Hacer anónimos datos de clientes, proveedores o empleados en QuickBooks

De acuerdo con el RGPD, las personas tienen derecho a ser olvidadas. Si tu cliente, proveedor o empleado quiere que lo eliminen de QuickBooks, hay un par de cuestiones que se deben considerar:

• Es posible que tengas motivos legales o comerciales para conservar parte o la totalidad de tus registros. Considera consultar a un experto a fin de determinar qué registros deben conservarse o qué debe eliminarse.
• Si aún crees que eliminar es la decisión correcta para tu negocio, tenemos instrucciones sobre cómo sobrescribir manualmente los datos en tu cuenta de QuickBooks.

Nota: El registro de auditoría de QuickBooks puede conservar cantidades ínfimas de información personal almacenada en archivos de registro y datos registrados. El registro de auditoría es no editable para el caso que se necesite para fines de auditoría.

Para QuickBooks Online

Clientes

1. Ve a Ventasy selecciona Clientes (Llévame allí)
2. Selecciona el cliente deseado.
3. Para cambiar la información del cliente, selecciona Editar en la parte superior.
4. Reemplaza su nombre por uno único (p. ej., ClienteEliminado1, ClienteEliminado2, etc.). No recomendamos combinar clientes anónimos. Eliminar o reemplazar su información personal (por ejemplo, teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) por lo que quieras.
5. Selecciona Guardar

Proveedores

1. Ve a Gastosy selecciona Proveedores (Llevame allí)
2. Selecciona el proveedor deseado.
3. Para cambiar su información, selecciona Editar en la parte superior.
4. Reemplaza el nombre por un nombre único (p. ej., Proveedor1 eliminado, Proveedor2 eliminado, etc.). No recomendamos combinar proveedores anónimos. Eliminar o reemplazar su información (por ejemplo, teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) por lo que quieras.
5. Selecciona Guardar

Empleados

1. Ir a Empleados y selecciona el empleado deseado.
2. Seleccionar Editar, en la columna Acción.
3. En la página Información del empleado, reemplace el nombre por un nombre único (por ejemplo, EmpleadoEliminado1, EmpleadoEliminado2, etc.) Eliminar o reemplazar su información (por ejemplo, teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) por lo que quieras.
4. Selecciona Guardar

Limitaciones

• Los talones de pago y los formularios de baja o de fin de año de este empleado se conservarán, y no se pueden eliminar ni hacer anónimos.
• Algunos datos históricos no estarán disponibles para hacerlos anónimos, por ejemplo, historial de ausencias, historial de pago correspondiente a años anteriores, información fiscal más antigua.
• Las presentaciones de información en tiempo real (RTI, por sus siglas en inglés) y los informes sobre pensiones continuarán incluyendo datos de estos empleados.

Como empleador, es posible que tengas la obligación de conservar estos registros, y que las limitaciones no sean un problema.

Ten en cuenta que, si existen transacciones antiguas para el cliente/proveedor/empleado, es posible que los detalles originales aún estén disponibles en Registro de auditoría.