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Conecta WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas)

by Intuit• Actualizado 1 año hace

Aprende cómo conectar WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas).

QuickBooks Connector te permite conectar WooCommerce y QuickBooks Online en cuestión de minutos. A continuación, te mostraremos cómo hacerlo.

Paso 1: Conecta WooCommerce y QuickBooks Online a QuickBooks Connector

Si aún no lo has hecho, conecta WooCommerce y QuickBooks Online a QuickBooks Connector.

Selecciona el Administrar pestaña.

Paso 2: Configura WooCommerce y QuickBooks Online

Nota: si deseas conectar una tercera aplicación, tendrás que configurarla a medida que avanzas en este proceso.

Antes de configurar los flujos de trabajo, deberá configurar las opciones de sincronización:

  • Zona horaria de la cuenta
  • Fecha de inicio de integraciones
  • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico

Paso 3: Configura flujos de trabajo opcionales

Estos son tres flujos de trabajo opcionales que verás y lo que puedes hacer con ellos.

  • Las ventas de WooCommerce se enviarán a QuickBooks Online.
  • Los productos de WooCommerce se enviarán a QuickBooks Online.
  • Si activas tu inventario en QuickBooks Online, QuickBooks Connector podrá leer esta información y actualizar WooCommerce.
  1. Selecciona el primer flujo de trabajo para sincronizar tus pedidos de WooCommerce con QuickBooks Online.
  2. Selecciona los estados de los pedidos de WooCommerce y, luego, la aplicación recuperará las ventas para sincronizarlas con tu sistema de contabilidad.

Nota: según la naturaleza de su negocio, puede que desee sincronizar también las ventas de la sección Pago pendiente u otros estados.

  1. Selecciona cómo se mostrarán los pedidos de WooCommerce en tu sistema de contabilidad. En el caso de QuickBooks Online, elige si deseas que los pedidos de WooCommerce se envíen a QuickBooks Online como facturas de venta o recibos de venta.
  2. En el Producto predeterminado y opciones avanzadas, puedes configurar lo siguiente:
Prefijo de número de pedidoEl prefijo que introduzcas aquí se agregará a todos los pedidos recuperados de WooCommerce.
Por ejemplo, si tienes el pedido "1234" en WooCommerce y agregas el prefijo "Woo" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "Woo1234". Luego, se envía a QuickBooks Online según corresponda.
Usar artículo de envíoEs posible que estés cobrando a tus clientes cargos de envío adicionales sobre tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirle especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío.
Esto te permitirá realizar fácilmente el seguimiento de los ingresos generados a partir de los gastos de envío. Así es como funciona.
Producto con descuentoAl igual que con la opción Artículo de envío, puedes especificar un "Artículo" de descuento exclusivo para poder realizar un seguimiento de los descuentos sobre las ventas.
Cliente original/Organización del cliente/Cliente de venta en línea genéricoLa mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción en particular le permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se crea.
La opción predeterminada es Cliente original. Sin embargo, si tus clientes de WooCommerce especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por el Organización del cliente opción.
Como alternativa, si no desea que se cree ningún registro de cliente en el sistema de contabilidad, puede seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérica opción. Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "WooCommerce".
Puedes obtener más información sobre cómo funciona aquí.
Numeración automática de facturasEsta opción te permite ignorar por completo el número de pedido de WooCommerce y usar la convención de numeración secuencial del sistema de contabilidad.
Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicaciónEstas dos opciones le permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en QuickBooks Online.
Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si ha configurado clases o ubicaciones en el archivo de su empresa.
  1. (Opcional) Si te gustan las notas de abono generadas en QuickBooks Online cuando un pedido se reembolsa o se cancela en WooCommerce, puedes seleccionar Crear notas de crédito en QuickBooks Online.

Nota: seleccione la Reembolsado y Reembolso parcial en el filtro de pedidos si deseas sincronizar las notas de abono con la aplicación de contabilidad.

  1. Empareja los productos de WooCommerce con QuickBooks Online. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, esperamos que todos tus artículos de WooCommerce estén configurados con SKU únicos.

Nota: con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de emparejamiento de productos:

  • Nombre: asociamos el campo SKU del producto de WooCommerce con el campo del nombre del producto en QuickBooks Online.
  • SKU: emparejamos el campo SKU del producto de WooCommerce con el campo SKU del producto en QuickBooks Online.
  1. A continuación, se le redirigirá a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado en WooCommerce, debes seleccionar su código de impuesto correspondiente en QuickBooks Online. Obtén más información sobre la configuración de impuestos.

Nota: si la configuración del impuesto sobre las ventas está desactivada en la cuenta de QuickBooks Online o si la opción Impuesto sobre las ventas automatizado está activada (solo en la versión de QuickBooks para EE. UU.), puedes omitir este paso.

  1. Si deseas que QuickBooks Connector agregue nuevos artículos en QuickBooks Online, selecciona Crear nuevos artículos en QuickBooks Online. Deberá seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos que no están en inventario.

Nota: para la configuración de artículos incluidos en el inventario, QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizaremos el precio de COGS de los productos. Obtén más información acerca de las integraciones de artículos.

  1. Los ajustes de configuración de pagos te permitirán seleccionar si deseas que los datos de pago de WooCommerce se registren para las ventas en QuickBooks Online.

Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puedes hacerlo a través de la configuración de Opciones avanzadas. Descubre cómo funciona.

Nota: si no estás seguro de qué cuentas de compensación usar, consulta con tu contador. Asegúrate de seleccionar Guardar una vez que esté satisfecho con los cambios.

Algunos usuarios prefieren crear solo los artículos que se usan en las ventas reales, mientras que otros prefieren tomar todos los artículos de WooCommerce y enviarlos.

Si quieres que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurar todo esto en el sistema de contabilidad una vez que la aplicación haya creado los artículos.

Asegúrate de seleccionar Guardar una vez que esté satisfecho con los cambios. Descubre cómo funciona.

Si deseas enviar datos de nivel de inventario desde QuickBooks Online a tus productos de WooCommerce, selecciona y activa la Cuando los niveles de existencias se actualicen en QuickBooks Online, actualiza los niveles de existencias en WooCommerce casilla de verificación. Después, selecciona Guardar

Esta opción solo debe activarse si tiene niveles de inventario configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de WooCommerce. Obtén más información sobre el proceso de control de inventario.

Paso 4: Sincroniza tus datos en todas tus aplicaciones

Ya estás listo para sincronizar tus datos entre tus aplicaciones. Cuando activas la sincronización automática, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes configurar una sincronización manual en cualquier momento. Simplemente selecciona Sincronizar ahora en el Opciones de sincronización en tu Administrar pestaña.

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