Aprende términos contables comunes

No necesitas un título en contabilidad para llevar la contabilidad en QuickBooks. Sin embargo, es bueno conocer los conceptos básicos. Usa este glosario para obtener más información sobre lo que sucede en segundo plano en QuickBooks.

A

Contabilidad por acumulación

Si usas el método de acumulación, el negocio informa los ingresos y los gastos de las transacciones completadas y pendientes. Eso significa que también debe informar transacciones de cuentas por pagar (C/P) y cuentas por cobrar (C/C). Si usas el método de acumulación en QuickBooks, las transacciones completadas y pendientes se mostrarán en los informes financieros. Verás las transacciones de los clientes aunque no te hayan pagado y las facturas de proveedores que aún no hayas pagado. El método de acumulación le brinda una vista completa de sus finanzas, ya que realiza el seguimiento de las transacciones actuales y futuras. Sin embargo, presta atención a lo que realmente tienes en el banco. Como también cuentas las transacciones sin pagar como ingresos, puede parecer que tienes más dinero del que realmente tienes. Ejemplo: tu empresa usa el método de acumulación. Acabas de recibir un $pago de 100 facturas, pero no lo depositaste. También tienes una factura sin pagar para $100. Si ejecutar un informe de pérdidas y ganancias, verá ambas transacciones. Consejo: cuando inicies tu negocio, elige un método de contabilidad y mantenlo. Puedes cambiar métodos, pero requiere la ayuda de tu contador. (Consulte también el método de contabilidad en efectivo).

Cuentas por pagar (C/P)

Las cuentas por pagar son una cuenta que realiza el seguimiento del dinero que tu negocio les debe a otros. Por lo general, se trata de facturas de proveedores que aún tienes que pagar. A veces se escribe como C/P. QuickBooks realiza un seguimiento de las facturas de proveedores sin pagar en tu cuenta de cuentas por pagar. Ejemplo: compraste 100 kg de café de diferentes proveedores la semana pasada. Ahora tiene varias facturas de proveedores sin pagar en su escritorio. Estas facturas de proveedores forman parte de tus cuentas por pagar.

Cuentas por cobrar (C/C)

Las cuentas por cobrar son una cuenta que realiza el seguimiento del dinero que se le debe al negocio. Por lo general, esto significa facturas de clientes sin pagar. A veces se escribe como C/C. QuickBooks realiza el seguimiento de las facturas sin pagar en tu cuenta de cuentas por cobrar. Ejemplo: Enviaste diez facturas la semana pasada. Aún no te han pagado, por lo que forman parte de tus cuentas por cobrar.

activos;

Los activos son artículos de los que eres dueño y que usas para administrar tu negocio. Por lo general, conservan su valor durante un año o más. Hay algunos tipos de activos:

• Activos fijos: son artículos físicos de los que eres dueño y que solo usas para crear o proporcionar productos y servicios. Los activos fijos tienen una "vida útil" de un año o más. A diferencia de otros tipos de activos ,los activos fijos se pueden depreciar. Las propiedades y el equipo son ejemplos de activos fijos. Y si bien puede parecer que no están directamente relacionados con tus operaciones, los muebles de oficina también son un activo fijo. Los productos que vendes no son activos fijos. El alquiler no es un activo, ya que la propiedad no es tuya; en realidad, es un pasivo.
• Otros activos: elementos intangibles que posee y que planea conservar durante un año o más. Esto incluye, por ejemplo, inversiones a largo plazo.
• Otros activos corrientes: convertido en efectivo o usado en un año.

B

balance general

C

Flujo de efectivo

El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que entra y sale del negocio. Las entradas de efectivo son ingresos, mientras que las ganancias o pérdidas cambiarias son gastos. Quieres tener un flujo de efectivo positivo. Eso significa ganar más dinero del que gastas. Sin embargo, es normal que los nuevos negocios experimenten períodos de flujo de efectivo negativo, especialmente cuando están en crecimiento. Ejemplo: Eres dueño de una pastelería. Los ingresos de las ventas circulares forman parte de la entrada de efectivo. El costo de los ingredientes del pastel forma parte de la salida de efectivo.

Contabilidad de método de efectivo

Si usas el método de pago en efectivo, tu negocio solo informa los ingresos y los gastos de las transacciones completadas. No informas de transacciones pendientes en tus cuentas por pagar (C/P) o cuentas por cobrar (C/C). Si usas el método de pago en efectivo en QuickBooks, solo las transacciones completadas se mostrarán en los informes financieros. Solo verá las transacciones después de que los clientes le paguen y usted pague las facturas de proveedores. Algunas personas prefieren el método de pago en efectivo porque es sencillo. Solo realizas el seguimiento del dinero cuando entra y sale del negocio. Sin embargo, puede ser más difícil hacer planes a largo plazo, ya que no se tienen en cuenta los ingresos y los gastos futuros. Ejemplo: tu empresa usa el método de pago en efectivo. Acabas de depositar un $100 pago de factura. También tienes una factura sin pagar para $100. Si ejecutar un informe de pérdidas y ganancias, solo verás los depositados $100, no el pago pendiente. (Consulte también el método de contabilidad por acumulación) Consejo: cuando inicies tu negocio, elige un método de contabilidad y mantenlo. Puedes cambiar métodos de contabilidad, pero requiere la ayuda de tu contador.

Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos es el costo total de producir un producto o servicio que vendes. A veces, esto se denomina COGS, costo de las ventas y CDV. Es un gasto para el negocio. Si creas un artículo, el costo de los bienes vendidos incluye los materiales, la mano de obra de producción y los gastos incurridos para venderlo. Esto afecta directamente el importe que ganas por cada artículo vendido. [Ingresos de ventas]– [ COGS ]= El importe real que ganas por artículo. El costo de los bienes vendidos solo incluye los costos directos. No se deben incluir los gastos indirectos, como el alquiler, el marketing o la publicidad. Ejemplo: si una taza por la que la vendes $5 costos $2 para hacerlo, el costo de los bienes vendidos es $2.

Efectivo disponible/Gastos menores

D

Depreciación

E

Patrimonio

Los fondos propios son el valor potencial de tu negocio. Los fondos propios incluyen las inversiones en el negocio y representan todas las pérdidas y ganancias. Básicamente, es el patrimonio neto de tu negocio. Para calcular los fondos propios, resta lo que tu empresa adeuda (deudas) de lo que posee (activos). Muchas personas usan los fondos propios para medir el estado de un negocio. Un negocio saludable genera más de lo que gasta. Recuerda que, en realidad, no tienes que vender nada para tener fondos propios. Ejemplo: tienes $5000 en activos comerciales. Debes $2000 para un préstamo bancario. Este mes, tu negocio hizo $1000. Tus fondos propios actuales son $4000 ($5000 – 2000 + 1000 = $4000).

Gastos

I

Ingresos (también conocidos como ingresos)

L

Deudas Un pasivo es dinero que le debes a otras personas en este momento. Básicamente son tus deudas. Esto incluye el alquiler, las facturas de proveedores pendientes, las deudas de tarjetas de crédito, los impuestos que adeudas y las deudas de préstamos. También incluye los pagos que pagas periódicamente, como las retenciones de empleados. En QuickBooks, hay dos tipos de obligaciones:

• Pasivos corrientes: son deudas a corto plazo que esperas pagar en el transcurso de un año. Esto incluye facturas de proveedores, impuestos sobre las ventas y sobre la nómina, salarios diferidos y préstamos a corto plazo
• Pasivos a largo plazo (también conocidos como pasivos no corrientes): deudas que esperas pagar en un plazo superior a un año. Los préstamos e hipotecas grandes se incluyen en esta categoría.

O

Fondos propios del propietario

T

Balance de sumas y saldos

Un balance de comprobación es un informe que usan los contadores para asegurarse de que las cuentas estén saldadas al final del año financiero. Enumera todas las cuentas de un plan de cuentas y sus totales como débitos o créditos. Esto permite a los contadores comparar todo en paralelo y detectar errores rápidamente. Cuando los créditos de una cuenta no coinciden con los débitos de una cuenta relacionada, saben que hay un problema. A diferencia de un balance general, un balance de comprobación no agrupa las cuentas por tipo y muestra los totales como débitos y créditos. (Consulte también el balance general).