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Conecta WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas)

by Intuit• Actualizado 3 semanas hace

Aprende a conectar WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas).

QuickBooks Connector te permite conectar WooCommerce y QuickBooks Online en cuestiĂłn de minutos. Te mostraremos cĂłmo hacerlo.

Paso 1: Conecta WooCommerce y QuickBooks Online a QuickBooks Connector

Si aĂşn no lo has hecho, conecta WooCommerce y QuickBooks Online a QuickBooks Connector.

Selecciona la pestaña Administrar .

Paso 2: Configura WooCommerce y QuickBooks Online

Nota: Si deseas conectar una tercera aplicación, tendrás que configurarla durante este proceso.

Antes de configurar los flujos de trabajo, debes configurar las opciones de sincronizaciĂłn:

  • Zona horaria de la cuenta
  • Fecha de inicio de las integraciones
  • Opciones de informe de sincronizaciĂłn de correo electrĂłnico

Paso 3: Configura flujos de trabajo opcionales

Verás tres flujos de trabajo opcionales y lo que puedes hacer con ellos.

  • Tus ventas de WooCommerce se enviarán a QuickBooks Online.
  • Tus productos de WooCommerce se enviarán a QuickBooks Online.
  • Si activas tu inventario en QuickBooks Online, QuickBooks Connector puede leer esta informaciĂłn y actualizar WooCommerce.
  1. Selecciona el primer flujo de trabajo para sincronizar tus pedidos de WooCommerce con QuickBooks Online.
  2. Selecciona los estados de los pedidos de WooCommerce y la aplicación recuperará las ventas para sincronizarlas con tu sistema de contabilidad.

Nota: En función de la naturaleza de tu negocio, es posible que desees sincronizar también las ventas de la sección Pago pendiente u otros estados.

  1. Selecciona cómo aparecerán los pedidos de WooCommerce en tu sistema de contabilidad. En el caso de QuickBooks Online, elige si quieres que los pedidos de WooCommerce se envíen a QuickBooks Online como facturas de venta o recibos de venta.
  2. En Producto predeterminado y Opciones avanzadas, puedes configurar lo siguiente:
Prefijo de número de pedidoEl prefijo que introduzcas aquí se añadirá a todos los pedidos recuperados de WooCommerce.
Por ejemplo, si tienes el pedido "1234" en WooCommerce y agregas el prefijo "Woo" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "Woo1234". A continuación, se envía a QuickBooks Online según corresponda.
Usar artículo de envíoEs posible que estés cobrando a tus clientes gastos de envío adicionales en tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirte especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío.
Esto te permitirá realizar fácilmente un seguimiento de los ingresos generados por los gastos de envío. Así es como funciona.
Producto con descuentoAl igual que con la opciĂłn ArtĂ­culo de envĂ­o, puedes especificar un "ArtĂ­culo" con descuento especĂ­fico para poder realizar el seguimiento de los descuentos en las ventas.
Cliente original/Organización del cliente/Cliente de venta en línea genéricoLa mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción en particular te permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se está creando.
La opciĂłn predeterminada es Cliente original. Sin embargo, si tus clientes de WooCommerce especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por la opciĂłn OrganizaciĂłn del cliente .
Como alternativa, si no deseas que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad, puedes seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérico . Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "WooCommerce".
Puedes obtener más información sobre cómo funciona aquí.
Números de factura automáticosEsta opción te permite ignorar por completo el número de pedido de WooCommerce y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicaciĂłnEstas dos opciones te permiten elegir una clase o ubicaciĂłn predeterminada en QuickBooks Online.
Esta es una opciĂłn exclusiva de QuickBooks Online y solo si configuraste clases o ubicaciones en el archivo de tu empresa.
  1. (Opcional) Si deseas generar notas de abono en QuickBooks Online cuando se reembolsa o cancela un pedido en WooCommerce, puedes seleccionar Crear notas de abono en QuickBooks Online.

Nota: Selecciona el estado Reembolsado y Reembolsado parcialmente en el filtro de pedidos si deseas sincronizar notas de abono con tu aplicaciĂłn de contabilidad.

  1. Combina los productos de WooCommerce con QuickBooks Online. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, esperamos que todos tus artículos de WooCommerce estén configurados con SKU únicos.

Nota: Con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de asociaciĂłn de productos:

  • Nombre: asociamos el campo SKU del producto de WooCommerce con el campo de nombre del producto en QuickBooks Online.
  • SKU: asociamos el campo SKU del producto de WooCommerce con el campo SKU del producto en QuickBooks Online.
  1. A continuación, accederás a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado en WooCommerce, debes seleccionar su código de impuesto correspondiente en QuickBooks Online. Obtén más información sobre la configuración de impuestos.

Nota: Si la configuración del impuesto sobre las ventas está deshabilitada en tu cuenta de QuickBooks Online o el impuesto sobre las ventas automatizado está activado (solo en la versión de QuickBooks para EE. UU.), puedes omitir este paso.

  1. Si deseas que QuickBooks Connector agregue nuevos artículos en QuickBooks Online, selecciona Crear nuevos artículos en QuickBooks Online. Deberás seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos que no están en el inventario.

Nota: Para la configuración de artículos incluidos en el inventario, QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizaremos el precio de COGS de los productos. Obtén más información sobre las integraciones de artículos.

  1. Los ajustes de configuración de Pagos te permitirán seleccionar si deseas que los datos de pago de WooCommerce se registren para tus ventas en QuickBooks Online.

Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puedes hacerlo a través de la configuración de Opciones avanzadas. Descubre cómo funciona.

Nota: Si no estás seguro de qué cuentas de compensación usar, consulta a tu contable. Asegúrate de seleccionar Guardar cuando estés satisfecho con los cambios.

Algunos usuarios prefieren crear solo los artĂ­culos que se usan en las ventas reales, mientras que otros prefieren tomar todos los artĂ­culos de WooCommerce y enviarlos.

Si deseas que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurar todo esto en tu sistema de contabilidad después de que la aplicación haya creado los artículos.

Asegúrate de seleccionar Guardar cuando estés satisfecho con los cambios. Descubre cómo funciona.

Si deseas enviar datos del nivel de inventario desde QuickBooks Online a tus productos de WooCommerce, selecciona y habilita la casilla Cuando se actualicen los niveles de existencias en QuickBooks Online, actualizar los niveles de existencias en WooCommerce . A continuaciĂłn, selecciona Guardar.

Esta opción solo debe estar habilitada si tienes niveles de inventario configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de WooCommerce. Obtén más información sobre el proceso de control del inventario.

Paso 4: Sincroniza tus datos entre tus aplicaciones

Ya estás listo para sincronizar tus datos entre tus aplicaciones. Si activas la sincronización automática, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes configurar una sincronización manual en cualquier momento. Selecciona Sincronizar ahora en las opciones de sincronización de la pestaña Administrar .