Crea y edita campos personalizados en QuickBooks Online Advanced

Aprende cómo crear y usar los campos personalizados mejorados en QuickBooks Online Advanced.

Los campos personalizados te permiten realizar el seguimiento de la información más importante para ti y tus clientes.

En QuickBooks Online Advanced, puedes crear campos personalizados para casi todo: representantes de ventas, tipos de clientes, id. de proveedores, números de órdenes de compra, jefes de proyecto o información exclusiva de tu sector. Puedes agregar campos personalizados a formularios de ventas, órdenes de compra, formularios de gastos, perfiles de clientes y perfiles de proveedores. Esto te da más flexibilidad para agregar datos personalizados y obtener información a través de informes detallados.

Nota: ¿Deseas utilizar esta función? Puedes actualizar a QuickBooks Online Advanced. Si no tienes QuickBooks Online Advanced, aquí encontrarás cómo agregar campos personalizados para otras versiones de QuickBooks.

Crear campos personalizados

Puedes tener hasta 12 campos personalizados activos para cada tipo de formulario (factura, cotización, orden de compra, gasto, factura de proveedores, etc.) y cada tipo de perfil (cliente y proveedor).

Además del texto, también puedes crear campos desplegables personalizados, de fecha y numéricos.

1. Ir a Configuración y selecciona Campos personalizados.
2. SeleccionaAgregar campo personalizado. Si ya creaste un campo, verás Agregar campo en su lugar.
3. Introduce el nombre del campo personalizado en el campo Nombre .
4. En el menú desplegable Tipo de datos ▼, selecciona el tipo de datos que irá en tu campo personalizado: Texto y número, Número, Fechao Lista desplegable. Si seleccionas la lista desplegable, introduce los artículos de la lista.
5. Selecciona la categoría a la que pertenece el campo personalizado:Cliente, Transacción, Proveedoro Proyecto. Los campos de cliente son para perfiles de clientes y los campos de proveedores son para perfiles de proveedores. Puedes asignar campos de transacción a formularios de ventas (como facturas, presupuestos y recibos de ventas) y formularios de compra (como órdenes de compra, facturas de proveedores, gastos y cheques).
6. Selecciona los formularios en los que quieres que aparezca el campo personalizado.
   Nota: Para usar campos personalizados en las órdenes de compra, primero debes activar las órdenes de compra para tu empresa .
7. Si quieres que los clientes o proveedores vean el campo en un formulario (como facturas, presupuestos u órdenes de compra), activa la opciónImprimir en formulario. Un máximo de 3 campos personalizados pueden tener activado Imprimir en formulario para cualquier tipo de formulario (como Recibo de ventas o Factura).
8. Cuando termines, selecciona Guardar.

Ahora que tienes campos personalizados, descubre cómo puedes usarlos:

• Busca y ordena con campos personalizados
• Usa campos personalizados para proveedores y gastos
• Usar campos personalizados en los informes

Gestiona tus campos personalizados en un solo lugar

La página de campos personalizados enumera todos tus campos personalizados para que puedas gestionarlos fácilmente. Para verlo, ve a Configuración ⚙y, a continuación, selecciona Campos personalizados.

Para cada campo personalizado, puedes ver a qué categoría se aplica y en qué formularios aparece. También verás el ícono Imprimir si el campo personalizado es visible para los clientes o proveedores en un formulario.

Para editar un campo personalizado:

1. En la columna Acciones, selecciona Editar.
2. Edita el nombre del campo, selecciona los formularios en los que aparece y elige si es visible para clientes o proveedores.
3. Cuando hayas terminado con los cambios, selecciona Guardar. Las ediciones que realices aquí se aplicarán a todos los formularios que usen el campo.

Para establecer un campo personalizado como inactivo, haz lo siguiente:

1. Selecciona la flecha situada junto a Editar.
2. Selecciona Desactivar.
3. Selecciona Sí en el mensaje emergente para confirmar tu elección.

Crear o editar campos personalizados desde un formulario o perfil

También puedes crear y editar campos personalizados desde cualquier formulario de ventas, orden de compra, formulario de gastos, perfil de cliente o perfil de proveedor.

Desde un formulario de ventas (factura, recibo de ventas, gasto) o un formulario de compra (gasto y orden de compra):

1. Abre un formulario existente o crea uno nuevo.
2. Seleccionar la marcha en la parte superior del formulario (no en la barra de navegación). Se abrirá un panel con la sección Campos personalizados .
   1. Para crear un campo personalizado, selecciona + Agregar campo personalizado. Rellena la información sobre el campo y, a continuación, selecciona Guardar.
   2. Para editar un campo existente, selecciona el ícono de lápiz junto al campo. O selecciona Administrar campos personalizados. Se abrirá la página Campos personalizados para que puedas realizar ediciones. Cuando termines de hacer cambios, cierra la ventana para volver al formulario.