Envía recordatorios de facturas automática o manualmente en QuickBooks Online

Aprende a enviar recordatorios a los clientes de forma automática o manual cuando tus facturas estén vencidas o estén próximas a hacerlo.

Hay una manera sencilla de recordar a los clientes las fechas de vencimiento de las facturas. En QuickBooks Online, puedes configurar recordatorios automáticos que se envíen unos días antes o después de la fecha de vencimiento. No tienes que hacer el seguimiento de las fechas ni preocuparte por enviar demasiados recordatorios. Además, puedes personalizar el mensaje de correo electrónico para que coincida con tu negocio.

Si quieres enviar un recordatorio de factura a un cliente manualmente, también te mostraremos cómo hacerlo.

Nota : si tienesQuickBooks Online avanzado , puedes usar flujos de trabajo para crear recordatorios de facturas .

Configurar recordatorios automáticos de facturas

1. Ve a Configuración y seleccionaCuenta y configuración.
2. Selecciona la pestaña Ventas .
3. En la sección Recordatorios , selecciona la opción de edición icono✎ .
4. Activalos recordatorios automáticos de facturas.
5. Selecciona el menú desplegable ▼ para Recordatorio 1 y activa Recordatorio 1 .
6. En los campos desplegables ▼, selecciona días y Antes o Después para indicar a QuickBooks cuándo enviar el recordatorio.
   Nota : Puedes programar y enviar recordatorios por correo electrónico hasta 90 días antes o después de la fecha de vencimiento de la factura.
7. Puedes crear un segundo y un tercer recordatorio según sea necesario.

 Ahora que has activado los recordatorios, puedes editar tu mensaje de recordatorio. Puedes personalizar la plantilla de correo electrónico de cada recordatorio para que coincida con la configuración de fecha que selecciones.

1. En el campo Línea de asunto , edita la línea de asunto según sea necesario.
   Consejo : te recomendamos que mantengas "recordatorio" en el asunto.
2. Selecciona la casilla Usar saludo de correo electrónico para personalizar el saludo. Selecciona un saludo de los campos desplegables ▼.
3. En el campo Mensaje de correo electrónico , borra el texto del mensaje y crea el tuyo propio. O puedes usar el mensaje predeterminado.
   Consejo : puedes usar variables como el n.º de factura y el nombre de la empresa para resaltar la información importante de la factura en tus mensajes de recordatorio.
4. Selecciona Guardar y , a continuación, cierra la ventana.

QuickBooks revisa las fechas de vencimiento de las facturas. Si una factura coincide con la configuración de tu recordatorio y no se ha pagado,QuickBooks envía un recordatorio al cliente (solo para facturas que ya hayas enviado por correo electrónico).

Las plantillas de recordatorio que configuraste se utilizarán como plantilla estándar para todos los recordatorios de facturas. Los cambios que realices en las reglas de recordatorio se aplicarán a los recordatorios futuros.

Enviar recordatorios de facturas manualmente

En lugar de recordatorios automáticos, también puedes enviarlos manualmente.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Facturas ( Guía ).
2. Busca la factura para la que deseas enviar un recordatorio.
3. En la columna Acción ▼ desplegable, selecciona Enviar recordatorio .
4. Personaliza el mensaje, introduce los detalles obligatorios si es necesario y selecciona Enviar .

Desactiva los recordatorios automáticos de facturas

Puedes desactivar los recordatorios automáticos de facturas en Configuración, donde los configuraste anteriormente.

1. Ve a Configuración y seleccionaCuenta y configuración.
2. Selecciona la pestaña Ventas .
3. En la sección Recordatorios , selecciona el icono de edición✎ .
4. Desactiva los recordatorios automáticos de facturas .
5. Selecciona Guardar y cierra la ventana.

Cualquier personalización se mantendrá si decides volver a activar los recordatorios en el futuro.