Cancelar deudas incobrables en QuickBooks Online

Aprende a cancelar deudas incobrables en QuickBooks Online.

Una deuda incobrable significa que un cliente te debe dinero, pero no puedes cobrarlo. Tiene una deuda contigo, pero sabes que no te pagarán. Si tu empresa utiliza la contabilidad por el método de devengo, en ocasiones puedes deducir las deudas incobrables.

Cuando las facturas que envías en QuickBooks se vuelven incobrables, debes registrarlas como deudas incobrables y cancelarlas. Esto garantiza que tus cuentas por cobrar y tus ingresos netos estén actualizados. 

Paso 1: Comprobar la antigüedad de las cuentas por cobrar

Revisa otras facturas a clientes o cuentas por cobrar que deberían considerarse deudas incobrables mediante el informe detallado de antigüedad de cuentas por cobrar .

1. Ve a Informes (Llévame allí).
2. Busca y abre un informedetallado de antigüedad de cuentas por cobrar .
3. Comprueba qué cuentas por cobrar pendientes deben cancelarse.

Paso 2: Crea una cuenta de gastos de deudas incobrables

Si aún no lo has hecho, crea una cuenta de gastos de "deudas incobrables".

1. Ir aConfiguración y selecciona Plan contable (Guía).
2. Seleccionar Nuevo para crear una nueva cuenta.
3. En el menú desplegableTipo de cuenta▼, seleccionaGastos.
4. En el menú desplegableTipo de detalle▼, seleccionaDeudas incobrables.
5. En el campo Nombre de la cuenta , introduce Deudas incobrables.
6. Selecciona Guardar.

Paso 3: Crea una partida de deudas incobrables

Si aún no lo has hecho, crea un artículo que no esté en el inventario como marcador de posición para la deuda incobrable. Este no es un artículo real, es solo para cuadrar la contabilidad.

1. Ir aConfiguración y selecciona Productos y servicios (Llévame allí).
2. Seleccionar Nuevoy, a continuación, selecciona Artículoque no está en el inventario .
3. En el campo Nombre , introduce Deudas incobrables.
4. Selecciona la casilla de verificación Se lo vendo a mis clientes .
5. En el menú desplegable Cuenta de ingresos ▼ , selecciona Deudas incobrables.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 4: Crea una nota de abono para la deuda incobrable

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Seleccionar Nota de crédito.
3. Selecciona el cliente en el menú desplegable Cliente ▼.
4. En la sección Producto/servicio , selecciona Deudas incobrables.
5. En la columna Importe , introduce el importe que deseas cancelar.
6. En el cuadro Mensaje mostrado en el extracto , introduce Deudas incobrables.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 5: Aplicar la nota de abono a la factura

1. Seleccionar + Nuevo.
2. En Clientes, selecciona Recibir pago.
3. En el menú desplegable Cliente ▼, selecciona el cliente adecuado.
4. En la sección Transacciones pendientes , selecciona la factura.
5. En la sección Créditos , selecciona la nota de abono.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

   La cuenta por cobrar incobrable ahora aparece en el informe de pérdidas y ganancias en la cuenta de gastos Deudas incobrables.

Paso 6: Ejecuta un informe de deudas incobrables

Puedes ejecutar un Informe rápido de la cuenta para comprobar todas las cuentas por cobrar que has etiquetado como deudas incobrables. Para ello:

1. Ve a Configuración y selecciona Plan contable (Guía).
2. En la columna Acción de la cuenta de deudas incobrables, selecciona Ejecutar informe.

Nota: Puedes distinguir una entidad con deudas incobrables de tus otros clientes añadiendo una nota a su nombre:

1. Ve a Ventas y selecciona Clientes (Llévame allí).
2. Selecciona el nombre del cliente.
3. Selecciona Editar.
4. En el campo Nombre para mostrar del cliente , introduce Deuda incobrable o Sin crédito después del nombre del cliente.
5. Selecciona Guardar.