Aprende términos contables comunes

No necesitas un título en contabilidad para llevar la contabilidad en QuickBooks. Sin embargo, es bueno conocer los conceptos básicos. Usa este glosario para obtener más información sobre lo que sucede en segundo plano en QuickBooks.

Un

Contabilidad de devengo

Si usas el método de devengo, tu empresa informa de los ingresos y gastos de las transacciones completadas y pendientes. Eso significa que también debes informar de transacciones en cuentas por pagar (C/P) y cuentas por cobrar (C/C). Si usas el método de devengo en QuickBooks, las transacciones completadas y pendientes se mostrarán en los informes financieros. Verás las transacciones de los clientes aunque no te hayan pagado y las facturas que aún no hayas pagado. El método de devengo te ofrece una visión completa de tus finanzas, ya que realizas un seguimiento de las transacciones actuales y futuras. Sin embargo, vigila lo que realmente tienes en el banco. Como también cuentas las transacciones sin pagar como ingresos, puede parecer que tienes más dinero del que realmente tienes. Ejemplo: Tu empresa utiliza el método de devengo. Acabas de recibir un $pago de factura al 100%, pero no lo has depositado. También tienes una factura sin pagar de $100. Si ejecutas un informe de pérdidas y ganancias, verás ambas transacciones. Consejo: Cuando inicies tu negocio, elige un método de contabilidad y apégate a él. Puedes cambiar los métodos, pero requiere la ayuda de tu contable. (Consulte también contabilidad según el método de efectivo).

Cuentas por pagar (C/P)

Las cuentas por pagar son una cuenta que realiza el seguimiento del dinero que tu empresa debe a otros. Por lo general, se trata de facturas de proveedores que aún tienes que pagar. A veces se escribe como C/P. QuickBooks realiza un seguimiento de las facturas sin pagar en tu cuenta de proveedores. Ejemplo: La semana pasada compraste 100 kg de café de diferentes proveedores. Ahora tienes varias facturas de proveedores sin pagar en tu escritorio. Estas facturas de proveedores forman parte de tus cuentas por pagar.

Cuentas por cobrar (C/C)

Las cuentas por cobrar son una cuenta que realiza el seguimiento del dinero que se le debe a tu empresa. Normalmente, esto significa facturas de clientes sin pagar. A veces se escribe como C/C. QuickBooks realiza un seguimiento de las facturas impagadas en tu cuenta de cuentas por cobrar. Ejemplo: Enviaste diez facturas a clientes la semana pasada. Aún no te han pagado, por lo que forman parte de tus cuentas por cobrar.

Activos

Los activos son artículos de los que eres propietario y que utilizas para dirigir tu negocio. Por lo general, mantienen su valor durante un año o más. Hay algunos tipos de activos: 

• Activos fijos: son artículos físicos que posees y que solo usas para crear o proporcionar productos y servicios. Los activos fijos tienen una "vida útil" de un año o más. A diferencia de otros tipos de activos, los activos fijos se pueden depreciar. Las propiedades y el equipo son ejemplos de activos fijos. Y aunque no parezcan estar directamente relacionados con tus operaciones, el mobiliario de oficina también es un activo fijo. Los productos que vendes no son activos fijos. El alquiler no es un activo, ya que la propiedad no es tuya; en realidad, es un pasivo.
• Otros activos: elementos intangibles que posees y que tienes previsto conservar durante un año o más. Esto incluye cosas como inversiones a largo plazo.
• Otros activos circulantes: convertidos en efectivo o utilizados en un año.

B

Balance general

C

Flujo de efectivo

El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que entra y sale de tu negocio. Los flujos de entrada de efectivo son ingresos, mientras que las ganancias o pérdidas por diferencias de cambio son gastos. Deseas tener un flujo de efectivo positivo. Eso significa ganar más dinero del que gastas. Sin embargo, es normal que las empresas nuevas experimenten períodos de flujo de efectivo negativo, especialmente cuando están en crecimiento. Ejemplo: Tienes una pastelería. Los ingresos de las ventas de tartas forman parte de tu entrada de efectivo. El coste de los ingredientes de la tarta forma parte de tu flujo de salida de efectivo.

Método de contabilidad de caja

Si usas el método de efectivo, tu empresa solo notifica los ingresos y gastos de las transacciones completadas. No informas de transacciones pendientes en tus cuentas por pagar (C/P) o cuentas por cobrar (C/C). Si usas el método de efectivo en QuickBooks, solo se mostrarán las transacciones completadas en los informes financieros. Solo verás las transacciones después de que los clientes te paguen y tú pagues las facturas de proveedores. Algunas personas prefieren el método de pago en efectivo porque es sencillo. Solo realizas el seguimiento del dinero cuando entra y sale de tu negocio. Sin embargo, puede ser más difícil hacer planes a largo plazo, ya que no se tienen en cuenta los ingresos y gastos futuros. Ejemplo: Tu negocio utiliza el método de efectivo. Acabas de depositar un $Pago del 100% de la factura. También tienes una factura sin pagar de $100. Si ejecutas un informe de pérdidas y ganancias, solo verás los $100, no el pago pendiente. (Consulta también contabilidad según el método de devengo) Consejo: cuando inicies tu negocio, elige un método de contabilidad y mantenlo. Puedes cambiar los métodos de contabilidad, pero requiere la ayuda de tu contable.

Coste de los bienes vendidos

El coste de los bienes vendidos es el coste total de producir un producto o servicio que vendes. A veces, esto se denomina COGS, coste de ventas y CDV. Es un gasto para tu negocio. Si creas un artículo, el coste de los bienes vendidos incluye los materiales, la mano de obra de producción y los gastos incurridos en su venta. Esto afecta directamente a lo que ganas por cada artículo vendido. [Ingresos de ventas] – [COGS] = el importe real que ganas por artículo. El coste de los bienes vendidos solo incluye los costes directos. No se deben incluir los gastos indirectos, como el alquiler, el marketing o la publicidad. Ejemplo: Si vendes una taza por $5 costes $2 para hacerlo, el coste de los bienes vendidos es $2.

Efectivo en caja/caja chica

D

Depreciación

E

Fondos propios

El capital es el valor potencial de tu negocio. El patrimonio neto incluye las inversiones en la empresa y representa todas las pérdidas y ganancias. Es básicamente el valor neto de tu negocio. Para calcular el patrimonio neto, resta lo que tu empresa debe (pasivos) de lo que posee (activos). Mucha gente usa el patrimonio neto para medir la solidez de un negocio. Una empresa saludable genera más de lo que gasta. Recuerda que no es necesario que vendas nada para tener capital. Ejemplo: Tienes $5000 en activos empresariales. Debes $2000 para un préstamo bancario. Este mes, tu negocio ha realizado $1000. Tu capital actual es $4000 ($5000 – 2000 + 1000 = $4000).

Gastos

I

Ingresos (también denominados ingresos)

L

Deudas Un pasivo es dinero que debes a otras personas en este momento. Básicamente son tus deudas. Esto incluye el alquiler, las facturas pendientes, las deudas de tarjetas de crédito, los impuestos que debes y las deudas de préstamos. También incluye las cosas que pagas periódicamente, como las retenciones de empleados. En QuickBooks, hay dos tipos de pasivos:

• Pasivos circulantes: son deudas a corto plazo que esperas pagar en el plazo de un año. Esto incluye facturas, impuestos sobre las ventas y sobre las nóminas, salarios aplazados y préstamos a corto plazo
• Pasivos a largo plazo (también conocidos como pasivos no circulantes): deudas que esperas pagar en un plazo superior a un año. Los grandes préstamos e hipotecas se incluyen en esta categoría.

O

Patrimonio neto del propietario

M

Balance de sumas y saldos

Un balance de comprobación es un informe que utilizan los contables para asegurarse de que las cuentas están equilibradas al final del ejercicio fiscal. Enumera todas las cuentas de un plan contable y sus totales como débitos o créditos. Esto permite a los contables compararlo todo y detectar rápidamente los errores. Cuando los créditos de una cuenta no coinciden con los débitos de una cuenta relacionada, saben que hay un problema. A diferencia del balance general, el balance de comprobación no agrupa las cuentas por tipo y muestra los totales como débitos y créditos. (Véase también el balance general).