Importe sus facturas de proveedores en QuickBooks Online

Aprende cómo importar facturas de proveedores en lotes a QuickBooks Online.

¿Necesitas importar rápidamente un lote de facturas de proveedores a QuickBooks Online? Si eres usuario de QuickBooks Online Essentials o Plus, puedes hacerlo fácilmente.

¿Qué puedo importar a QuickBooks Online?​

• Las facturas de proveedores se pueden importar con varios artículos de línea o como un valor total para cada factura de proveedores.
• Se admite la multidivisa.
• Su impuesto códigos están asignados, por lo que no es necesario que los cambie a QuickBooks Online impuesto formatos de código antes de importar.

Nota: recomendamos no importar más de 100 facturas de proveedores a la vez.

Paso 1: Prepara el archivo CSV

Antes de importar los datos, debe preparar el archivo CSV (o Excel) con precisión.

Las siguientes columnas son obligatorias:

• N.º de factura
• Proveedor
• Fecha de factura
• Fecha de vencimiento
• Cuenta
• Importe de línea
• Código de línea de impuestos

Podrás asignar cada uno de los encabezados de columna a campos de facturas de proveedores de QuickBooks durante el flujo de importación. También hay un ejemplo de un archivo de datos disponible para que lo descargue.

Nota: si el archivo CSV contiene nuevos proveedores y cuentas, debes importar o agregar nuevos proveedores, cuentas o clientes antes de cargar el archivo CSV.

Paso 2: Carga el archivo CSV

1. Ir a Configuración ⚙️ y selecciona Importar datos.
2. Seleccionar Facturas de proveedores.
3. También hay disponible un ejemplo de un archivo de datos.
4. Una vez que haya completado todos los campos obligatorios, seleccione Examinar y, luego, selecciona el archivo .csv.
5. Seleccionar Abierto.
   Nota: debe cumplimentar el campo Línea de cuenta aunque solo vaya a importar totales de facturas de proveedores.
6. Si deseas crear proveedores automáticamente, selecciona la casilla de verificación junto a Agrega nuevos proveedores que aún no existen en QuickBooks.
7. Selecciona Siguiente

Paso 3: Asigna los encabezados de columna

Nota: los campos obligatorios están marcados con *.

1. Seleccione el formato de fecha que ha usado, por ejemplo, D/M/AAAA.
2. Selecciona tu impuesto opción (si corresponde) ;Exclusivo o Inclusivo (opción no disponible si impuesto no está configurado en QuickBooks Online).
   

   
3. Asigne todos los campos obligatorios y, a continuación, seleccione Siguiente.
4. En la última página de asignación, asigne su impuesto códigos a los de QuickBooks Online y, a continuación, seleccione Siguiente.Los problemas de asignación se resaltarán para que puedas regresar y resolverlos.

Paso 4: Comienza la importación y revisa los resultados

1. Verás un resumen de la importación.
2. Para comenzar el proceso de importación, selecciona Comenzar importación.
3. Una vez completado, se mostrará un resumen de la importación.
4. Seleccionar Aceptar para finalizar.

Activar números de transacciones personalizados

Para conservar la numeración de las facturas de proveedores en el archivo CSV, asegúrate de que la opción Números de transacciones personalizados esté activada. Para activarlo:

1. Ir a Configuración ⚙️ y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Ventas
3. En el Contenido del formulario de ventas sección, selecciona el ícono de edición ✎ y activa Números de transacciones personalizados.
4. Selecciona Guardary, luego, Listo

Capacidades y limitaciones

¿Qué debo saber?

• Si tienes un gran volumen de nuevos proveedores, deberías tener en cuenta los siguientes métodos de importación :Importar contactos de clientes o proveedores desde Outlook, Excel o Gmail.
• No se admiten los descuentos ni las notas de abono.
• El importe total de la factura de proveedores debe ser 0 o superior a 0.
• Cuando se importan nuevos proveedores, si no se especifica ninguna divisa, QuickBooks Online asume la divisa local.
• Las facturas de proveedores requieren al menos un artículo de línea.
• Las cuentas de línea [artículo] deberán estar presentes en QuickBooks Online antes de la importación.
• Cuando las facturas de proveedores tengan varios artículos de línea, asegúrate de que cada entrada de línea especifique el número de factura de proveedores, el proveedor y la fecha de factura de proveedores, tal como se muestra en el archivo .csv de ejemplo.
• La sección de detalles del artículo no se importa, por lo que no es posible importar la sección de producto/servicio. Por este motivo, no es posible importar artículos que aumentarían automáticamente el inventario.
• Asegúrate de habilitar impuesto en QuickBooks Online para importar transacciones con impuesto importes.
• Si impuesto no es aplicable/no está activado en QuickBooks Online, entonces impuesto códigos y impuesto importes no son obligatorios, además el archivo de ejemplo no contendrá impuesto columnas.
• Si impuesto es aplicable/activado en QuickBooks Online, luego impuesto se requerirá codificación; además, el archivo de ejemplo contendrá impuesto columnas.
• QuickBooks calculará impuesto en función de la impuesto código si no impuesto Se especifica el importe.
• Cuando un impuesto Si se especifica un importe, el importe anulará cualquier cálculo que QuickBooks Online realice normalmente. Esto permite cualquier diferencia de redondeo entre QuickBooks Online y aplicaciones de terceros.