Solicitar más información sobre una transacción

En ocasiones, necesitas más información sobre el motivo de una transacción. Ahora puedes solicitar detalles y archivos directamente desde cualquier transacción. Ahorra tiempo al obtener la información que necesitas de tu equipo, todo en QuickBooks.

Información general

Las solicitudes de más información son una característica de QuickBooks Online Essentials, QuickBooks Online Plusy QuickBooks Online avanzado. Permite la comunicación en QuickBooks entre un contable y los clientes. Ayuda a tu equipo de contabilidad a recopilar rápidamente recibos y otra información necesaria sobre transacciones específicas.

Esta función también incluye un asistente de IA (el IA de contabilidad), lo que ayuda a garantizar que se ha añadido toda la información solicitada. Puede identificar si se ha añadido un recibo incorrecto o si se necesita más información para llevar la contabilidad con precisión. Si es necesario, te hará preguntas de seguimiento en un par de segundos.

Puedes ocultar esta función en el Configuración en la parte superior de la lista de transacciones bancarias. Alternar el interruptor para Habilitar solicitudes según sea necesario.

Iniciar una solicitud para obtener más información

Paso 1: selecciona las transacciones que deseas

• Para varias transacciones: selecciona las casillas de cualquier número de transacciones para las que tengas las mismas preguntas. A continuación, selecciona Solicitar más información en el banner que aparece en pantalla.
• Para una sola transacción: selecciona el ícono + en la sección Solicitudes. columna. Tiene un ícono en el encabezado que parece un ícono de chat. La sugerencia de IA El icono aparece en la columna Solicitudes cuando QuickBooks recomienda recopilar más información para clasificar una transacción correctamente.

Agrega miembros del equipo

Si aún no lo has hecho, agrega a los miembros de tu equipo. Así es como se hace.

Nota: También puedes agregar miembros del equipo durante el flujo de Transacciones bancarias + ícono.

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Contabilidad.
3. Selecciona Editar en la sección Solicitudes de más información .
4. Activa la opción Requerir inicio de sesión para responder solicitudes .
5. Selecciona los miembros del equipo en el menú desplegable Habilitar miembros del equipo ▼.
6. Para agregar más miembros, selecciona Agregar miembros del equipo.
7. Rellena los detalles necesarios y selecciona Añadir miembro del equipo.
8. Selecciona Guardar y, a continuación, Listo.

Asigna preguntas a empleados específicos

Organiza tus solicitudes de forma segura y envíalas a empleados o clientes específicos.

1. En Transacciones bancarias, selecciona una transacción.
2. De las solicitudes columna, selecciona el ícono + . 
3. Selecciona los miembros del equipo a los que notificar. 
4. En el campo en blanco, escribe la pregunta para los miembros del equipo. (p. ej., "¿Puedes decirme el propósito de esta comida y añadir un recibo?").
   • Esto es opcional, pero puedes seleccionar un tipo de respuesta:
     • Solicitar más información
     • Solicitar recibo
5. Selecciona Agregar solicitud a la lista.

Los miembros de tu equipo recibirán un correo electrónico y se les pedirá que proporcionen información adicional a través de Intuit Assist.

Paso 2: Rellena la solicitud

Cuando inicies una nueva solicitud, aparecerá una ventana para que añadas el tipo de información que buscas.

1. Selecciona una de las solicitudes predeterminadas o agrega tu propia pregunta.
2. Selecciona Agregar solicitud a la lista para agregar la transacción a la lista de solicitudes. O selecciona Agregar y registrar para registrar la transacción y agregar tu solicitud a la lista.

Paso 3: Envía la solicitud

Las solicitudes se añaden a tu lista de solicitudes antes de enviarse a nadie. De este modo, el destinatario solo tendrá que responderlas desde un único enlace en lugar de desde varios a la vez. Para enviar solicitudes pendientes:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona Solicitudes. Se abrirá la lista de solicitudes.
3. En la pestaña Nuevo , selecciona las casillas de cualquiera que estés listo para enviar.
4. Selecciona Enviar solicitudes.
5. En el campo Para , introduce varias direcciones de correo electrónico separadas por una coma y un espacio.
6. Selecciona Enviar y siguiente.
7. Esto crea y copia un vínculo por ti. Pega este vínculo en un mensaje de texto o correo electrónico a la persona a la que quieras que responda a tu solicitud de más información. Si es necesario, puedes enviar este vínculo a más de un destinatario.

Responder a una solicitud de más información

La respuesta a una solicitud de más información está diseñada para ser rápida y eficiente. Si recibes una solicitud de más información, haz lo siguiente.

1. Selecciona el enlace que has recibido. Se abrirá una ventana del navegador en la que podrás ver cada transacción y la solicitud de más información que tu contable, contable o miembro del equipo tenía al respecto.
2. Responde a la pregunta o carga los documentos solicitados. Es posible que debas enviarte el enlace a ti mismo para poder cargar los recibos que hayas almacenado en otro dispositivo.
3. Un asistente de IA te ayuda a comprobar que toda la información que añades esté completa. Puede identificar si cargaste accidentalmente un recibo incorrecto o si se necesita más información para llevar la contabilidad con precisión. Si es necesario, te hará preguntas de seguimiento en un par de segundos.
4. Aparece una marca de verificación verde cuando todo parece estar completo y puedes continuar con cualquier otra solicitud de la lista.

Completar una solicitud respondida

Sabrás si tu cliente o equipo ha respondido a una solicitud a través de algunos tipos de notificaciones:

Edita la transacción según sea necesario. Si tienes una pregunta de seguimiento, puedes seleccionar el ícono en la columna Solicitudes para esa transacción y continuar la conversación. Se volverá a abrir la conversación y se moverá a la pestaña Solicitudes en curso. El destinatario puede usar el mismo vínculo para responder o puedes volver a generar un vínculo para volver a enviarlo.

Clasificar y revisar transacciones

Una vez que hayas recibido la respuesta del miembro de tu equipo, podrás revisar y clasificar la transacción. 

1. En Transacciones bancarias, selecciona la transacción marcada con Actualizado a partir de una solicitud para obtener más información.
2. Selecciona el panel Sugerencias y revisa las sugerencias generadas por IA a partir de las respuestas recibidas de los miembros de tu equipo. 
3. Rellena la información necesaria:
   • Tipo de transacción
   • Categoría
   • Producto/servicios
   • Clase
   • Ubicación
4. Revisa el archivo adjunto en la sección Archivo.
5. Una vez hecho esto, selecciona Registrar para clasificar la transacción.