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Crea y envía extractos de clientes en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 3 días hace

Los extractos de clientes te permiten recordar a los clientes las próximas fechas límite de pago, los saldos sin pagar o las facturas vencidas. Puedes generar estos extractos para enumerar las transacciones, los cargos financieros y la actividad de clientes secundarios, lo que garantiza que tus registros de cuentas por cobrar sean transparentes y estén actualizados.

Tipos de extractos de clientes

QuickBooks Online admite tres formatos de extracto específicos:

  • Saldo adelante : muestra las facturas, los pagos y el saldo actual de un intervalo de fechas específico.
  • Elemento pendiente : enumera todas las facturas sin pagar desde una fecha de inicio específica hasta la actualidad.
  • Extracto de la transacción : Muestra todas las transacciones registradas en un intervalo de fechas específico.

Requisito previo: Configurar los ajustes del extracto

Antes de generar extractos, debes definir cómo aparecen los detalles de las transacciones:

  1. Ve a Configuración⚙ y, a continuación, selecciona Cuenta y configuración .
  2. Selecciona la pestaña Ventas .
  3. En la sección Extractos , selecciona Enumerar cada transacción como una sola línea o Enumerar cada transacción con todas las líneas de detalle .
  4. Activa la opción Mostrar tabla de antigüedad al final del extracto si es necesario.
  5. Selecciona Guardar .

Crear y enviar un extracto

Sigue estos pasos para generar extractos para clientes específicos:

  1. Ir a Todas las aplicacionesUn montón de números y letras en una pared de azulejos. , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes ( Guía ).
  2. Selecciona la casilla de verificación junto a cada cliente al que quieras enviar un extracto.
  3. Selecciona el menú desplegable Acciones en lote ▼ y, luego, selecciona Crear extractos .
  4. En el menú desplegable Tipo de extracto ▼, selecciona Transición de saldos , Partida abierta o Extracto de transacción .
  5. Establece la Fecha del extracto , la Fecha de inicio y la Fecha de finalización .
    Nota : Si un cliente no tiene ninguna actividad que coincida con los criterios dentro de este intervalo de fechas,QuickBooks no generará un extracto para ellos.
  6. Verifica la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico .
  7. Selecciona Guardar y enviar.
  8. Revisa la ventana de vista previa y selecciona Enviar .

Importante : Si un cliente secundario está configurado como "Facturar al cliente principal", debes crear el extracto del cliente principal para incluir las transacciones del cliente secundario.

Revisar y gestionar extractos anteriores

Puedes ver, volver a imprimir, enviar por correo electrónico o eliminar extractos que ya hayas generado.

  1. Ir a Todas las aplicacionesUn montón de números y letras en una pared de azulejos. , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes ( Guía ).
  2. Selecciona el nombre del cliente para abrir su perfil.
  3. Selecciona la pestaña Extractos .
  4. Selecciona el menú desplegable Fecha ▼ para filtrar la lista.
  5. Localiza y selecciona el extracto específico y realiza una de las siguientes acciones:
    • Enviar un PDF : selecciona Enviar para enviar por correo electrónico el extracto como un archivo adjunto.
    • Imprimir o descargar : selecciona Imprimir o Vista previa para abrir el PDF.
    • Eliminar : Selecciona Eliminar para eliminar el registro del extracto deQuickBooks .

Nota : Los extractos se actualizan automáticamente para reflejar los cambios realizados en las transacciones subyacentes.

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