Usa campos personalizados para proveedores y gastos

Aprende a usar campos personalizados para proveedores y gastos en QuickBooks Online avanzado. 

EnQuickBooks Online avanzado , puedes crear campos personalizados y usarlos de varias formas para realizar el seguimiento de los detalles que más te interesan. Estos son algunos ejemplos de cómo puedes usar los campos personalizados para realizar un seguimiento de la información sobre tus proveedores y gastos.

Crear un campo personalizado para números de órdenes de compra

Cómo ayuda

Puedes ver los números de las órdenes de compra en las facturas de proveedores y otros gastos.

Al copiar una orden de compra en una factura de proveedores, el número de orden de compra aparece automáticamente en la factura de proveedores.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como Número de orden de compra en el campo Nombre .
2. En el menú desplegable Tipo de datos ▼, selecciona el tipo de datos Número si tus órdenes de compra solo contienen números, o selecciona el tipo de datos Texto y número si también contienen letras.
3. En la sección Seleccionar categoría , selecciona la categoría que deseas agregar.
4. En la sección Seleccionar formularios , selecciona la casilla Factura para que aparezca el campo Número de orden de compra en tus facturas de proveedores. Si también quieres que aparezcan como referencia en tus facturas y recibos de venta, selecciona también estos formularios.
5. Selecciona Guardar .

Crear un campo de Id. de proveedor para que aparezca en las transacciones

Cómo ayuda

Una vez que hayas añadido el Id. de proveedor para un proveedor, cualquier transacción del formulario de gastos en la que se muestre este campo se rellenará automáticamente con el valor del Id. de proveedor cuando lo selecciones.

Supongamos que tu empresa utiliza varios proveedores para adquirir piezas o servicios y suministrarlos a tus clientes. En ese caso, puede que tengas que realizar un seguimiento de las facturas y las cuentas por pagar asociadas a cada proveedor en tu departamento de cuentas por cobrar y, a continuación, realizar una verificación cruzada con el departamento de gastos/cuentas por pagar. El campo personalizado Id. de proveedor es especialmente útil si usas otras aplicaciones para realizar el seguimiento de tus cuentas por pagar.

Consejo : También puedes crear un campo personalizado similar para capturar el tipo de proveedor u otra información específica del proveedor y, a continuación, seleccionar los formularios en los que quieres que aparezca esta información.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como Id. de proveedor en el campo Nombre .
2. En el menú desplegable Tipo de datos ▼, selecciona el tipo de datos que deseas usar.
3. En la sección Seleccionar categoría , selecciona el proveedor .
4. En la sección Seleccionar formularios , selecciona todos los tipos de formularios en los que quieres que aparezca.QuickBooks te permite mostrar el campo Id. de proveedor en las transacciones de formulario de gastos (orden de compra, gasto, factura de proveedores, cheque, abono de proveedor y abono de tarjeta de crédito) y de formulario de ventas (recibo de venta, factura a clientes,cotización , nota de abono, recibo de reembolso y recibo de venta).
5. Selecciona Guardar .

Después de crear este campo personalizado, añade un id. único a cada proveedor que tengas siguiendo estos pasos:

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Gastos y facturas y, a continuación, selecciona Proveedores ( Guía ).
2. Selecciona el proveedor para el que quieres introducir un id.
3. Selecciona Editar .
4. Busca el campo personalizado Id. de proveedor . Introduce el id. del proveedor.
5. Selecciona Guardar .

Capturar la fecha de la factura en las facturas de proveedores

Cómo ayuda

Actualmente, el formulario Factura de QuickBooks solo incluye una Fecha de factura y una Fecha de vencimiento. La fecha de la factura de proveedores captura la fecha en que se registró el gasto. Sin embargo, en muchas situaciones, se reciben facturas correspondientes a un mes anterior en el que los libros de contabilidad ya se han cerrado y las facturas correspondientes se registran en una fecha posterior.

Con un campo personalizado Fecha de la factura , puedes capturar la fecha en que se generó la factura y usar informes como el de facturas sin pagar para comparar la fecha de la factura.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como Fecha de la factura en el campo Nombre .
2. En el menú desplegable Tipo de datos ▼, selecciona el tipo de datos que deseas usar.
3. En la sección Seleccionar categoría , selecciona la categoría que deseas agregar.
4. En la sección Seleccionar formularios , selecciona la casilla Factura y cualquier otro formulario de transacción de gastos en el que quieras que aparezca el campo.
5. Selecciona Guardar .

Usa campos personalizados para clasificar tus gastos

Cómo ayuda

Imagina que tu empresa envía empleados a varias conferencias al año, virtuales o presenciales, y necesita realizar un seguimiento detallado de los gastos. Por ejemplo, el director de marketing quiere ver cuánto se gasta por conferencia (viajes en avión o coche, estadías en hoteles, comidas, etc.), además de la tarifa de la conferencia. Puedes capturar esta información en un campo personalizado Tipo de gasto .

Una vez que tu empresa empiece a añadir datos a un campo personalizado de tipo de gasto, podrás sacarle partido en tus informes. Por ejemplo, puedes añadir Tipo de gasto como columna, o agrupar, ordenar o filtrar por este campo personalizado. Obtén más información sobre cómo usar los campos personalizados en los informes .

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como Tipo de gasto en el campo Nombre .
2. En el menú desplegable Tipo de datos ▼, selecciona el tipo de datos Lista desplegable y agrega los valores posibles en el campo Elemento de la lista desplegable (Vuelo, Coche, Comidas, Tasa de conferencia, etc.).
3. En la sección Seleccionar categoría , selecciona la categoría que deseas agregar.
4. En la sección Seleccionar formularios , marca este campo según tus necesidades para que aparezca en tus formularios de gastos o selecciona formularios adicionales, como facturas de proveedores.
5. Selecciona Guardar .