Establecer una cuenta como inactiva en tu plan contable en QuickBooks Online

Nota: Antes de comenzar, ponte en contacto con tu contable. Asegúrate de que este cambio es adecuado para ti.

Además, antes de desactivar una cuenta de balance general, asegúrate de que su saldo sea cero. Si no es así, QuickBooks Online crea un asiento de ajuste automático para ponerlo a cero y lo añade a la cuenta de fondos propios del saldo inicial. Esto puede afectar a los saldos y impuesto informes.

1. Ve a Configuración ⚙y selecciona Plan contable.
2. Busca la cuenta que quieres establecer como inactiva.
3. Selecciona el menú desplegable ▼ en la columna Acción y, a continuación, selecciona Desactivar.
4. Selecciona Sí, establecer como inactivo.

• No puedes eliminar una cuenta, solo puedes desactivarla o combinarla con otra.
• Al establecer cuentas como inactivas, no eliminarás sus transacciones.
• No puedes editar una transacción relacionada con una cuenta inactiva. Para hacerlo, primero debes restaurar la cuenta. A continuación, debes ir al registro y eliminar la entrada. Después, corrígela para que tenga un saldo de cero antes de volver a desactivarla.
• Si creas una cuenta con un saldo inactivo, es posible que tus otros saldos e informes se vean afectados.  
• Si creas una cuenta con un saldo inactivo, QuickBooks crea un asiento contable. Esto mueve el saldo a otra cuenta. Las transacciones permanecen en los informes financieros. Si decides reactivar la cuenta, QuickBooks no devolverá el saldo.

Cuentas predeterminadas

No puedes establecer cuentas predeterminadas como inactivas. QuickBooks utiliza determinadas cuentas como cuentas predeterminadas para las funciones.

Cuentas que utilizan productos o servicios

Si los productos o servicios utilizan la cuenta, no puedes desactivarlos. Para ello, puedes hacer lo siguiente:

• Cambia la cuenta a la que está vinculado. 
• Desactiva los productos y servicios.

Cuentas con cargos pendientes

Si tu cuenta de ingresos tiene cargos pendientes, no puedes desactivarla. Para ello, puedes facturar a tus clientes los gastos, las horas trabajadas o los cargos facturables.

Cuentas vinculadas a transacciones periódicas

Si tienes transacciones periódicas vinculadas a una cuenta, debes desvincularlas para poder establecerlas como inactivas.

Cuentas con cuentas secundarias

Si la cuenta tiene cuentas secundarias, no puedes desactivarlas. Para ello, puedes mover las cuentas secundarias a una cuenta diferente en tu plan contable.

Cuentas bancarias

Para desactivar una cuenta bancaria, puedes desconectarla. QuickBooks no descargará nuevas transacciones, pero los datos de contabilidad existentes no cambiarán.

1. Ve a Configuración ⚙y selecciona Plan contable.
2. Selecciona el icono de configuración ⚙ en la sección Plan contable .
3. Selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos .

Nota: Al ejecutar informes, seguirás viendo las cuentas inactivas y sus transacciones. Puedes personalizar los informes para ocultar las cuentas inactivas, pero esto puede afectar a la precisión.

1. Ve a Configuración ⚙y selecciona Plan contable.
2. Selecciona la configuración ⚙ en la sección Plan contable .
3. Selecciona la casilla de verificación Incluir inactivos .
4. Busca la cuenta que quieras activar.
5. Selecciona Activar en la columna Acción .

Nota: QuickBooks no recuperará las transacciones ni rehará los asientos cuando vuelvas a activar una cuenta.