Añade y gestiona activos fijos en QuickBooks Online avanzado

Aprende a añadir, gestionar, desechar y eliminar Activos fijos (Guía) en el QuickBooks Online avanzado aplicación

Los activos fijos son activos físicos que posee una empresa y que utiliza para generar ingresos. Los activos fijos tienen una "vida útil" de un año o más. Entre los ejemplos de activos fijos se incluyen edificios, maquinaria, vehículos y mobiliario. Los productos que vendes no son activos fijos.

La aplicación automatiza la gestión y el seguimiento de los activos fijos, el cálculo de la depreciación contable y la generación de informes.

En este artículo, aprenderás a:

• Añadir un único activo fijo
• Añadir varios activos fijos
• Crea giros de activos fijos en la aplicación
• Ver el programa de depreciación y las transacciones registradas
• Depreciación acumulada de activos con depreciación anterior
• Opciones de enajenar y eliminar activos fijos
• Ver informes de activos fijos
• Aprende los cálculos del método de depreciación en QuickBooks

Añadir un único activo fijo

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona Agregar un activo.
3. Rellena los detalles de tu activo fijo:
   • Nombre del activo
   • Descripción (opcional)
   • Activo no depreciable, selecciona esta casilla si el activo no es depreciable.
     Nota: Algunos de los campos no serán aplicables si seleccionas esta opción.
   • Precio de compra
   • Fecha de compra
   • Fecha de inicio de la depreciación
   • Método de depreciación
   • Vida útil
   • Valor residual
   • Importe de la depreciación acumulada, si vas a agregar un activo fijo que ya comenzó a depreciarse. Puedes añadir manualmente el importe de la depreciación acumulada o seleccionar la casilla de verificación Usar depreciación generada automáticamente si quieres que la aplicación calcule el importe acumulado desde la fecha de inicio de la depreciación. En cualquier caso, asegúrate de que este importe coincida con las entradas manuales que ya hayas realizado para contabilizar la depreciación.
   • Cuenta de activos
   • Cuenta de depreciación acumulada
   • Cuenta de gastos de depreciación
4. Selecciona Guardar.

La aplicación crea automáticamente el programa de depreciación y las entradas de depreciación se contabilizan el primer día de cada mes. (Por ejemplo, los asientos de depreciación de abril se contabilizan el 1 de mayo).

Añadir varios activos fijos

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona Añadir varios activos.
   Nota: Si ya has añadido activos, encontrarás esta opción al seleccionar el junto a Agregar un activo.
3. Selecciona cualquiera de los campos de la línea 1 para comenzar. Este es tu primer activo fijo.
4. Introduce los detalles del activo en los campos o cópialos de una hoja de cálculo existente:
   • Activo no depreciable, selecciona esta casilla si el activo no es depreciable.
     Nota: Algunos de los campos no serán aplicables si seleccionas esta opción.
   • Nombre del activo
   • Descripción (opcional)
   • Precio de compra
   • Valor residual (opcional)
   • Fecha de compra
   • Fecha de inicio de la depreciación 
   • Método de depreciación
   • Vida útil
   • Importe de la depreciación acumulada, si vas a agregar un activo fijo que ya comenzó a depreciarse. La aplicación calcula el programa de depreciación en función de este importe.
   • Cuenta de activos
   • Cuenta de gastos de depreciación
   • Cuenta de depreciación acumulada
5. Repite el paso 3 para introducir tantos activos fijos como necesites en líneas separadas.
6. Cuando termines, selecciona Guardar. La aplicación importará tus activos a la página de activos fijos.

Nota: Mantén abierta la página Activos fijos mientras la aplicación carga todos tus activos.

Crea giros de activos fijos en la aplicación

Puedes crear manualmente un giro para un activo fijo. Tú o un contable podéis revisar el borrador y aprobarlo o descartarlo.

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona Agregar un activo.
3. Rellena los detalles del activo fijo y selecciona Guardar como borrador.
4. Selecciona Revisar para el borrador de activos.
5. Revisa los detalles del giro extraídos de la transacción de gastos. Cambia o introduce cualquier otro detalle, como el método de depreciación o los detalles de la cuenta.
6. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar.
7. Inmediatamente, el activo comienza a depreciarse.
   • Para ver la programación, selecciona Ver. La programación se muestra para mostrarte todo el ciclo de vida del activo.
   • Selecciona cualquiera de los Flechas para expandir los detalles de cualquier período de depreciación.
   • Selecciona X para cerrar la programación.

Ver el programa de depreciación y las transacciones registradas

Crearemos automáticamente la programación de depreciación y las entradas de depreciación se contabilizarán automáticamente el primer día de cada mes. (Por ejemplo, los asientos de depreciación de abril se contabilizarán el 1 de mayo).

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca el activo cuyas transacciones y programación desees ver y selecciona Ver.
3. Ve a Programar y selecciona el flecha de cada año para ver la programación en detalle.
4. A continuación, puedes ver las transacciones registradas por mes. 

Depreciación acumulada de activos con depreciación anterior

La aplicación usa la fecha de compra, la vida útily el método de depreciación para calcular el importe de la depreciación acumulada. Usa la convención de mitad de mes para el año en que se adquiere un activo fijo y para el año en que se enajena el activo.

Por ejemplo:

• La depreciación comienza el primer día del mismo mes para los activos conFecha de inicio de depreciaciónen la primera quincena del mes (del día 1 al 15).
• La depreciación comienza el primer día del mes siguiente para los activos conFecha de inicio de depreciaciónen la segunda quincena del mes (desde el día 16 hasta el final del mes).

Nota: Es importante verificar de forma cruzada este importe calculado con los registros existentes. Si hay alguna discrepancia, tendrás que crear un asiento de ajuste para asegurarte de que tus libros se alinean con la depreciación calculada.

Opciones de enajenar y eliminar activos fijos

Además de añadir y gestionar activos fijos, la aplicación te permite enajenar o eliminar activos fijos que ya no se usan.

Opción de eliminación

Esta opción te permite registrar la venta de un activo fijo y calcular cualquier ganancia o pérdida en la venta del activo. Cuando enajenas un activo fijo, significa que el activo ya no se utiliza para generar ingresos y que se ha vendido o desechado.

Nota: Una vez que se haya enajenado un activo fijo, no podrás editarlo ni restaurarlo.

Para usar la opción de eliminación:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca el activo del que deseas enajenar y selecciona el menú desplegable Acción ▼.
3. Selecciona Eliminar.
4. Introduce la Fecha de disposición, el Precio de ventay la Comisión de venta.
5. Selecciona Mostrar resumen.
6. Comprueba todos los cálculos, incluido el de beneficios/pérdidas , y confirma que quieres enajenar el activo.
7. Contabiliza manualmente los asientos contables necesarios para registrar la enajenación de tu activo, incluidos:
   • Compensación del activo y su depreciación acumulada del balance general.
   • Registrar los ingresos de la venta del activo.
   • Registrar cualquier ganancia o pérdida en tu cuenta de resultados.
8. Selecciona Eliminar.

Nota: La aplicación usa la convención de mitad de mes cuando se enajena un activo fijo (se registrará la depreciación del mes completo si el activo se enajena después del día 15 y no se registrará depreciación si se enajena antes del día 15). ).

Opción Eliminar

Ten en cuenta que la opción de eliminación es diferente de la opción de eliminación. Al eliminar un activo fijo, lo eliminas por completo de la lista de activos fijos, así como todas las transacciones relacionadas. Esto es útil si añades un activo por accidente.

Nota: Una vez que elimines un activo fijo, no podrás recuperarlo. Por lo tanto, te recomendamos que utilices la opción de eliminación con precaución y solo cuando sea necesario.

Para usar la opción de eliminación:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca el activo del que deseas enajenar y selecciona el menú desplegable Acción ▼.
3. Selecciona Eliminar.
4. Selecciona Eliminar activo para confirmar que deseas eliminar permanentemente el activo y todas las transacciones relacionadas en la ventana emergente.

Ver informes de activos fijos

Tú u otro usuario, como un líder financiero, podéis revisar los informes de activos fijos para planificar mejor los gastos de capital en el futuro o para la declaración de impuestos.

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. En la barra de búsqueda, busca y abre el informe Lista de activos fijos o Detalles de depreciación de activos fijos .
3. Personaliza o filtra el informe según tus necesidades.

Aprende los cálculos del método de depreciación en QuickBooks

Descubre cómo los activos fijos calculan la depreciación con varios métodos.

La función de activos fijos de QuickBooks ayuda a simplificar el proceso de seguimiento y gestión de activos fijos, incluidos los cálculos de depreciación. QuickBooks Online avanzado puede calcular y realizar un seguimiento automático de la depreciación en función del método elegido y otra información relevante.

Nota: Calcular la depreciación de activos es complicado. Tu contable conoce los mejores métodos. Te recomendamos que trabajes con ellos para revisar periódicamente cómo realizas el seguimiento de la depreciación.

Estos son los 3 métodos de cálculo de la depreciación para QuickBooks Activos fijos.

Línea recta

El método lineal deprecia los activos de manera uniforme a lo largo de su vida útil, ya que proporciona una forma predecible de calcular la depreciación. Es adecuado para activos que se desgastan de manera uniforme con el tiempo, como mobiliario de oficina, edificios, ordenadores, vehículos y maquinaria.

Fórmula: El gasto de depreciación anual se calcula de la siguiente manera: (Coste – Valor de rescate) / Vida útil. Por ejemplo, si una máquina cuesta $10 000, no tiene valor de rescate y tiene una vida útil prevista de 5 años, la depreciación anual sería de ($10 000 - $0) / 5 = $2000. Divide este importe final entre 12 para obtener el cargo mensual que se usará en el programa de depreciación del activo fijo.

Saldo decreciente - 200 %

Este método acelera la depreciación, de modo que se reconoce un importe mayor de depreciación en los primeros años de la vida útil de un activo, y la tasa disminuye con el tiempo. Básicamente, es el doble de la tasa de interés lineal.

Fórmula: El gasto de depreciación periódica se calcula de la siguiente manera: Valor contable inicial ➗ Vida útil x 2. El valor contable inicial se puede calcular como (coste del activo - depreciación acumulada). Por ejemplo, un $Un camión de reparto de 30 000 con una vida útil de 10 años (tasa de interés lineal del 10 %) tendría una tasa de depreciación del 20 % con este método. La depreciación del primer año sería $6000 ($30 000 × 20 %).

Saldo decreciente: 150 %

Este método acelera la depreciación en un 150 %. Esto significa que se produce una mayor depreciación en los primeros años de la vida útil de un activo y que la tasa se reduce con el tiempo.

Fórmula: El gasto de depreciación periódica se calcula de la siguiente manera: Valor contable inicial ➗ Vida útil x 1,5. El valor contable inicial se puede calcular como (coste del activo - depreciación acumulada). Por ejemplo, un $30 000 máquinas con una vida útil de 10 años (tasa lineal del 10 %) tendrían una tasa del 15 % con este método acelerado. La depreciación del primer año sería de $4500 ($30 000 × 15 %).

Más información sobre los cálculos de depreciación

Valor residual

El tipo de método de depreciación utilizado afecta al valor residual.

Para el método lineal, el valor de rescate se usa directamente en el cálculo. El valor de rescate se resta del coste del activo para determinar el importe total depreciable. A continuación, el importe se reparte uniformemente a lo largo de la vida útil del activo. 

En el caso de los métodos de depreciación acelerada con saldo decreciente (200 %) y saldo decreciente (150 %) , el valor de rescate no se usa directamente en el cálculo inicial. En su lugar, se utiliza como suelo para el valor contable del activo. La depreciación se detiene cuando el valor contable del activo alcanza su valor de recuperación. 

Pasar de la depreciación acelerada a la amortización lineal

Al añadir un porcentaje a un saldo que va a disminuir, es posible que el valor contable no sea el mismo que el valor de recuperación al final de su vida útil. Esto es así para los métodos acelerados de depreciación: saldo decreciente - 200 % y saldo decreciente - 150 %. 

En los últimos años, a menudo se cambia al método lineal (o se realiza un ajuste simple) para garantizar que el activo se deprecia hasta su valor de rescate.

¿Cuándo reducimos el valor contable neto con la depreciación acelerada?

El valor contable se reduce anualmente en función de la fecha de inicio de la depreciación que hayas elegido.

Cómo se calcula la depreciación generada automáticamente

El cálculo de depreciación generado automáticamente se basa en los métodos de depreciación. Debe ser el mismo que se habría calculado si el activo se hubiera introducido en QuickBooks a partir de la fecha de inicio de la depreciación. Esto significa que para el método de reducción del saldo, un cálculo de depreciación anterior, que era para 18 meses, habrá incorporado la reducción del valor neto contable para que se produzca 12 meses después de la fecha de inicio de la depreciación que seleccionaste. Este importe de depreciación anterior no se contabiliza automáticamente en los libros, por lo que si necesitas contabilizarlo, puedes hacerlo mediante un asiento en el diario.

Introducir manualmente el cálculo de depreciación anterior

Puedes introducir manualmente el importe de la depreciación anterior en lugar de utilizar el cálculo generado automáticamente. El cálculo de la depreciación, incluida la reducción del saldo, siempre se basará en lo que QuickBooks habría calculado si el activo se hubiera introducido en QuickBooks Online desde el principio.