Usa campos personalizados para proveedores y gastos

Aprende a usar campos personalizados para proveedores y gastos en QuickBooks Online avanzado. 

En QuickBooks Online avanzado, puedes crear campos personalizados y usarlos de varias formas para realizar el seguimiento de los detalles que más te interesan. Estos son algunos ejemplos de cómo puedes usar los campos personalizados para realizar un seguimiento de la información sobre tus proveedores y gastos.

Crear un campo personalizado para números de órdenes de compra

Cómo ayuda

Puedes ver los números de las órdenes de compra en las facturas de proveedores y otros gastos.

Al copiar una orden de compra en una factura de proveedores, el número de orden de compra aparece automáticamente en la factura de proveedores.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como "Número de orden de compra".
2. Selecciona el tipo de datos Número si tus órdenes de compra solo contienen números, o selecciona el tipo de datos Texto y número si también contienen letras. 
3. Selecciona el número de orden de compra que aparecerá en tus facturas de proveedores. Si también quieres que aparezcan como referencia en tus facturas y recibos de venta, selecciona también estos formularios.

Crear un campo de Id. de proveedor para que aparezca en las transacciones

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como "ID de proveedor".
2. Selecciona todos los tipos de formularios en los que quieres que aparezca. QuickBooks te permite mostrar el campo Id. de proveedor en las transacciones de formularios de gastos (orden de compra, gastos, facturas de proveedores, crédito de proveedor) y de formularios de ventas (facturas, cotización, recibo de venta).

Capturar la fecha de la factura en las facturas de proveedores

Cómo ayuda

Actualmente, el formulario Factura de QuickBooks solo incluye una Fecha de factura y una Fecha de vencimiento. La fecha de la factura de proveedores captura la fecha en que se registró el gasto. Sin embargo, en muchas situaciones, se reciben facturas correspondientes a un mes anterior en el que los libros de contabilidad ya se han cerrado y las facturas correspondientes se registran en una fecha posterior.

Con un campo personalizado Fecha de la factura , puedes capturar la fecha en que se generó la factura y usar informes como el de facturas sin pagar para comparar la fecha de la factura.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como "Fecha de la factura".
2. Selecciona el formulario Factura de proveedores y cualquier otro formulario de transacción de gastos en el que quieras que aparezca el campo.

Usa campos personalizados para clasificar tus gastos

Cómo ayuda

Imagina que tu empresa envía empleados a varias conferencias al año, virtuales o presenciales, y necesita realizar un seguimiento detallado de los gastos. Por ejemplo, el director de marketing quiere ver cuánto se gasta por conferencia (viajes en avión o coche, estadías en hoteles, comidas, etc.), además de la tarifa de la conferencia. Puedes capturar esta información en un campo personalizado Tipo de gasto .

Una vez que tu empresa empiece a añadir datos a un campo personalizado de tipo de gasto , podrás sacarle partido en tus informes. Por ejemplo, puedes añadir Tipo de gasto como columna, o agrupar, ordenar o filtrar por este campo personalizado.

Cómo configurarlo

1. Crea un campo personalizado y asígnale un nombre como "Tipo de gasto".
2. Selecciona el tipo de datos Lista desplegable y agrega los valores posibles (Vuelo, Coche, Comidas, Tasa de conferencia, etc.).
3. Según tus necesidades, marca este campo para que aparezca en tus formularios de gastos o elige formularios adicionales, como facturas de proveedores.