Registrar un cheque de cliente devuelto o sin fondos mediante un asiento de diario

Si el cheque de un cliente es rechazado, hay dos formas de gestionar la contabilidad. Usarás los asientos contables para crear un registro, cuadrar tus cuentas, contabilizar las comisiones bancarias y volver a facturar a tu cliente. O, si lo prefieres, puedes registrar un cheque sin fondos mediante un gasto.

Aprende a usar un asiento del diario para registrar un cheque sin fondos de un cliente QuickBooks OnlineO sigue estos pasos si necesitas registrar uno de tus propios cheques sin fondos.

Nota: Estos pasos son complicados. El método de gastos es más sencillo, pero puedes usar un asiento del diario si lo prefieres. Si no estás seguro, ponte en contacto con tu contable. Esto puede ser complicado y ellos saben cómo manejar los siguientes pasos. ¿No tienes un contable? Podemos ayudarte a encontrar uno.

Esto es lo que necesitas

• El importe del cheque del cliente que se ha deducido de tu saldo bancario.
• La comisión que te cobró tu banco para que puedas cobrar a tu cliente (tú decides).

Nota: La pantalla de tu factura tendrá un aspecto diferente en función de si tienes experiencia con facturas antiguas o nuevas. Los pasos mencionados en el Paso 5 y el Paso 7 son para el diseño anterior. Si estás en el nuevo diseño, podrás volver al antiguo seleccionando Diseño antiguo.

Paso 1: Crea una partida para las comisiones por cheques sin fondos de tu banco

Crea un artículo de servicio para cheques y tasas sin fondos. Esto te permite agregarlos a una factura que puedes enviar más tarde a tu cliente.

Crea dos artículos: uno para la comisión del banco y otro para lo que quieras cobrar al cliente por las comisiones de cheques devueltos:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Productos y servicios.
2. Selecciona Nuevo y, a continuación,Servicio.
   Nota: SeleccionaCrear artículossi los creas por primera vez.
3. Asigne al artículo el nombre "Tasas de cheques sin fondos".
4. Selecciona la cuenta que usas para realizar el seguimiento de las comisiones por cheques sin fondos en la lista desplegable Cuenta de ingresos ▼.
   Nota: También puedes usar una cuenta de gastos que uses para realizar el seguimiento de las comisiones de cheques sin fondos.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Paso 2: registrar el cheque sin fondos en un asiento del diario

Vamos a registrar el cheque sin fondos en un asiento del diario:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. En Otro, seleccionaAsiento del diario.
3. Introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado en el campo Fecha del diario .
4. En la primera línea, selecciona Cuentas por cobrar (C/C) en el menú desplegable Cuenta ▼.
5. En la columna Débitos , introduce el importe del cheque sin fondos.
6. Selecciona el cliente en el menú desplegable Nombre ▼.
7. En la segunda línea, selecciona la cuenta bancaria en el menú desplegable Cuenta ▼.
   El importe debería aparecer automáticamente en el campo Créditos .
8. Introduce una nota que explique el motivo del asiento contable en el campo Notas .
9. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Se registra el cheque sin fondos. El siguiente paso es borrar la factura a clientes que se pagó con el cheque sin fondos y vincular el cheque sin fondos al asiento contable que creaste.

Paso 3: Compensar la factura original y vincular el cheque sin fondos al asiento contable

Debes compensar la factura original pagada con el cheque sin fondos y vincular el cheque devuelto al asiento contable:

Sigue este enlace para completar los pasos del producto

1. Selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque sin fondos para abrir la Lista de transacciones.
2. Localiza y selecciona la factura para el cheque sin fondos.
   Consejo: Selecciona Ver/Editar en la columna Acción.
3. Selecciona Recibir pago si aún no estás en la ventana Recibir pago.
4. Desmarca la casilla de verificación de la factura a la que se aplicó originalmente el cheque y selecciona el asiento del diario.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

El cheque sin fondos ya está vinculado al asiento contable. El siguiente paso es introducir la comisión de servicios bancarios del cheque sin fondos como gasto.

Paso 4: Introducir la comisión de servicios bancarios para el cheque sin fondos

Introduce la comisión de servicios bancarios del cheque sin fondos como gasto:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. En Proveedores, selecciona Gasto.
3. En el menú desplegable Beneficiario ▼, selecciona el nombre del beneficiario.
4. En el campo Fecha de pago , introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado.
5. Introduce "Tasa de fondos insuficientes" en el campo N.º de referencia. campo.
6. En la primera línea, en el menú desplegable Categoría ▼, selecciona la cuenta de gastos Cargos bancarios .
   Nota: Si no ves esta cuenta de gastos, selecciona + Agregar nueva para agregarla a tu plan contable.
7. Introduce el importe que tu banco te cobró por el cheque sin fondos en la columna Importe y rellena los demás campos obligatorios.
8. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

La tasa se registra. El siguiente paso es crear artículos de servicios para cheques y tasas sin fondos que se utilizarán para registrar estos cargos.

Paso 5: Crea una factura para la tasa de servicios bancarios

Debes crear una factura para la tasa de servicios bancarios:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. En Clientes, selecciona Factura.
3. Selecciona el Nombre del cliente e introduce la fecha en la que el cheque fue rechazado en el campo Fecha de la factura .
4. En la columna Producto/servicio , selecciona el elemento "Tasas de cheques sin fondos" que creaste en la lista desplegable.
5. Introduce el importe que se cobrará al cliente por el cheque sin fondos y rellena los demás campos obligatorios.
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Se crea la factura a clientes por la tasa de cheque incobrable. El siguiente paso es enviar un extracto al cliente sobre el cheque sin fondos y las tasas.

Paso 6: Imprimir un extracto para enviárselo al cliente

Para imprimir un extracto y enviarlo a tu cliente en relación con las comisiones por cheques sin fondos, haz lo siguiente:

Sigue este enlace para completar los pasos del producto

1. Selecciona el nombre del cliente que emitió el cheque sin fondos para abrir la Lista de transacciones.
2. El siguiente paso es crear artículos de servicios para cheques y tasas sin fondos que se utilizarán para registrar estos cargos.
3. En el menú desplegable Nueva transacción ▼, selecciona Extracto.
4. Selecciona el tipo de extracto que deseas crear en la lista desplegable Tipo de extracto ▼.
5. Establece la Fecha del extracto, la Fecha de inicioy la Fecha de finalización.
6. Selecciona la casilla de verificación junto al nombre de los destinatarios.
7. Selecciona Imprimir o Vista previapara generar una copia del extracto, o selecciona Guardar y enviarpara crear un correo electrónico y enviarlo al cliente con el extracto adjunto.

El extracto se genera para el cliente. Cuando se reciba el pago, el siguiente paso será registrar el nuevo pago.

Paso 7: Recibe el pago del cliente de la nueva factura

Cuando recibas el pago del cliente, puedes aplicarlo a la nueva factura:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. En Clientes, selecciona Recibir pago.
3. Selecciona el cliente en el menú desplegable Cliente ▼.
4. Introduce la Fecha de pago.
5. Selecciona Método de pago para el nuevo pago.
6. Selecciona la cuenta del menú desplegable Depositar en ▼.
7. Introduce el importe recibido.
8. Selecciona la factura que creaste en la lista Transacciones pendientes .
9. Selecciona Guardar y cerrar.

El pago se registra.