Importa clientes o proveedores desde contactos de correo electrónico a QuickBooks Online

Aprende a importar las listas de contactos de tus clientes o proveedores desde Outlook, Excel y Gmail.

¿Tienes una lista de clientes o proveedores que te gustaría traer a QuickBooks Online? Te mostraremos cómo exportar tu lista como una hoja de cálculo desde Outlook, Gmail o Excel. A continuación, te mostraremos cómo importarlos directamente en QuickBooks.

Cosas que debes saber antes de importar contactos desde Outlook, Excel o Gmail

• El límite de tamaño del archivo es de 2 MB o 1000 filas. Si necesitas importar una lista mayor, tendrás que dividirla en varias importaciones.
• Las cuentas secundarias no se pueden importar. Te recomendamos que cambies las cuentas secundarias por cuentas principales antes de realizar la importación. Después de la importación, puedes volver a cambiarlos.
• Si el archivo se importa incorrectamente y es necesario volver a importarlo, la lista de clientes o proveedores no se sobrescribirá, lo que puede crear entradas duplicadas. Deberás eliminar los clientes o proveedores importados antes de volver a importarlos o editarlos individualmente.
• Las entradas del campo Nombre deben ser únicas. Un proveedor, cliente o empleado no puede tener el mismo nombre que otro.
• La importación solo admite una dirección de correo electrónico. No te preocupes, puedes añadir a otras personas en QuickBooks más tarde.
• Al importar contactos desde una hoja de cálculo (incluidos los archivos exportados desde Excel y como CSV), asegúrate de lo siguiente:
  • Los encabezados de las columnas se encuentran en la primera fila.
  • Los contactos se encuentran en la Hoja1 de la hoja de cálculo.
  • La hoja de cálculo no tiene fórmulas, gráficos ni filas en blanco.
  • La hoja de cálculo no contiene ningún error, como #REF!, #NAME?, #N/A o #VALUE!.
  • Los nombres no contienen dos puntos (:) ni comillas (").

Exporta tus contactos desde Outlook o Gmail

Si tienes una lista de contactos en Outlook o Gmail, puedes exportar un archivo CSV de tus contactos e importarlo a QuickBooks.

Para importar una hoja de cálculo a QuickBooks, debes darle el formato correcto. Obtén más información sobre las descripciones y restricciones de los campos de contacto. A continuación, sigue estos pasos para crear tu hoja de cálculo.

1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel.
2. Asegúrate de que estás usando la Hoja1 de la hoja de cálculo.
3. Asegúrate de que la fila 1 de la hoja de cálculo se haya rellenado como la clave de la columna de la hoja de cálculo siguiente (debajo de las letras mayúsculas). Por ejemplo, etiqueta la fila 1 de la columna A como Nombre completo. Etiqueta la columna B y la fila 1 como Nombre de la empresa, etc. Asegúrate también de que no haya celdas en blanco ni otros encabezados en la parte superior de la hoja de cálculo.
4. Rellena la hoja de cálculo con la información de tus contactos. Puedes dejar en blanco la información que no tengas. Nota: La importación asigna la dirección del contacto al campo de dirección de facturación en QuickBooks Online.
5. Si usas Excel, guarda la hoja de cálculo como archivo XLS o XLSX y anota dónde la guardas.

Verificar el archivo exportado

Antes de importar tus contactos, es importante que revises la información y te asegures de que todo es correcto. Si la importación tiene errores, corregir o eliminar manualmente los contactos importados puede llevar mucho tiempo.

1. Abre el archivo CSV o XLSX que guardaste y verifica que sea correcto.
2. Comprueba que los títulos de las columnas de la hoja de cálculo de la fila 1 coincidan con la hoja de cálculo de ejemplo anterior.
3. Comprueba los contactos, rellena la información que falte y corrige los errores.
4. Asegúrate de que el archivo no supera los 2 MB o el límite de 1000 filas. Si es así, divídela en varios archivos de importación.

Importa tus contactos

Ahora que la hoja de cálculo es precisa, estás listo para importar tus contactos a QuickBooks Online.

1. Inicia sesión en QuickBooks.
2. Seleccionar configuración ⚙. A continuación, selecciona Importar datos.
3. Selecciona Clientes o Proveedores, según lo que vayas a importar.
4. Selecciona Examinar para cargar el archivo desde tu equipo. Elige el archivo y selecciona Abrir.
5. Selecciona Siguiente.
6. En la columna Tu campo , selecciona cada icono de flecha pequeña ▼. A continuación, asocia el campo con el campo de QuickBooks Online correspondiente.
7. Selecciona Sin coincidencias si hay un campo que no tiene una columna coincidente en la hoja de cálculo.
8. Confirma tus contactos. Desmarca las que no quieras guardar.
9. Si todo parece correcto, selecciona Importar.

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