.

Nota: Si recibes activos fijos, como vehículos, ordenadores o terrenos, usa una cuenta de gastos o de activos fijos en la factura de proveedores. Puedes consultar con tu contable si no estás seguro de si un artículo es un activo fijo.

Paso 1: Crea un recibo de venta

1. Ve a+ Nuevo y seleccionaRecibo de ventas.
2. En el menú desplegableCliente▼, selecciona un cliente.
   Nota: Si aún no configuraste tu cliente, selecciona + Agregar nuevo.
3. En el campo Fecha del recibo de ventas , introduce la fecha de la donación.
4. En el menú desplegable Depósito en ▼ , selecciona la cuenta bancaria de compensación en especie que creaste.
5. En el menú desplegableProducto/servicio▼, selecciona el artículo de donación en especie. A continuación, agrega una descripción en el campoDescripción.
6. En el campoImporte, introduce el valor justo de mercado (FMV) de la donación.
   Nota: Si no estás seguro del valor justo de mercado de la donación, consulta a tu contable.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 2: Crea una factura

1. Ve a+ Nuevo y seleccionaFacturar.
2. En el menú desplegableProveedor▼, selecciona el nombre del donante.
   Nota: Si no configuraste el nombre de tu donante en la lista de proveedores, selecciona + Agregar nuevo.
3. En la secciónDetalles del artículo, selecciona el artículo de donación en especie en el menú desplegableProducto/servicio▼.
4. En el campoImporte, introduce el valor justo de mercado (FMV) de la donación.
   Nota: Si no estás seguro del valor justo de mercado de la donación, consulta a tu contable.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 3: Marca la factura de proveedores como compensada

1. Ve a+ Nuevo y seleccionaPagar facturas.
2. En el menú desplegableCuenta de pago▼, seleccionaCompensación en especie.
3. Selecciona la casilla de la factura de proveedores que has introducido.
4. SeleccionaGuardar y cerrar.