Preguntas frecuentes sobre la importación de datos a QuickBooks Online

Puedes usar un archivo CSV (valores separados por comas), hojas de cálculo de Google o un archivo XLS/XLSX para importar información a QuickBooks Online. 

Estos son algunos detalles sobre los diferentes formatos:

• Archivo CSV: un formato de archivo común utilizado para archivos de texto que contienen datos tabulares. En los archivos CSV, cada campo de texto está separado por una coma, punto y coma u otro carácter especial.
• Archivo XLS/XLSX: XLS es el formato de archivo de Microsoft Excel 1997-2003. Microsoft Excel 2007 y versiones posteriores utilizan el formato de archivo XLSX.
• Hojas de cálculo de Google: una hoja de cálculo basada en la nube creada en Google Drive.

Puedes importar contenido de varias fuentes. Por ejemplo, si tienes una lista de contactos en Excel (XLS/XLSX) y algunos en Outlook (CSV), puedes seguir el proceso de importación para cada fuente.

Ahora puedes importar asientos contables mediante archivos CSV de Excel. Ve a crear un nuevo asiento contable y selecciona Importar.

Antes de importar tus asientos contables, asegúrate de que el archivo incluya la siguiente información:

• N.º de diario
• Fecha del diario
• Código de diario
• Nombre de la cuenta
• Diario
• Débitos
• Créditos
• Seleccionar formato de fecha

Si tu hoja de cálculo tiene nuevas cuentas, asegúrate de agregarlas al plan contable antes de importar.

QuickBooks Online utiliza la primera fila de la hoja de cálculo para asignaciones y no importa el contenido. Si necesitas la información de la primera fila el archivo, añade una fila de encabezado a la hoja de cálculo o duplica la primera línea antes de importar el archivo.

No se puede importar un contacto que ya existe en QuickBooks Online. Comprueba la lista de contactos actual y cambia el nombre de los nombres duplicados antes de importar el archivo.

Solo se pueden importar las hojas de cálculo con menos de 1000 filas. Te recomendados que dividas la hoja de cálculo en archivos más pequeños y los importes por separado.

QuickBooks Online solo puede importar campos específicos para cada tipo de datos. Para obtener más información sobre los campos que se pueden importar, descarga los archivos de ejemplo disponibles en tu producto de QuickBooks.

No, QuickBooks Online no realiza ningún cambio en tu hoja de cálculo.

No, actualmente no hay ninguna opción para deshacer o eliminar los contactos importados por lote.

• Si tu versión de QuickBooks Online admite la multidivisa, tu divisa local se asigna a todos los clientes y proveedores de forma predeterminada. Si es necesario cambiar la divisa del cliente o del proveedor, selecciona la columna Divisa y elige la divisa que deseas asociar al contacto en la pantalla Revisar al importar la lista.

Si has importado tus productos y servicios incorrectamente, no te preocupes, puedes sobrescribir todos los valores de cada producto o servicio que importes con el mismo nombre. Solo tienes que importar el mismo archivo de nuevo y seleccionar Sobrescribir todos los valores en la parte inferior de la página.

Nota: Después de seleccionar Importar, la sobrescritura no se puede deshacer.

Antes de convertirlo a QuickBooks Online, debes realizar algunas tareas para asegurarte de que el archivo heredado esté lo más limpio posible.

Nota: Si vas a convertir tu archivo de QuickBooks Desktop a QuickBooks Online, es mejor completar estos pasos en QuickBooks Desktop antes de iniciar el proceso de conversión.

• Presupuestos: cerrar o finalizar.
• Órdenes de compra: cerrar o finalizar.
• Actividad sin facturar: eliminar o finalizar.
• Elimina las cuentas que nunca se usaron en el plan de cuentas. Es posible que ahora tengan el estado inactivo, pero también deben eliminarse.
• Ejecuta un informe de nóminas para las fechas de cumplimiento actual (mes hasta la fecha) si realizas la conversión a mitad del período del informe.
• Imprime los detalles completos de la información del empleado y los saldos de vacaciones actuales.
• Imprime los saldos del año hasta la fecha (YTD) para los salarios brutos, los salarios de reparto y la jubilación por empleado.
• Los informes de archivo se ejecutan según el criterio de devengo, todas las fechas:
  • Balance de sumas y saldos
  • Balance
  • Informe de pérdidas y ganancias
  • Antigüedad de cuentas por cobrar (y detalles)
  • Antigüedad de las cuentas por pagar (y detalles)
  • Libro mayor (opcional pero recomendado)

No puedes combinar varias empresas de QuickBooks Online en una sola. Sin embargo, puedes considerar usar Qvinci Consolidations, que es nuestra aplicación de terceros autorizada. Qvinci puede sincronizar datos de archivos de QuickBooks en muchas ubicaciones, lo que te permite consolidar y comparar empresas fácilmente.