QuickBooks HelpQuickBooksAyudaIntuit

Gestiona los saldos pendientes de clientes y proveedores en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 2 días hace

Obtén información sobre cómo introducir un saldo anterior para un cliente que te debe dinero o un proveedor al que tienes que pagar.

Si eres nuevo en QuickBooks Online, es posible que tengas clientes o proveedores con saldos pendientes. Te mostraremos la forma recomendada de gestionar esos saldos mientras creas los perfiles de clientes y proveedores.

Cuándo usar los saldos iniciales

Los saldos iniciales son importantes cuando conectas una tarjeta bancaria o de crédito a QuickBooks Online. Ayudan a garantizar que QuickBooks coteja exactamente tus registros bancarios desde la fecha en que empezaste a usar QuickBooks. Pero los nuevos clientes y proveedores son diferentes. Tienes la opción de introducir saldos iniciales al crear nuevos perfiles de clientes o proveedores, pero no es la opción recomendada. 

Cómo gestionar saldos de clientes y proveedores

Si tienes clientes y proveedores con un saldo pendiente anterior a la fecha en la que abriste tu cuenta de QuickBooks Online, se recomienda dejar el saldo inicial en blanco. En su lugar, agrega las facturas sin pagar de tu cliente o las facturas sin pagar de tu proveedor a QuickBooks. Esto te permite añadir detalles claros sobre lo que pagan tus clientes y lo que pagas tú a tus proveedores.

Para comenzar, selecciona si vas a agregar un cliente o un proveedor.

Para empezar, haz lo siguiente:

  1. Al agregar un nuevo cliente, deja el Saldo inicial en blanco.
  2. Selecciona Guardar.

A continuación, crea las facturas sin pagar para el cliente:

  1. Ir a Clientes y clientes potencialesy, a continuación, selecciona Clientes (Llévame allí).
  2. Selecciona el cliente.
  3. En el menú desplegable Nueva transacción ▼, selecciona Factura.
  4. A continuación, crea una nueva factura sin pagar para el cliente.
  5. Asegúrate de que la fecha de la factura sea la fecha real en la que proporcionaste los productos o servicios.
  6. Repítelo para cualquier otra factura sin pagar de este cliente.

Importante: Añade solo facturas sin pagar. No agregues ninguna transacción para este cliente que se haya pagado y cerrado antes de que comenzaras a usar QuickBooks.

Para empezar, haz lo siguiente:

  1. Al agregar un nuevo proveedor, deja el campo Saldo inicial en blanco.
  2. Selecciona Guardar.

A continuación, crea las facturas sin pagar que le debas al proveedor:

  1. Ir a Gastosy, a continuación, selecciona Proveedores (Llevame allí).
  2. Selecciona el proveedor.
  3. En el menú desplegable Nueva transacción ▼, selecciona Facturar.
  4. A continuación, crea una nueva factura sin pagar para el proveedor.
  5. Asegúrate de que la fecha de la factura sea la fecha real en la que la recibiste.
  6. Repítelo para cualquier otra factura de proveedores sin pagar de este proveedor.

Importante: Agrega solo facturas sin pagar. No agregues ninguna transacción para este proveedor que se haya pagado y cerrado antes de que comenzaras a usar QuickBooks.

¿Qué sucede si ya agregué un saldo inicial?

Si has introducido un saldo inicial en lugar de dejarlo en blanco, no te preocupes. Te mostraremos cómo afecta a tus libros contables y qué debes hacer a continuación.

Para comenzar, selecciona si el saldo es de un cliente o de un proveedor.

Cuando agregas el saldo inicial de un cliente, QuickBooks crea una factura genérica para el cliente. Las facturas a clientes afectan Cuentas por cobrar (CC) y Cuentas de ingresos.

  • Cuentas por cobrar (CC): significa que el cliente aún te debe dinero. La factura permanecerá en Cuentas por cobrar hasta que se pague.
  • Ingresos: la factura se asigna a una cuenta de ingresos no específica (como Ventas).

Dado que la factura es genérica, no está claro qué es lo que paga el cliente. Para evitar confusiones más adelante, puedes añadir detalles específicos a la factura o eliminarla.

  1. Ir a Gastosy, a continuación, selecciona Clientes (Llévame allí).
  2. Selecciona el cliente.
  3. Busca y selecciona la factura con saldo inicial .
  1. Ir a Clientes y clientes potencialesy, a continuación, selecciona Clientes (Llévame allí).
  2. Selecciona el cliente.
  3. Busca y selecciona la factura con saldo inicial .

A continuación, puedes añadir los productos o servicios específicos que hayas proporcionado:

  1. En la columna Producto/servicio , selecciona el menú desplegable ▼ y elige otro artículo o agrega una nueva línea, según sea necesario.
  2. Los productos o servicios que selecciones determinarán las cuentas de ingresos.
  3. Selecciona Guardar y cerrar.

También puedes anular o eliminar la factura y seguir los pasos anteriores para agregar las facturas específicas que el cliente aún no ha pagado.

Cuando agregas el saldo inicial de un proveedor, QuickBooks crea una factura de proveedores genérica para el proveedor. Las facturas de proveedores afectan Cuentas por pagar (CP) y Cuentas de gastos.

  • Cuentas por pagar (CP): esto significa que aún tienes que pagar al proveedor. La factura de proveedores permanecerá en Cuentas por pagar hasta que se pague.
  • Gasto: la factura de proveedores se asigna a una cuenta de gastos no específica (normalmente, Otros gastos diversos).

Dado que la factura de proveedores es genérica, no está claro qué es lo que estás pagando. Para evitar confusiones más adelante, puedes añadir detalles específicos a la factura de proveedores o eliminarla.

  1. Ir a Gastosy, a continuación, selecciona Proveedores (Llevame allí).
  2. Selecciona el proveedor.
  3. Selecciona la factura de saldo inicial .

A continuación, puedes añadir detalles de gastos más específicos:

  1. Cambia la cuenta de gastos en el elemento de línea detallado de la factura de proveedores o agrega una nueva línea según sea necesario.
  2. Selecciona Guardar y cerrar.

O bien, puedes eliminar la factura de proveedores y seguir los pasos anteriores para agregar las facturas de proveedores que deberás pagar.

El método para introducir saldos pendientes de clientes y proveedores depende de cuándo hayas empezado a usar QuickBooks Online. Por lo general, depende de si tenían saldos antes de la fecha de inicio de QuickBooks Online o después de esta.

Nota: Si deseas realizar un seguimiento de las ventas o las facturas individuales que componen los saldos iniciales de tus clientes y proveedores, introduce cada factura sin pagar y sin pagar en lugar de introducir un saldo total para cada cliente y proveedor.

Regístrate ahora para recibir ayuda personalizada

Vea artículos personalizados para su producto y únase a nuestra gran comunidad de usuarios de QuickBooks.