Integra Magento en QuickBooks Online con OneSaas

Comienza aquí conectando tus aplicaciones a QuickBooks Connector. Si aún no has conectado tus aplicaciones, puedes seguir nuestras guías para conectar conecta Magento y QuickBooks Online.

Selecciona Administrar para continuar.

El proceso de configuración que se describe a continuación es para una integración estándar entre Magento y QuickBooks Online. Si también vas a conectar una tercera aplicación, tendrás que configurarla durante el proceso de configuración.

1. Se te presentarán tres flujos de trabajo, todos opcionales. En este tutorial, se seleccionarán estos tres flujos de trabajo para demostrar todas las capacidades del proceso de configuración.

• Las ventas de Magento se enviarán a QuickBooks Online.
• Los productos de Magento se enviarán a QuickBooks Online.
• Si tienes activado el inventario en QuickBooks Online, QuickBooks Connector puede leer esta información y actualizar Magento.

2. Inicia el proceso de configuración seleccionando el primer flujo de trabajo para sincronizar los pedidos de Magento con QuickBooks Online.

Una vez que hayas seleccionado la primera opción para crear pedidos en QuickBooks Online, se te pedirá que hagas lo siguiente:

• Selecciona los estados de los pedidos de Magento de los que la aplicación recuperará las ventas para sincronizarlas con QuickBooks Online. En función de la naturaleza de tu negocio, es posible que desees sincronizar también las ventas con el estado Pendiente u otros.
• Selecciona cómo Los pedidos de Magento aparecerán en tu sistema de contabilidad. En el caso de QuickBooks Online, elige si deseas que los pedidos de Magento se envíen a QuickBooks Online como facturas de venta o recibos de ventas. Selecciona la opción adecuada para tu negocio.

3. Selecciona Producto predeterminado y Opciones avanzadas.

Estas opciones te dan un mayor control sobre cómo se muestran las ventas en tu sistema de contabilidad. Si no estás seguro, puedes dejar esta sección en blanco por ahora y volver más adelante para volver a configurarlos.

• Prefijo del número de pedido : el prefijo que introduces aquí se añade a todos los pedidos recuperados de esta cuenta de Magento. Por ejemplo, si tienes el pedido "1234" en Magento y agregas el prefijo "Mag-" en la configuración, el pedido se recuperará en QuickBooks Connector con el número de pedido "Mag-1234" y se enviará a QuickBooks Online según corresponda. Este prefijo se puede configurar por separado para varias conexiones de Magento a fin de facilitar la identificación del origen de cada factura en QuickBooks Online.
• Usar artículo de envío : es posible que estés cobrando a tus clientes gastos de envío adicionales en tus ventas. Si esto ocurre, la integración puede permitirte especificar un "Artículo" dedicado para asignar estos gastos de envío. Esto te permitirá realizar fácilmente un seguimiento de los ingresos generados por los gastos de envío. Obtén más información sobre cómo usar el envío de productos en QuickBooks Connector.
• Producto con descuento : al igual que con la opción de artículo de envío anterior, puedes especificar un "Artículo" con descuento específico para poder realizar el seguimiento de los descuentos en las ventas.
• Cliente original/Organización del cliente/Cliente de venta en línea genérico : la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren que se especifique un registro de cliente cuando se crea una factura de ventas. Esta opción en particular te permite elegir la naturaleza del registro de cliente que se está creando. La opción predeterminada es Cliente original; sin embargo, si tus clientes de Magento especifican un nombre de empresa y prefieres que aparezca en tu sistema de contabilidad, puedes optar por la opción Organización del cliente .

Como alternativa, si no deseas que se cree ningún registro de cliente en tu sistema de contabilidad, puedes seleccionar la opción Cliente de venta en línea genérico . Esto significa que todas las ventas se sincronizarán en tu sistema de contabilidad con un registro de cliente genérico de "Magento".

• Números de factura automáticos : esta opción te permite ignorar el número de pedido de Magento por completo y usar la convención de numeración secuencial en tu sistema de contabilidad.
• Asignar ventas a clase/Asignar ventas a ubicación : estas dos opciones te permiten elegir una clase o ubicación predeterminada en tu sistema de QuickBooks Online. Esta es una opción exclusiva de QuickBooks Online y solo si configuraste clases o ubicaciones en tu archivo de empresa de QuickBooks.

Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda en cualquier momento.

4. Accederás a la página de configuración de impuestos. Aquí, para cada impuesto creado/definido en Magento, debes seleccionar el impuesto sobre las ventas correspondiente en tu sistema de contabilidad. Obtén más información sobre la configuración de impuestos.

5. Para que las ventas se integren correctamente con tu sistema de contabilidad, deberás configurar todos tus artículos de Magento con SKU únicos.

Nota: Con las integraciones de QuickBooks Online, tenemos dos opciones de asociación de productos:

• Nombre: Asociamos el campo SKU del producto de Magento al campo NOMBRE del producto en QuickBooks Online
• SKU: asociamos el campo SKU del producto de Magento con el campo SKU del producto en QuickBooks Online

6. Si aún no tienes artículos configurados en tu sistema de contabilidad o si deseas que QuickBooks Connector lea los artículos de Magento y los cree en tu sistema de contabilidad, puedes habilitar la siguiente opción.

En la página de configuración Configuración de artículos, tendrás que seleccionar las cuentas de ingresos y gastos que se usarán para los artículos en inventario y los que no están en inventario. Obtén más información sobre la integración de tus productos en QuickBooks Connector.

7. Los ajustes de configuración de Payments te permitirán seleccionar si deseas que los datos de pago de Magento se registren para tus ventas en tu sistema de contabilidad.

Si deseas asignar diferentes métodos de pago a diferentes cuentas de compensación, selecciona Asignar métodos de pago individuales.

Asegúrate de seleccionar Guardar cuando estés satisfecho con los cambios.

Nota: Si no estás seguro de qué cuentas de compensación usar, consulta a tu contable.

Obtén más información sobre cómo configurar los impuestos con QuickBooks Connector.

8. La siguiente opción de flujo de trabajo permitirá a QuickBooks Connector leer todos tus artículos de Magento y crearlos en tu sistema de contabilidad. Algunos usuarios prefieren crear solo los artículos que se usan en las ventas reales (lo cual se explica más arriba), mientras que otros prefieren tomar todos los artículos de Magento y enviarlos.

Asegúrate de seleccionar Guardar cuando estés satisfecho con los cambios.

Nota: Si deseas que diferentes productos tengan diferentes cuentas de ingresos/gastos, tendrás que configurarlo en tu sistema de contabilidad después de que la aplicación haya creado los artículos.

9. Si deseas enviar los datos del nivel de existencias desde QuickBooks Online a tus productos de Magento, solo tienes que seleccionar el flujo de trabajo final y, a continuación, seleccionar Guardar.

Nota: Los niveles de existencias no se pueden configurar con QuickBooks Online France.

Importante: Esta opción solo debe activarse si tienes niveles de existencias configurados en QuickBooks Online antes de la integración. De lo contrario, correrás el riesgo de acabar con tus niveles de existencias de Magento. Obtén más información sobre nuestro proceso de control de existencias.

Una vez que hayas terminado de configurar los parámetros del flujo de trabajo de integración, puedes continuar con la configuración de la sincronización. Puedes encontrarlo en la pestaña Sincronizar .

La configuración Fecha de inicio de la integración especifica un filtro para la fecha del pedido de Magento. Esto significa que los pedidos anteriores a la fecha especificada no se sincronizarán.

Una vez que hayas aceptado los términos y condicionesdel usuario de QuickBooks Connector , podrás activar la sincronización horaria automática.