Establecer una cuenta como inactiva en tu plan contable en QuickBooks Online

Mantén tu plan contable simple y organizado. QuickBooks Online te permite establecer cuentas como inactivas en lugar de eliminarlas, lo que ayuda a acceder a los datos de transacciones anteriores para fines de generación de informes.

Si nunca has utilizado una cuenta o su saldo es $0, puedes desactivarla fácilmente. Sin embargo, las cuentas activas requerirán un poco más de trabajo. Dado que las cuentas dependen unas de otras para mantener el equilibrio, la eliminación de datos de una afecta al resto. Te guiaremos a través de lo que puedes hacer para que puedas tomar la mejor decisión.

Hay una gran diferencia entre desconectar una cuenta de la banca en línea y eliminarla del plan contable. Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta.

Nota: Si deseas desactivar una cuenta bancaria, te recomendamos que la desconectes. A continuación, QuickBooks deja de descargar nuevas transacciones, pero los datos de contabilidad existentes no cambiarán.

Desconecta las cuentas conectadas a la banca en línea

En lugar de eliminar las cuentas que están conectadas a la banca en línea, te recomendamos que las desconectes. Esto simplemente impide que QuickBooks descargue nuevas transacciones. Si desconectas una cuenta de la banca en línea, los datos de contabilidad existentes no cambiarán. Puedes volver a conectarla en cualquier momento para empezar a descargar transacciones de nuevo.

Al desconectarte, QuickBooks eliminará las transacciones que aún tengas que clasificar en la pestaña Para revisión. Si las transacciones tienen más de 90 días, no podrás volver a descargarlas en QuickBooks.

Requisitos previos

Antes de desactivar una cuenta de balance general, asegúrate de que su saldo sea cero. Si no es así, QuickBooks Online creará una entrada de ajuste automático para llevarla a cero. Esta entrada automática se añade a la cuenta de fondos propios del saldo inicial. Esto puede afectar a los saldos del año anterior y provocar una declaración de impuestos incorrecta.

Lo que debes saber antes de establecer una cuenta como inactiva

• No puedes eliminar una cuenta de forma permanente, excepto para fusionar una cuenta con otra.
• Al establecer una cuenta como inactiva, no se eliminan sus transacciones. Las transacciones asociadas a cualquier cuenta desactivada (eliminada) permanecen intactas.
• No puedes editar una transacción asociada a una cuenta inactiva. Para editar o eliminar la transacción, primero debes restaurar la cuenta. A continuación, ve al registro y elimina la entrada individual. Después, analiza la cuenta y corrígela para que tenga un saldo de cero antes de desactivarla.

Desactiva una cuenta para eliminarla

Nota: Antes de comenzar, ponte en contacto con tu contable. Asegúrate de que este cambio es adecuado para ti.

• Si nunca has utilizado una cuenta o su saldo es de 0 $, puedes desactivarla fácilmente. Dado que las cuentas dependen unas de otras para mantener el equilibrio, la eliminación de datos de una afecta al resto.
• Si creas una cuenta con un saldo inactivo, QuickBooks crea un asiento contable. Esta acción mueve el saldo restante a otra cuenta. Las transacciones existentes no desaparecen y permanecen en los informes financieros. Sin embargo, si decides volver a utilizar la cuenta, QuickBooks no moverá el saldo hacia atrás ni cambiará el asiento del diario.

Algunas cuentas requieren pasos adicionales antes de poder desactivarlas:

• Si los productos o servicios usan la cuenta,cambia la cuenta a la que están vinculados. También puedesdesactivar los productos y servicios que usan la cuenta.
• Si quieres eliminar una cuenta de ingresos con cargos pendientes, factura a tus clientes los gastos, horas trabajadas o cargos facturables. A continuación, puedes eliminar la cuenta.
• Si tienes transacciones periódicas vinculadas a una cuenta, debes desvincularlas.
• Si la cuenta tiene cuentas secundarias, mueve las cuentas secundarias a una cuenta diferente en tu plan contable. No puedes eliminar cuentas con subcuentas.

Desactivar una cuenta:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Plan contable.
2. Busca la cuenta que quieras eliminar.
3. Selecciona el menú desplegable Acción ▼ y selecciona Establecer como inactivo.

Ver cuentas inactivas

Al ejecutar informes, seguirás viendo las cuentas inactivas y sus transacciones. QuickBooks las incluye para que todo sea preciso. Puedes personalizar algunos informes para ocultar las cuentas inactivas, pero esto puede afectar a la precisión.

Si deseas ver las cuentas inactivas en tu plan contable, haz lo siguiente:

1. Seleccionar configuración ⚙y, a continuación, seleccionaPlan contable.
2. Junto al icono de la impresora, selecciona Configuración ⚙ icono.
3. Selecciona la casilla de verificaciónIncluir inactivos .