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Guía de integración de Shopify y QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 2 semanas hace

Configura tu integración entre Shopify y QuickBooks Online en cuestión de minutos mediante nuestro sencillo proceso de configuración. A continuación, se muestra un tutorial paso a paso en el que se destacan algunos puntos clave útiles durante todo el proceso.

Paso 1: Conectar

Para empezar, conecta tus aplicaciones a QuickBooks Connector (OneSaas). Si aún no has conectado tus aplicaciones, puedes seguir nuestras guías para conectar Shopify y QuickBooks Online.

Paso 2: Configurar

El siguiente proceso de configuración te presentará varias opciones que detallan exactamente cómo quieres que funcione la integración de Shopify y QuickBooks Online. Debes tener conocimientos básicos de contabilidad para asegurarte de que la configuración de la integración se adapta a tu negocio y a tus prácticas contables.

  1. Se te pedirá que configures las opciones de sincronización para poder empezar a configurar los flujos de trabajo. Debes configurar lo siguiente:
  • Zona horaria de la cuenta
  • Fecha de inicio de las integraciones
  • Opciones de informe de sincronización de correo electrónico

2. Verás flujos de trabajo opcionales. En este tutorial, se seleccionarán estos flujos de trabajo para demostrar todas las funciones del proceso de configuración.

  • Las ventas de Shopify se enviarán a QuickBooks Online como factura
  • Los pagos de Shopifyse enviarán como depósitos en QuickBooks Online
  • Los productos de Shopify se crearán en QuickBooks Online
  • Las actualizaciones del nivel de existencias de QuickBooks Online se enviarán a Shopify

Flujo de trabajo de creación de facturas

Al seleccionar el flujo de trabajo Al crear un pedido en Shopify, crear una venta en QuickBooks Online , se te pedirá lo siguiente:

  1. Configura los filtros para determinar qué pedidos se recuperarán de Shopify. Deberás configurar los filtros según el estado del pedido.
  2. También tienes la opción de seleccionar si quieres que la venta se cree como factura de venta o recibo de venta en QuickBooks Online.
  3. Selecciona los productos predeterminados y las opciones avanzadas.
  • Prefijo de número de pedido: el prefijo que introduces aquí se añade a todos los pedidos recuperados de tu cuenta de Shopify. Por ejemplo: si tienes el pedido "1234" en Shopify y agregas el prefijo "SPFY" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "SPFY1234" y se enviará a QuickBooks Online según corresponda.
  • Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación: estas dos opciones te permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en el sistema de QuickBooks Online. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si configuraste clases o ubicaciones en tu archivo de empresa de QuickBooks.
  • Asignar venta a: la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de venta. Esta opción en particular te permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se está creando. La opción predeterminada es Cliente original; sin embargo, si tus clientes de Shopify especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por la opción Organización del cliente . Como alternativa, si no deseas que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad, puedes seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérico . Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "Shopify" que crearás o dejarás en blanco para usar el cliente genérico predeterminado.
  • Números de factura automáticos: esta opción te permite ignorar el número de pedido de Shopify por completo y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
  • Producto con descuento: puedes especificar un "Artículo" con descuento específico para poder realizar el seguimiento de los descuentos sobre las ventas.
  • Producto de redondeo: selecciona el producto preferido que se usará al enviar las discrepancias de redondeo como un artículo de línea.
  • Usar artículo de envío: es posible que estés cobrando a tus clientes gastos de envío adicionales en tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirte especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío. Esto te permitirá realizar fácilmente un seguimiento de los ingresos generados por los gastos de envío.
  • Compensación de fecha de vencimiento: se asignará un tipo de fecha de vencimiento si las transacciones no tienen una fecha de vencimiento. Se calcula mediante la fecha de la transacción, la compensación de la fecha de vencimiento y el tipo especificado. Si no se establece, se utilizará la fecha de la transacción como fecha de vencimiento.
  • Permitir pagos con tarjeta de crédito: selecciona esta opción si deseas permitir los pagos con tarjeta de crédito para las transacciones.

4. Accederás a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado en Shopify, debes seleccionar su código de impuesto correspondiente en QuickBooks Online. Puedes obtener más información sobre la configuración de impuestos aquí.

5. También puedes seleccionar cómo deseas asociar tus productos de Shopify con tus productos de QuickBooks Online. Puedes asociar por nombre o SKU. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, esperamos que tengas todos tus artículos de Shopify configurados con SKU únicos.

  • Nota: Con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de asociación de productos:
  • Nombre: asociamos el campo SKU del producto de Shopify con el campo de nombre del producto en QuickBooks Online
  • SKU: Asociamos el campo SKU del producto de Shopifycon el campo SKU del producto en QuickBooks Online

6. Además, si quieres que los nuevos artículos de tus facturas de Shopify se creen en QuickBooks Online, solo tienes que seleccionar la casilla situada junto a la configuración Crear nuevos artículos en QuickBooks Online . En esta sección, tendrás que seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos en inventario y los que no están en inventario. Puedes encontrar más información sobre la integración de artículos aquí.

Nota: QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de su creación, pero no sincronizará el precio de COGS de los productos.

7. A continuación, la configuración de Enviar pagos de Shopify a QuickBooks Online te permitirá seleccionar si deseas que los datos de pago de Shopify se registren para tus ventas en QuickBooks Online.

8. Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, puedes hacerlo seleccionando el vínculo Opciones avanzadas .

9. También tienes la opción de crear notas de abono en QuickBooks Online. En este flujo de trabajo, se te pedirá que asignes una cuenta de reserva desde la que se reembolsará el dinero del pago. También se te pedirá que introduzcas el prefijo de número de reembolso que prefieras, que se añadirá antes del número de recibo de reembolso.

Nota: selecciona el estado Reembolsadoy Reembolsado parcialmente en el filtro de pedidos si deseas sincronizar notas de abono con tu aplicación de contabilidad.

10. Dentro de la integración, puedes sincronizar las tarifas de Shopify que aparecerán como gastos en las facturas de proveedores en QuickBooks Online.

Nota: Para sincronizar las tasas en QuickBooks Online, la sección de pagos y las cuentas de método de pago deben configurarse de acuerdo con lo siguiente:

  • QuickBooks EE. UU. y CA: tarjetas de crédito o cuentas bancarias corrientes.
  • QuickBooks Australia y Reino Unido: cuentas de efectivo.
  • Otras regiones: configura cualquier cuenta.

12. No olvides seleccionar Guardar para conservar el progreso.

Flujo de trabajo de sincronización de pagos

Al habilitar el flujo de trabajo de pagos, estás permitiendo QuickBooks Connector para crear automáticamente depósitos en QuickBooks Online para los pagos enviados a tu cuenta por Shopify.

Si no estás seguro de qué son exactamente los pagos de Shopify, consulta esta guía de soporte de Shopify.

Nota: Si deseas habilitar la sincronización de los pagos con QuickBooks Online, te recomendamos que deshabilites el flujo de trabajo de pedidos anterior, lo que podría duplicar los ingresos informados si no se configura correctamente.

  1. Se te pedirá que asignes el campo A cuenta bancaria . Aquí es donde registraremos tus pagos de Shopify como una transacción bancaria. La cuenta que se va a utilizar debe ser una cuenta de "Otros activos circulantes" o "Banco". La cuenta seleccionada será el plan contable que seleccionarás al ver el depósito en tu cuenta de QuickBooks Online.
  2. Para ver los depósitos creados en QuickBooks Online:
    1. Selecciona Contabilidady, a continuación, Plan contable. 
    2. Selecciona Cuenta asignada a en el campo A cuenta bancaria.
  3. En la sección Crear un depósito , se te pedirá que asignes el método de pago predeterminado. Asigna una cuenta aquí si quieres QuickBooks Connector para usar una sola cuenta de compensación para los depósitos de todos los métodos de pago.

Usar sección de cuentas de ingresos

La cuenta de ingresos que se seleccionará aquí es donde podrás asignar los diferentes métodos de pago a cuentas de compensación específicas. Enviaremos los métodos de pago que no tengan una cuenta de ingresos asignada a la cuenta predeterminada establecida.

Usar sección de cuentas de gastos

La cuenta de gastos que se seleccionará aquí es donde asignaremos las comisiones, los cargos y los impuestos que forman parte del pago.

No olvides seleccionar el botón Guardar para conservar el progreso.

Flujo de trabajo de creación de productos

Si quieres que todos los productos nuevos de Shopify se creen en QuickBooks Online, selecciona Al crear un producto en Shopify, crear nuevos artículos en el flujo de trabajo de QuickBooks Online . Deberás seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos inventariados y no inventariados. Puedes encontrar más información sobre la integración de artículos aquí.

Nota: QuickBooks Connector solo puede asignar la cuenta de COGS para los productos en el momento de la creación, pero no sincronizaremos el precio de COGS de los productos.

No olvides seleccionar el botón Guardar para conservar el progreso.

Flujo de trabajo de actualización de existencias

Al seleccionar el flujo de trabajo Cuando se actualicen los niveles de existencias en QuickBooks Online, actualizar los niveles de existencias en Shopify , se te pedirá que selecciones cómo deseas asociar los artículos a los artículos de QuickBooks Online, ya sea por nombre o SKU, y la ubicación de la tienda en la que se almacenan las existencias. debe actualizarse.

Nota: Esta opción solo debe estar habilitada si tienes niveles de existencias configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Shopify. Obtén más información sobre nuestro control de existencias proceso.

No olvides seleccionar el botón Guardar para conservar el progreso.

Paso 3: sincronizar

Tu cuenta ya está lista para sincronizar tus datos en todas tus aplicaciones. Cuando la sincronización automática está activada, tu cuenta debería sincronizarse cada hora, pero puedes activar una sincronización manual en cualquier momento. Selecciona el botón Sincronizar ahora en Opciones de sincronización en la parte superior de la pestaña Administrar .

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda en cualquier momento.