Importa tus facturas de proveedores en QuickBooks Online

Aprende a importar facturas de proveedores en lotes a QuickBooks Online.

¿Necesitas importar rápidamente un lote de facturas de proveedores en QuickBooks Online? Si eres usuario de QuickBooks Online Essentials o Plus, puedes hacerlo fácilmente.

¿Qué puedo importar en QuickBooks Online?

• Las facturas de proveedores se pueden importar con varios elementos de línea o como un valor total para cada factura de proveedores.
• Se admite la multidivisa.
• Tu impuesto los códigos están asignados, por lo que no es necesario que los cambies a QuickBooks Online impuesto formatos de código antes de importar.

Nota: Recomendamos no importar más de 100 facturas a la vez.

Paso 1: prepara el archivo CSV

Antes de importar tus datos, debes preparar el archivo CSV (o Excel) con precisión.

Las siguientes columnas son obligatorias:

• N.º de factura de proveedores
• Proveedor
• Fecha de facturación
• Fecha de vencimiento
• Cuenta
• Importe de línea
• Código de impuestos de línea

Podrás asignar cada uno de los encabezados de columna a campos de facturas de proveedores de QuickBooks durante el proceso de importación. También hay un ejemplo de un archivo de datos disponible para que lo descargues.

Nota: Si tu archivo CSV contiene nuevos proveedores y cuentas, debes importar o agregar nuevos proveedores, cuentas o clientes antes de cargar el archivo CSV.

Paso 2: Carga el archivo CSV

1. Ve a Configuración ⚙️ y selecciona Importar datos.
2. Selecciona Facturas de proveedores.
3. También hay disponible un ejemplo de un archivo de datos.
4. Una vez que hayas completado todos los campos obligatorios, selecciona Examinary, a continuación, selecciona el archivo .csv.
5. Selecciona Abrir.
   Nota: Debes rellenar el campo Línea de cuenta aunque solo importes totales de facturas de proveedores.
6. Si deseas crear proveedores automáticamente, selecciona la casilla de verificación junto a Agregar nuevos proveedores que aún no existan en QuickBooks.
7. Selecciona Siguiente.

Paso 3: Asigna los encabezados de las columnas

Nota: Los campos obligatorios están marcados con *.

1. Selecciona el formato de fecha que has utilizado, por ejemplo, D/M/AAAA.
2. Selecciona tu impuesto opción (si procede);Exclusivo oinclusivo (opción no disponible si impuesto no está configurado en QuickBooks Online).
3. Asigna todos los campos obligatorios y, a continuación, selecciona Siguiente.
4. En la última página de asignación, asigna tu impuesto códigos a los de QuickBooks Online y, a continuación, selecciona Siguiente. Los problemas de asignación se resaltarán para que puedas volver atrás y resolverlos. 

Paso 4: Inicia la importación y revisa los resultados

1. Verás un resumen de la importación.
2. Para comenzar el proceso de importación, selecciona Iniciar importación.
3. Una vez completado, se mostrará un resumen de la importación.
4. Selecciona Aceptar para finalizar.

Activar números de transacción personalizados

Para conservar la numeración de las facturas de proveedores en el archivo CSV, asegúrate de que la opción Números de transacciones personalizados esté activada. Para activarlo:

1. Ve a Configuración ⚙️ y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Ventas.
3. En la sección Contenido del formulario de ventas , selecciona el icono de edición ✎y activa Números de transacción personalizados.
4. Selecciona Guardary, a continuación, Listo.

Capacidades y limitaciones

¿Qué necesito saber?

• Debes tener en cuenta los siguientes métodos de importación si tienes un gran volumen de nuevos proveedores: Importa contactos de clientes o proveedores desde Outlook, Excel o Gmail.
• No se admiten descuentos ni notas de abono.
• El importe total de la factura de proveedores debe ser 0 o superior a 0.
• Cuando se importan nuevos proveedores, si no se especifica ninguna divisa, QuickBooks Online asume la divisa local.
• Las facturas de proveedores requieren al menos un artículo de línea.
• Las cuentas de línea [artículo] deben estar presentes en QuickBooks Online antes de importarlas.
• Cuando las facturas de proveedores tengan varios elementos de línea, asegúrate de que cada entrada de línea especifique el número de factura de proveedores, el proveedor y la fecha de la factura de proveedores, tal como se muestra en el archivo .csv de ejemplo.
• La sección Detalles del artículo no se ha importado, por lo que no es posible importar la sección Producto/servicio. Por este motivo, no es posible importar artículos que aumentarían automáticamente el inventario.
• Asegúrate de habilitar impuesto en QuickBooks Online para importar transacciones con impuesto importes.
• Si impuesto no es aplicable/no está activado en QuickBooks Online, entonces impuesto códigos y impuesto Los importes no son obligatorios. Además, el archivo de ejemplo no contendrá impuesto columnas.
• Si impuesto es aplicable/activado en QuickBooks Online, luego impuesto será necesario codificar, y el archivo de ejemplo contendrá impuesto columnas.
• QuickBooks calculará impuesto en función de impuesto código si no impuesto se ha especificado el importe.
• Cuando un impuesto Si se especifica un importe, el importe anulará cualquier cálculo que QuickBooks Online realice normalmente. Esto permite cualquier diferencia de redondeo entre QuickBooks Online y las aplicaciones de terceros.