Anonimiza los datos de clientes, proveedores o empleados en QuickBooks

De acuerdo con el RGPD, las personas tienen derecho a ser olvidadas. Si quieres eliminar a tu cliente, proveedor o empleado de QuickBooks, debes tener en cuenta algunos aspectos:

• Es posible que tengas motivos legales o comerciales para conservar todos o algunos de tus registros. Considera la posibilidad de consultar a un experto para determinar qué registros se deben conservar y cuáles se deben eliminar.
• Si sigues pensando que la eliminación es la decisión correcta para tu negocio, tenemos instrucciones sobre cómo sobrescribir manualmente los datos en tu cuenta de QuickBooks.

Nota: El registro de auditoría de QuickBooks puede conservar pequeñas cantidades de información personal almacenada en archivos de registro y datos de registro. El registro de auditoría no se puede editar en caso de que sea necesario para fines de auditoría.

Para QuickBooks Online

Clientes

1. Ve a Ventas y selecciona Clientes (guía).
2. Selecciona el cliente deseado.
3. Para cambiar la información del cliente, selecciona Editar en la parte superior.
4. Reemplaza el nombre por un nombre único (p. ej., ClienteEliminado1, ClienteEliminado2, etc.). No recomendamos combinar clientes anónimos. Elimina o reemplaza su información personal (p. ej., teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) con lo que desees.
5. Selecciona Guardar.

Proveedores

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Guía).
2. Selecciona el proveedor deseado.
3. Para cambiar su información, selecciona Editar en la parte superior.
4. Reemplaza el nombre por un nombre único (por ejemplo, ProveedorEliminado1, ProveedorEliminado2, etc.). No recomendamos fusionar proveedores anónimos. Elimina o reemplaza su información (p. ej., teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) por la información que desees.
5. Selecciona Guardar.

Empleados

1. Ir a Empleados y selecciona el empleado deseado.
2. Selecciona Editaren la columna Acción.
3. En la página Información del empleado, reemplaza el nombre por un nombre único (p. ej., EmpleadoEliminado1, EmpleadoEliminado2, etc.). Elimina o reemplaza su información (p. ej., teléfono, móvil, detalles de la dirección, etc.) por la información que desees.
4. Selecciona Guardar.

Limitaciones:

• Los recibos de nómina y los formularios de baja y fin de año se conservarán para este empleado y no se podrán eliminar ni anonimizar.
• Algunos datos históricos no estarán disponibles para anonimizarlos, como el historial de ausencias, el historial de pagos de años anteriores o la información fiscal más antigua.
• Los informes RTI presentados y de pensiones seguirán incluyendo datos de estos empleados.

Como empleador, es posible que tengas la obligación de conservar estos registros y es posible que las limitaciones no sean un problema.

Ten en cuenta que es posible que los detalles originales sigan estando disponibles en Registro de auditoría si hay transacciones antiguas para el cliente/proveedor/empleado.