Cómo cancelar deudas incobrables en QuickBooks Online

Liquida las facturas impagadas y equilibra las cuentas por cobrar cancelando las deudas incobrables. Este proceso te permite contabilizar los pagos incobrables como un gasto.

Información general

Las deudas incobrables se refieren a las cuentas por cobrar que es poco probable que puedas cobrar. Al cancelarla, se borra la factura pendiente de tus libros y se registra la pérdida.

Si tu empresa utiliza el método contable de devengo, en ocasiones puedes deducir las deudas incobrables. Te recomendamos que consultes a tu contable antes de cancelar cualquier deuda.

Paso 1: Revisar la antigüedad de las cuentas por cobrar

Revisa el informe de antigüedad para identificar las facturas que deben considerarse incobrables.

1. Ir a Informes y selecciona Informes estándar ( Guía ).
2. Busca y abre un informedetallado de antigüedad de cuentas por cobrar .
3. Revisa qué cuentas por cobrar pendientes deben cancelarse.

Paso 2: Crea una cuenta de gastos de deudas incobrables

Necesitas una cuenta de gastos específica para realizar el seguimiento de estos importes cancelados.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Contabilidad y, a continuación, selecciona Plan contable ( Guía ).
2. Selecciona Nueva cuenta para crear una nueva cuenta.
3. En el menú desplegableTipo de cuenta▼, seleccionaGastos.
4. En el menú desplegableTipo de detalle▼, seleccionaDeudas incobrables.
5. En el campo Nombre de la cuenta , introduce "Deudas incobrables".
6. Selecciona Guardar.

Paso 3: Crea una partida de deudas incobrables

Crea un artículo que no esté en el inventario para usarlo en las notas de abono. Esto conecta la cuenta de gastos de deudas incobrables con la transacción.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y cobra y, a continuación, selecciona Productos y servicios ( Guía ).
2. Selecciona el menú desplegable Nuevo producto/servicio ▼ y, a continuación, selecciona Artículo que no está en el inventario .
3. En el campo Nombre , introduce "Deudas incobrables".
4. Selecciona la casilla de verificación Se lo vendo a mis clientes .
5. En el menú desplegable Cuenta de ingresos ▼ , selecciona la cuenta de gastos de deudas incobrables que creaste en el paso 2.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: Crea una nota de abono para la deuda incobrable

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Seleccionar Nota de crédito.
3. Selecciona el cliente en el menú desplegable Cliente ▼.
4. En la sección Producto/servicio , selecciona Deudas incobrables.
5. En la columna Importe , introduce el importe que deseas cancelar.
6. En el cuadro Mensaje mostrado en el extracto , introduce "Deuda incobrable".
7. Introduce los detalles obligatorios, si los hay.
8. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 5: Aplicar la nota de abono a la factura

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. En Clientes, selecciona Recibir pago.
3. En el menú desplegable Cliente ▼, selecciona el cliente adecuado.
4. En la sección Transacciones pendientes , selecciona la factura.
5. En la sección Créditos , selecciona la nota de abono.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 6: Ejecuta un informe de deudas incobrables

Puedes ejecutar un Informe rápido de la cuenta para comprobar todas las cuentas por cobrar que has etiquetado como deudas incobrables. Para ello:

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Contabilidad y, a continuación, selecciona Plan contable ( Guía ).
2. En la columna Acción de la cuenta de deudas incobrables, selecciona Ejecutar informe.

Resultado : la cuenta por cobrar incobrable aparece en el informe de pérdidas y ganancias en la cuenta de gastos Deudas incobrables .

(Opcional) Añade una nota distintiva

Puedes distinguir una entidad con deudas incobrables de tus otros clientes añadiendo una nota a su nombre.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Clientes ( Guía ).
2. Selecciona el nombre del cliente.
3. Selecciona Editar.
4. En el campo Nombre para mostrar del cliente , introduce "Deuda incobrable" o "Sin crédito" después del nombre del cliente.
5. Selecciona Guardar.

Enlaces relacionados

• Ejecutar un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar
• Registrar pagos de facturas