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Shopify y QuickBooks Online guía de integración

by Intuit• Actualizado 6 días hace

Configura tu integración entre Shopify y QuickBooks Online en cuestión de minutos mediante nuestro sencillo proceso de configuración. A continuación, se muestra un tutorial paso a paso en el que se destacan algunos puntos clave útiles durante todo el proceso.

Paso 1: Conectar

Para empezar, conecta tus aplicaciones a QuickBooks Conector. Si aún no has conectado tus aplicaciones, puedes seguir nuestras guías para conectar Shopify y QuickBooks Online.

Nota: Esto solo está disponible en inglés.

Paso 2: Configurar

El siguiente proceso de configuración te presentará varias opciones que detallan exactamente cómo quieres que tu Shopify y tu QuickBooks Online integración en el trabajo. Debes tener conocimientos básicos de contabilidad para asegurarte de que la configuración de la integración se adapta a tu negocio y a tus prácticas contables.

  1. Se te pedirá que configures las opciones de sincronización para poder empezar a configurar los flujos de trabajo. Debes configurar lo siguiente:
    • Zona horaria de la cuenta
    • Fecha de inicio de las integraciones
    • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico
  2. Verás flujos de trabajo opcionales. En este tutorial, se seleccionarán estos flujos de trabajo para demostrar todas las funciones del proceso de configuración.
    • Las ventas de Shopify se enviarán a QuickBooks Online como factura.
    • Los pagos de Shopify se enviarán como depósitos.
    • Los productos de Shopify se crearán en QuickBooks Online.
    • El nivel del inventario se actualiza desde QuickBooks Online se enviará a Shopify.

Flujo de trabajo de creación de facturas

Al seleccionar la opción "Al crear un pedido en Shopify, crear una venta en QuickBooks Online" flujo de trabajo, se te pedirá que:

  1. Configura los filtros para determinar qué pedidos se recuperarán de Shopify. Deberás configurar filtros según el estado del pedido.
  2. También tienes la opción de seleccionar si deseas que la venta se cree como una factura de venta o un recibo de venta para QuickBooks Online.
  3. Selecciona los productos predeterminados y las opciones avanzadas.
  • Prefijo de número de pedido: El prefijo que introduces aquí se añade a todos los pedidos recuperados de tu cuenta de Shopify. Por ejemplo: si tienes el pedido "1234" en Shopify y agregas el prefijo "SPFY" en la configuración, tu pedido se recuperará en QuickBooks Conector con el número de pedido "SPFY1234" y enviado a QuickBooks Online en consecuencia.
  • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación: estas dos opciones te permiten seleccionar una clase o ubicación predeterminada dentro de tu QuickBooks Online sistema. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Onliney solo si configuraste clases o ubicaciones en tu QuickBooks archivo de la empresa.
  • Asignar venta a: la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción concreta te ayuda a seleccionar el tipo de registro de cliente que se va a crear:
    • La opción predeterminada es Cliente original.
    • Selecciona la opción Organización del cliente si tus clientes de Shopify especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad.
    • Selecciona la opción Cliente de venta en línea genérico si no quieres que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad. Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "Shopify" que crearás o dejarás en blanco para usar el cliente genérico predeterminado.
  • Números de factura automáticos: con esta opción, puedes ignorar el número de pedido de Shopify por completo y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
  • Producto con descuento: puedes especificar un "Artículo" con descuento específico para poder realizar el seguimiento de los descuentos sobre las ventas.
  • Producto de redondeo: selecciona el producto preferido que se usará al enviar las discrepancias de redondeo como un artículo de línea.
  • Usar artículo de envío: es posible que estés cobrando a tus clientes gastos de envío adicionales en tus ventas. Si esto ocurre, puedes especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío con la integración. Esto te ayudará a realizar fácilmente el seguimiento de los ingresos generados por los gastos de envío.
  • Compensación de fecha de vencimiento: se asignará un tipo de fecha de vencimiento si las transacciones no tienen una fecha de vencimiento. Se calcula mediante la fecha de la transacción, la compensación de la fecha de vencimiento y el tipo especificado. Si no se establece, se utilizará la fecha de la transacción como fecha de vencimiento.
  • Permitir pagos con tarjeta de crédito: selecciona esta opción si deseas permitir los pagos con tarjeta de crédito para las transacciones.
  1. En la página de configuración de impuestos, para cada impuesto creado en Shopify, selecciona su código de impuesto correspondiente en QuickBooks Online.
    Nota: Obtén más información sobre la configuración de impuestos aquí.
  2. Selecciona cómo quieres asociar tus productos de Shopify con tus QuickBooks Online productos.
    Notas: Para asegurarte de que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, comprueba si tienes todos tus artículos de Shopify configurados con SKU únicos. Con QuickBooks Online integraciones, tenemos dos opciones de emparejamiento de productos:
    • Nombre: Asociamos el campo SKU del producto de Shopify con el campo Nombre del producto en QuickBooks Online.
    • SKU: Asociamos el campo SKU del producto de Shopify con el campo SKU del producto en QuickBooks Online.
  1. Además, si quieres que los nuevos artículos de tus facturas de Shopify se creen en QuickBooks Online:
    1. Selecciona la casilla de verificación situada delante de Crear nuevos artículos en QuickBooks Online configuración.
    2. En esta sección, selecciona las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos inventariados y no inventariados.
      Notas:
      • Obtén más información sobre la integración de artículos aquí.
      • QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de CDS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizará el precio de CDS de los productos.
  1. En la configuración Enviar pagos de Shopify a QuickBooks Online , puedes seleccionar si quieres que los datos de pago de Shopify se vinculen a tus ventas en. QuickBooks Online.
  2. Para asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, selecciona el enlace Opciones avanzadas .
  3. También tienes la opción de crear notas de abono en QuickBooks Online. En este flujo de trabajo:
    • Se te pedirá que asignes una cuenta alternativa desde la que se reembolsará el dinero del pago.
    • También se te pedirá que introduzcas el prefijo de número de reembolsoque prefieras, que se añadirá antes del número de recibo de reembolso.
      Nota: Selecciona el estado Reembolsado y Reembolsado parcialmente en el filtro de pedidos si deseas sincronizar notas de abono con tu aplicación de contabilidad.
  1. Dentro de la integración, puedes sincronizar las tarifas de Shopify, que aparecerán como Gastos en Facturas en. QuickBooks Online.
    Nota: Para sincronizar las tasas en QuickBooks Online, la sección de pagos y las cuentas de métodos de pago deben configurarse como cuentas adecuadas.
  1. Selecciona Guardar.

Flujo de trabajo de sincronización de pagos

Al activar el flujo de trabajo de pagos, permites QuickBooks Connector para crear automáticamente depósitos en QuickBooks Online por los pagos enviados a tu cuenta por Shopify.

Si no estás seguro de qué son exactamente los pagos de Shopify, consulta esta guía de soporte de Shopify (disponible en inglés).

Nota: Si deseas activar los pagos para sincronizar con QuickBooks Online, te recomendamos que desactives el flujo de trabajo de pedidos anterior, ya que podrías duplicar los ingresos notificados si no se configura correctamente.

  1. Asigne el campo A cuenta bancaria a una cuenta adecuada.
    Notas:
    • Aquí es donde registramos tus pagos de Shopify como una transacción bancaria.
    • La cuenta debe ser del tipo Activos circulantes o Efectivo y equivalentes de efectivo.
    • La cuenta seleccionada será la que elijas al ver tus depósitos en tu QuickBooks Online cuenta.
  2. Para ver los depósitos creados en QuickBooks Online:
    1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva
    2. Selecciona la cuenta asignada a En cuenta bancaria.
  3. En la sección Crear un depósito , asigna el método de pago predeterminado.
    Nota: Asigna una cuenta aquí si quieres QuickBooks Connector para usar una sola cuenta de compensación para los depósitos de todos los métodos de pago.

La cuenta de ingresos que se seleccionará aquí es donde podrás asignar los diferentes métodos de pago a cuentas de compensación específicas. Enviaremos los métodos de pago que no tengan una cuenta de ingresos asignada a la cuenta predeterminada establecida.

La cuenta de gastos que se seleccionará aquí es donde asignaremos las comisiones, los cargos y los impuestos que forman parte del pago.

  1. Selecciona Guardar.

Flujo de trabajo de creación de productos

Si quieres que todos tus nuevos productos de Shopify se creen en QuickBooks Online:

  1. Selecciona la opción "Cuando se cree un producto en Shopify, crear un nuevo artículo en QuickBooks Online" flujo de trabajo.
  2. Selecciona las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos inventariados y no inventariados.
  3. Selecciona Guardar.

Notas:

  • Obtén más información sobre la integración de artículos aquí.
  • QuickBooks El conector solo puede asignar la cuenta de CDV para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizará el precio de CDV de los productos.

Flujo de trabajo de actualización de existencias

Al seleccionar la opción "Cuando se actualicen los niveles de existencias en QuickBooks Online, actualiza los niveles de existencias en el flujo de trabajo de Shopify, se te pedirá que selecciones cómo quieres asociar los artículos a QuickBooks Online artículos por nombre o código de artículo y la ubicación de la tienda en la que se debe actualizar el inventario. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar.

Nota: Esta opción solo debe estar activada si tienes niveles de inventario configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Shopify. Obtén más información sobre nuestro proceso de control del inventario.

Paso 3: sincronizar

Tu cuenta ya está lista para sincronizar tus datos en todas tus aplicaciones. Cuando la sincronización automática está activada, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes activar una sincronización manual en cualquier momento. Selecciona Sincronizar ahora Icono Actualizar. sobre Opciones de sincronización en la pestaña Administrar .

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte (solo disponible en inglés) para obtener ayuda en cualquier momento.