Facturar a clientes los gastos del proyecto

Aprende a crear facturas a partir de gastos de proyectos en QuickBooks Online Plus y QuickBooks Online avanzado.

Una vez que hayas configurado Proyectos, podrás facturar a los clientes gastos específicos relacionados con proyectos (incluidas las hojas de horas). Puedes usar estos pasos tanto si cobras a los clientes por tiempo y materiales como si cobras una tarifa fija.

Paso 1: Decide cómo cobrarás por los proyectos

Si cobras por horas trabajadas y materiales, normalmente facturas a los clientes los gastos de proyectos específicos y las horas trabajadas. Deberás establecer que los gastos del proyecto y las hojas de horas sean facturables para poder agregarlos a las facturas.

Si cobras una tarifa fija, normalmente no facturas gastos de proyectos específicos. En su lugar, envías a los clientesuna cotización para todo el proyecto. Puedes convertir la cotización en una factura cuando comience el trabajo.

Sin embargo, puede haber ocasiones en las que tengas que cobrar gastos de proyectos específicos. Un ejemplo habitual es cuando los clientes solicitan trabajo adicional fuera del plan original del proyecto.

Paso 2: Activa los gastos facturables

Si aún no lo has hecho, activa los gastos facturables.

1. Ve aConfiguración y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona la pestaña Gastos .
3. Ve a la sección Facturas y gastos y selecciónala para expandirla.
4. Activa la opción Hacer que los gastos y artículos sean facturables .
5. Selecciona Guardary, luego, Listo para cerrar la configuración.

Ahora puedes crear cualquier gasto o hoja de horas en QuickBooks facturable.

Paso 3: Haz que los gastos del proyecto sean facturables

Sigue este enlace para completar los pasos del producto A continuación, selecciona tu proyecto.

Consejo: puedes personalizar el menú seleccionando ⚙ Menú Configuracióny, a continuación, selecciona las pestañas que quieres que estén disponibles.

Gastos del proyecto

1. Selecciona el menú desplegable Agregar al proyecto ▼ y, luego, selecciona Gasto.
2. Añade gastos al formulario.
3. Selecciona la casilla Facturable junto a cada artículo.
4. Selecciona el proyecto del menú desplegable Cliente/Proyecto (es diferente del beneficiario del gasto).
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Hojas de horas del proyecto

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Hoja de horas semanal.
3. Selecciona un empleado.
4. Ajusta el intervalo de fechas si es necesario.
5. Añade el número de horas trabajadas ese día o la semana.
6. En la sección Detalles, selecciona un cliente o un proyecto para agregar el proyecto.
7. Seleccione Facturable (/h) para que la hoja de horas sea facturable.
8. Agrega otros detalles según sea necesario y, luego, seleccionaGuardar y cerrar.

Ahora que has hecho que todos los gastos del proyecto y las hojas de horas sean facturables, vuelve a la pestaña Información general del proyecto.

Paso 4: Factura a tu cliente por los gastos facturables

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto A continuación, selecciona tu proyecto.
2. Selecciona el menú desplegable Agregar al proyecto ▼ y, luego, selecciona Factura.
3. Selecciona el cliente al que quieres facturar en el menú desplegable Cliente ▼ .
   Nota: Si estás usando el nuevo diseño de factura, es posible que solo veas el menú desplegable ▼ . El nombre del campo Cliente no se muestra.
4. Los gastos facturables y las hojas de horas aparecerán en el panel Agregar a la factura . Añade todos los gastos facturables o las horas trabajadas que quieras añadir a la factura.
   Nota: Si estás usando el nuevo diseño de factura, es posible que veas el panel Transacciones sugeridas .
5. Completa la factura y envíasela al cliente.

Si deseas enviar gastos individuales o hojas de horas como una factura, haz lo siguiente:

1. Ve a tu proyecto.
2. Ve a la pestaña Transacciones .
3. Busque el gasto facturable o la hoja de horas en la lista.
4. Selecciona Crear factura en la columna Acción .
5. Completa la factura y envíasela al cliente.

Al seguir estos pasos, QuickBooks conecta automáticamente el gasto facturable y la factura a tu proyecto.