Facturar a clientes los gastos del proyecto

Aprende a crear facturas a partir de gastos de proyectos en QuickBooks Online Plus y QuickBooks Online avanzado.

Una vez que hayas configurado Proyectos , podrás facturar a los clientes gastos específicos relacionados con proyectos (incluidas las hojas de horas). Puedes usar estos pasos tanto si cobras a los clientes por tiempo y materiales como si cobras una tarifa fija.

Paso 1: Decide cómo cobrarás por los proyectos

Si cobras por horas trabajadas y materiales, normalmente facturas a los clientes los gastos de proyectos específicos y las horas trabajadas. Deberás establecer que los gastos del proyecto y las hojas de horas sean facturables para poder agregarlos a las facturas.

Si cobras una tarifa fija, normalmente no facturas gastos de proyectos específicos. En su lugar, envías a los clientesuna cotización para todo el proyecto. Puedes convertir la cotización en una factura cuando comience el trabajo.

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que tengas que cobrar gastos de proyectos específicos. Un ejemplo habitual es cuando los clientes solicitan trabajo adicional fuera del plan original del proyecto.

Paso 2: Activa los gastos facturables

Si aún no lo has hecho, activa los gastos facturables.

1. Ve aConfiguración y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona la pestaña Gastos .
3. En la sección Gastos , selecciona Editar .
4. En la sección Facturas de proveedores y gastos , activa Hacer que los gastos y artículos sean facturables .
   Nota : Si es la primera vez que activas el interruptor, selecciona Aceptar .
5. Selecciona Guardary, luego, Listo para cerrar la configuración.

Ahora puedes crear cualquier gasto o hoja de horas en QuickBooks facturable.

Nota : Los usuarios también pueden configurar una tasa de aumento y realizar otras configuraciones necesarias.

Paso 3: Haz que los gastos del proyecto sean facturables

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Proyectos y, a continuación, selecciona Proyectos ( Guía ).
2. A continuación, selecciona tu proyecto .

Consejo: puedes personalizar el menú seleccionando ⚙ Menú Configuracióny, a continuación, selecciona las pestañas que quieres que estén disponibles.

Gastos del proyecto

1. Selecciona el menú desplegable Agregar al proyecto ▼ y, luego, selecciona Gasto.
2. Añade gastos al formulario.
3. Selecciona la casilla Facturable junto a cada artículo.
4. Selecciona el proyecto del menú desplegable Cliente/Proyecto (es diferente del beneficiario del gasto).
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Crear una actividad horaria facturable

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Actividad horaria única .
3. En el menú desplegable Nombre ▼ , selecciona el empleado o proveedor al que deseas facturar.
4. En el menú desplegable Clientes ▼ , selecciona el cliente al que deseas facturar.
5. En el menú desplegable Servicio ▼ , selecciona el servicio.
6. Selecciona la casilla Facturable (por hora) e introduce la tarifa facturable.
7. También puedes seleccionar la casilla Sujeto a impuestos si es necesario.
8. Selecciona la hora de inicio y de finalización en los menús desplegables Hora de inicio y Hora de finalización ▼ .
   Nota : Asegúrate de que la opción Establecer hora de inicio y finalización esté activada.
9. Selecciona Guardar y cerrar.

Hojas de horas del proyecto

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Hoja de horas semanal.
3. Selecciona un empleado.
4. Ajusta el intervalo de fechas si es necesario.
5. Añade el número de horas trabajadas ese día o la semana.
6. En la sección Detalles, selecciona un cliente o un proyecto para agregar el proyecto.
7. Seleccione Facturable (/h) para que la hoja de horas sea facturable.
8. Agrega otros detalles según sea necesario y, luego, seleccionaGuardar y cerrar.

Ahora que has hecho que todos los gastos del proyecto y las hojas de horas sean facturables, vuelve a la pestaña Información general del proyecto.

Paso 4: Factura a tu cliente por los gastos facturables

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Proyectos y, a continuación, selecciona Proyectos ( Guía ).
2. A continuación, selecciona tu proyecto .
3. Selecciona el menú desplegable Agregar al proyecto ▼ y, luego, selecciona Factura.
4. Selecciona el cliente al que quieres facturar en el menú desplegable Cliente ▼ .
   Nota: Si estás usando el nuevo diseño de factura, es posible que solo veas el menú desplegable ▼ . El nombre del campo Cliente no se muestra.
5. Los gastos facturables y las hojas de horas aparecerán en el panel Agregar a la factura . Añade todos los gastos facturables o las horas trabajadas que quieras añadir a la factura.
   Nota: Si estás usando el nuevo diseño de factura, es posible que veas el panel Transacciones sugeridas .
6. Completa la factura y envíasela al cliente.

Si deseas enviar gastos individuales o hojas de horas como una factura, haz lo siguiente:

1. Ve a tu proyecto.
2. Ve a la pestaña Transacciones .
3. Busque el gasto facturable o la hoja de horas en la lista.
4. Selecciona Crear factura en la columna Acción .
5. Completa la factura y envíasela al cliente.

Si creaste horas facturables, gastos facturables, cargos atrasados, créditos atrasados oestimaciones , los verás en Transacciones sugeridas o Agregar a factura (si estás usando el diseño de factura anterior). Para agregarlos a tu factura, haz lo siguiente:

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Facturas ( Guía ).
2. Busque la factura del cliente cuyas hojas de horas y gastos facturables se han creado.
3. Selecciona Ver/Editar en la columna Acción.
4. Si estás usando el nuevo diseño de factura:
   1. Ir a Administra y selecciona Sugerencias ▼ en el menú desplegable.
   2. Selecciona el vínculo Transacciones sugeridas .
   3. Selecciona el filtro y filtra por tipo de transacción y fecha.
5. Si estás usando el antiguo diseño de factura:
   1. Selecciona la flecha pequeña icono.
   2. Selecciona la opción Filtrar y filtra por Todos los tipos y Todas las fechas.
6. Busca Horas facturables , Gastos facturables o la transacción que quieras agregar y, luego, selecciona Agregar .
7. Rellena el resto de la factura según sea necesario.
8. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar .

Al seguir estos pasos, QuickBooks conecta automáticamente el gasto facturable y la factura a tu proyecto.