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Guía de integración de Shopify y QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 11 mess hace

Configura la integración entre Shopify y QuickBooks Online en cuestión de minutos mediante nuestro sencillo proceso de configuración. A continuación se muestra un tutorial paso a paso, en el que se destacan algunos puntos clave útiles durante todo el proceso.

Paso 1: Conectar

Comienza por conectar tus aplicaciones a Conector de QuickBooks (OneSaas). Si aún no conectaste tus aplicaciones, puedes seguir nuestras guías para conectar Shopify y QuickBooks Online.

Paso 2: Configurar

El siguiente proceso de configuración te presentará varias opciones que detallan exactamente cómo quieres que funcione la integración de Shopify y QuickBooks Online. Deberá tener conocimientos básicos de contabilidad para asegurarse de que la configuración de la integración se adapte a su empresa y a sus prácticas contables.

  1. Se te pedirá que configures las opciones de sincronización para poder comenzar a configurar los flujos de trabajo. Tienes que configurar lo siguiente:
  • Zona horaria de la cuenta
  • Fecha de inicio de integraciones
  • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico

2. Se le presentarán flujos de trabajo, todos opcionales. En este tutorial, se seleccionarán estos flujos de trabajo para demostrar todas las capacidades del proceso de configuración.

  • Las ventas de Shopify se enviarán a QuickBooks Online como una factura
  • Los pagos de Shopifyse enviarán como depósitos en QuickBooks Online
  • Los productos de Shopify se crearán en QuickBooks Online
  • Las actualizaciones del nivel de existencias de QuickBooks Online se enviarán a Shopify

Flujo de trabajo de creación de facturas

Al seleccionar el Cuando se crea un pedido en Shopify, crea una venta en QuickBooks Online flujo de trabajo, se le pedirá lo siguiente:

  1. Configura los filtros para determinar qué pedidos se recuperarán de Shopify. Deberá configurar los filtros según el estado del pedido.
  2. También tiene la opción de seleccionar si desea que la venta se cree como una factura de venta o un recibo de venta para QuickBooks Online.
  3. Selecciona el Productos predeterminados y opciones avanzadas.
  • Prefijo de número de pedido :El prefijo que ingresas aquí se agrega a todos los pedidos recuperados de tu cuenta de Shopify. Por ejemplo: si tienes el pedido "1234" en Shopify y agregas el prefijo "SPFY" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "SPFY1234" y se enviará a QuickBooks Online según corresponda.
  • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación: Estas dos opciones le permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en el sistema de QuickBooks Online. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si ha configurado clases o ubicaciones en el archivo de su empresa de QuickBooks.
  • Asignar venta a: La mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción en particular le permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se crea. La opción predeterminada es Cliente original; sin embargo, si tus clientes de Shopify especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por el Organización del cliente opción. Como alternativa, si no desea que se cree ningún registro de cliente en el sistema de contabilidad, puede seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérica opción. Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "Shopify" que crearás o dejarás en blanco para usar el cliente genérico predeterminado.
  • Números de factura automáticos: Esta opción te permite ignorar por completo el número de pedido de Shopify y usar la convención de numeración secuencial dentro de tu sistema de contabilidad.
  • Producto con descuento: Puede especificar un "Artículo" de descuento exclusivo para poder realizar un seguimiento de los descuentos sobre las ventas.
  • Producto redondeado: Seleccione el producto preferido que se usará al enviar discrepancias de redondeo como un artículo de línea.
  • Usar artículo de envío: Es posible que estés cobrando a tus clientes cargos de envío adicionales sobre tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirle especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío. Esto te permitirá realizar fácilmente el seguimiento de los ingresos generados a partir de los gastos de envío.
  • Compensación por fecha de vencimiento: Se asignará un tipo de fecha de vencimiento si las transacciones no tienen fecha de vencimiento. Se calcula mediante la fecha de la transacción, la compensación de la fecha de vencimiento y el tipo especificado. Si no se establece, se usará la fecha de la transacción como fecha de vencimiento.
  • Permitir pagos con tarjeta de crédito: Seleccione esta opción si desea permitir los pagos con tarjeta de crédito para las transacciones.

4. Accederá a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado en Shopify, debes seleccionar su código de impuesto correspondiente en QuickBooks Online. Puedes obtener más información sobre la configuración de impuestos en aquí.

5. También puedes seleccionar cómo quieres emparejar tus productos de Shopify con tus productos de QuickBooks Online. Puedes emparejar por nombre o SKU. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, esperamos que tengas configurados todos tus artículos de Shopify con SKU únicos.

  • Nota: con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de emparejamiento de productos:
  • Nombre:Emparejamos el campo SKU del producto de Shopify con el campo de nombre del producto en QuickBooks Online
  • SKU: Asociamos el campo SKU del producto de Shopifycon el campo SKU del producto en QuickBooks Online.

6. Además, si quieres que los nuevos artículos de tus facturas de Shopify se creen en QuickBooks Online, simplemente selecciona la casilla que se encuentra antes del Crear nuevos artículos en QuickBooks Online configuración. En esta sección, tendrá que seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos inventariados y no inventariados. Puede encontrar más información sobre la integración de artículos aquí.

Nota: QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizará el precio de COGS de los productos.

7. Luego, el Enviar pagos de Shopify a QuickBooks Online La configuración te permitirá seleccionar si deseas que los datos de pago de Shopify se registren para las ventas en QuickBooks Online.

8. Si desea asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puede hacerlo seleccionando el Opciones avanzadas vínculo.

9. También tiene la opción de Crear notas de crédito en QuickBooks Online. En este flujo de trabajo, se le pedirá que asigne una cuenta de respaldo desde la cual se reembolsará el dinero del pago. También se te pedirá que introduzcas el prefijo de número de reembolso preferido, que se agregará antes del número de recibo de reembolso.

Nota:Seleccione la Reembolsadoy Reembolso parcial en el filtro de pedidos si deseas sincronizar las notas de abono con la aplicación de contabilidad.

10. Dentro de la integración, puedes optar por sincronizar las tasas de Shopify que se incluirán como gastos en facturas de proveedores en QuickBooks Online.

Nota: para sincronizar las tasas en QuickBooks Online, la sección de pagos y las cuentas del método de pago se deben configurar de acuerdo con lo siguiente:

  • QuickBooks EE. UU. y Canadá: tarjetas de crédito o cuentas bancarias corrientes.
  • QuickBooks Australia y Reino Unido: cuentas de efectivo.
  • Otras regiones: configure cualquier cuenta.

12. No olvides seleccionar Guardar para conservar el progreso.

Flujo de trabajo de sincronización de pagos

Al activar el flujo de trabajo de pagos, permites QuickBooks Connector para crear automáticamente depósitos en QuickBooks Online para los pagos que Shopify envía a tu cuenta.

Si no estás seguro de qué son exactamente los pagos de Shopify, consulta este Guía de soporte de Shopify.

Nota: Si deseas activar la sincronización de pagos con QuickBooks Online, te recomendamos que desactives el flujo de trabajo de pedidos mencionado anteriormente, lo que podría duplicar los ingresos informados si no se configura correctamente.

  1. Se le pedirá que asigne el En cuenta bancaria campo. Aquí es donde registraremos tus pagos de Shopify como una transacción bancaria. La cuenta que se va a usar debe ser una cuenta de "Otros activos corrientes" o "Banco". La cuenta seleccionada será el plan de cuentas que seleccionarás al ver el depósito en tu cuenta de QuickBooks Online.
  2. Para ver los depósitos creados en QuickBooks Online, haz lo siguiente:
    1. Seleccionar Contabilidad, luego Plan de cuentas.
    2. Seleccionar Cuenta asignada a la cuenta bancaria de destino campo

      PayoutpaidShopify_QBConnector_US_ExtInt_102721.png
  3. En el Crear un depósito sección, se le pedirá que asigne el método de pago predeterminado. Asigne una cuenta aquí si desea QuickBooks Connector para usar una sola cuenta de compensación para los depósitos de todos los métodos de pago.

Usar sección de cuentas de ingresos

La cuenta de ingresos que se seleccionará aquí es donde podrá asignar los diferentes métodos de pago a cuentas de compensación específicas. Enviaremos los métodos de pago que no tengan una cuenta de ingresos asignada a la cuenta predeterminada establecida.

Usar sección de cuentas de gastos

La cuenta de gastos que se seleccionará aquí es donde asignaremos las tasas, los cobros y los impuestos que forman parte del pago.

Createadeposit_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

No olvide seleccionar el Guardar para mantener el progreso.

Flujo de trabajo de creación de productos

Si quieres que todos los productos nuevos de Shopify se creen en QuickBooks Online, selecciona Cuando se crea un producto en Shopify, crea artículos nuevos en QuickBooks Online flujo de trabajo. Deberá seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos inventariados y no inventariados. Puede encontrar más información sobre la integración de artículos aquí.

Nota: QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizaremos el precio de COGS de los productos.

ProductcreatedinShopify_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

No olvide seleccionar el Guardar para mantener el progreso.

Flujo de trabajo de actualización de existencias

Al seleccionar el Cuando los niveles de existencias se actualicen en QuickBooks Online, actualiza los niveles de existencias en Shopify flujo de trabajo, se te pedirá que selecciones cómo deseas emparejar los artículos con los artículos de QuickBooks Online, ya sea por nombre o SKU, y la ubicación de la tienda donde se debe actualizar el inventario.

Nota: Esta opción solo debe activarse si tiene niveles de existencias configurados en QuickBooks Online. antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Shopify. Obtenga más información acerca de nuestra Control de existencias proceso.

StockLevels_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

No olvide seleccionar el Guardar para mantener el progreso.

Paso 3: Sincronizar

Tu cuenta ya está lista para sincronizar tus datos en todas tus aplicaciones. Cuando la sincronización automática está activada, la cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes activar una sincronización manual en cualquier momento. Selecciona el Sincronizar ahora en el botón Opciones de sincronización además de tu Administrar pestaña.

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nuestro Equipo de soporte para obtener ayuda en cualquier momento.

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