Añade y gestiona activos fijos en QuickBooks Online Advanced

Aprende a añadir, gestionar, desechar y eliminar Activos fijos (Llévame allí) en QuickBooks Online Advanced.

Los activos fijos son activos físicos que posee una empresa y que utiliza para generar ingresos. Los activos fijos tienen una "vida útil" de un año o más. Entre los ejemplos de activos fijos se incluyen edificios, maquinaria, vehículos y mobiliario. Los productos que vendes no son activos fijos.

QuickBooks Online Advanced automatiza la gestión y el seguimiento de los activos fijos, el cálculo de la depreciación contable y la generación de informes.

En este artículo, aprenderás a:

• Añadir un único activo fijo
• Añadir varios activos fijos
• Crear giros de activos fijos
• Ver el programa de depreciación y las transacciones registradas
• Depreciación acumulada de activos con depreciación anterior
• Opciones de enajenación y eliminación de activos fijos
• Ver informes de activos fijos

Añadir un único activo fijo

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Llévame allí).
2. Selecciona Agregar un activo.
3. Rellena los detalles de tu activo fijo:
   • Nombre del activo
   • Precio de compra
   • Vida útil
   • Método de depreciación
   • Fecha de inicio de la depreciación
   • Importe de la depreciación acumulada si agregas un activo fijo que ya comenzó a depreciarse. Puedes añadir manualmente el importe de la depreciación acumulada o marcar la casilla Usar depreciación generada automáticamente si quieres que QuickBooks calcule el importe acumulado por ti desde la fecha de inicio de la depreciación. En cualquier caso, asegúrate de que este importe coincida con las entradas manuales que ya hayas realizado para contabilizar la depreciación.
   • Cuenta de activos
   • Cuenta de gastos de depreciación
   • Cuenta de depreciación acumulada
4. Selecciona Guardar.

Añadir varios activos fijos

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Llévame allí).
2. Selecciona Añadir varios activos.
3. Selecciona cualquiera de los campos de la línea 1 para comenzar. Este es tu primer activo fijo.
4. Introduce los detalles del activo en los campos o cópialos de una hoja de cálculo existente:
   • Nombre del activo
   • Precio de compra
   • Fecha de compra
   • Vida útil
   • Método de depreciación
   • Fecha de inicio de la depreciación 
   • Importe de la depreciación acumulada si agregas un activo fijo que ya comenzó a depreciarse. La aplicación calcula el programa de depreciación en función de este importe.
   • Cuenta de activos
   • Cuenta de gastos de depreciación
   • Cuenta de depreciación acumulada
5. Repite el paso 4 para introducir tantos activos fijos como necesites en líneas separadas.
6. Cuando termines, selecciona Guardar. La aplicación importará tus activos a la página de activos fijos.

Nota: Mantén abierta la página de activos fijos mientras la aplicación carga todos tus activos.

Crea giros de activos fijos en la aplicación

Puedes crear manualmente un giro para un activo fijo. Tú o un contable podéis revisar el borrador y aprobarlo o descartarlo.

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Guía).
2. Crear un nuevo borrador de activo fijo
3. Selecciona Revisar para el borrador de activos.
4. Revisa los detalles del giro extraídos de la transacción de gastos. Cambia o introduce cualquier otro detalle, como el método de depreciación y los detalles de la cuenta. Selecciona Guardar cuando hayas terminado.
5. Inmediatamente, el activo comienza a depreciarse. La programación se muestra para mostrarte todo el ciclo de vida del activo. Selecciona cualquiera de las flechas para ampliar los detalles de cualquier período de depreciación. Selecciona Cerrar cuando hayas terminado.

Ver el programa de depreciación y las transacciones registradas

Crearemos automáticamente la programación de depreciación y las entradas de depreciación se contabilizarán automáticamente el primer día de cada mes. (Por ejemplo: las entradas de depreciación de abril se contabilizarán el 1 de mayo)

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Llévame allí).
2. Busca el activo cuyas transacciones y programación desees ver y selecciona Ver.
3. Ve a Programación y selecciona la flecha de cada año para ver la programación en detalle.
4. Selecciona el mes para ver las transacciones registradas. 

Depreciación acumulada de activos con depreciación anterior

QuickBooks utiliza la fecha de compra, la vida útil y el método de depreciación para calcular el importe de la depreciación acumulada. Usa la convención de mitad de mes para el año en que se adquiere un activo fijo y para el año en que se enajena el activo.

Por ejemplo:

• La depreciación comienza el primer día del mismo mes para los activos con una fecha de inicio de depreciación en la primera mitad del mes (del día 1 al 15).
• La depreciación comienza el primer día del mes siguiente para los activos con fecha de inicio de depreciación en la segunda quincena del mes (desde el día 16 hasta el final del mes).

Nota: Es importante verificar de forma cruzada este importe calculado con los registros existentes. Si hay alguna discrepancia, tendrás que crear un asiento de ajuste para asegurarte de que tus libros se alinean con la depreciación calculada.

Opciones de enajenar y eliminar activos fijos

Además de añadir y gestionar activos fijos, QuickBooks Online Advanced te permite enajenar y eliminar activos fijos que ya no se usan.

Opción de eliminación

Esta opción te permite registrar la venta de un activo fijo y calcular cualquier ganancia o pérdida en la venta del activo. Cuando enajenas un activo fijo, significa que el activo ya no se utiliza para generar ingresos y que se ha vendido o desechado.

Nota: Una vez que se haya enajenado un activo fijo, no podrás editarlo ni restaurarlo.

Para usar la opción de enajenación, haz lo siguiente:

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Llévame allí).
2. Busca el activo del que deseas enajenar y selecciona el menú desplegable Acción ▼.
3. Selecciona Eliminar.
4. Introduce la fecha de enajenación, el precio de venta y la comisión de venta. Selecciona Mostrar resumen.
5. Comprueba todos los cálculos, incluido el de beneficios/pérdidas, y confirma que quieres enajenar el activo.
6. Contabiliza manualmente los asientos contables necesarios para registrar la enajenación de tu activo, incluidos:
   • Compensación del activo y su depreciación acumulada del balance general
   • Registrar cualquier producto de la venta del activo
   • Registrar cualquier ganancia o pérdida en tu cuenta de resultados

Nota: La aplicación usa la convención de mitad de mes cuando se enajena un activo fijo (se registrará la depreciación del mes completo si el activo se enajena después del día 15 y no se registrará depreciación si se enajena antes del día 15). ).

Opción Eliminar

Ten en cuenta que la opción de eliminación es diferente de la opción de eliminación. Al eliminar un activo fijo, lo eliminas por completo de la lista de activos fijos, así como todas las transacciones relacionadas. Esto es útil si añades un activo por accidente.

Nota: Una vez que elimines un activo fijo, no podrás recuperarlo. Por lo tanto, te recomendamos que utilices la opción de eliminación con precaución y solo cuando sea necesario.

Para usar la opción de eliminación:

1. Ve a Contabilidad avanzaday selecciona Activos fijos (Llévame allí).
2. Busca el activo del que deseas enajenar y selecciona el menú desplegable Acción ▼.
3. Selecciona Eliminar.
4. Confirma que deseas eliminar permanentemente el activo y todas las transacciones relacionadas en la ventana emergente.

Ver informes de activos fijos

Tú u otro usuario, como un líder financiero, podéis revisar los informes de activos fijos para planificar mejor los gastos de capital en el futuro o para la declaración de impuestos.

1. Ve a Informes (Llévame allí).
2. En la barra de búsqueda, busca y abre el informe Lista de activos fijos o Detalles de depreciación de activos fijos .

Personaliza o filtra el informe según tus necesidades.