Comparar costes de proyectos estimaciones frente a datos reales

Aprende a hacer previsiones de ingresos y costes de proyectos en QuickBooks Online avanzado.

Compara tus ingresos y gastos con lo que calculaste originalmente para un proyecto. Agregar proyecto estimaciones y desglosarlos por cada producto o servicio que planees usar para el proyecto. Así es como se hace:

• Paso 1: Revisa la configuración
• Paso 2: Crea el coste del proyecto cotización
• Paso 3: Haz el seguimiento de los ingresos y los gastos
• Paso 4: Compara estimaciones frente a datos reales

Paso 1: Revisa la configuración

Antes de crear el coste del proyecto estimaciones, asegúrate de que puedes añadir productos y servicios a tus formularios de gastos.

1. Ve aConfiguración y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Gastos.
3. Busca Facturas y gastosy, a continuación, selecciona Editar.
4. Activa la tabla Mostrar artículos en los formularios de gastos y compras.
5. Selecciona Guardary, a continuación, Listo.

A continuación, asigna cada uno de tus productos y servicios a una cuenta de gastos.

1. Ve a Configuración y selecciona Productos y servicios (Guía).
2. En la columna Acción , selecciona Editar para un producto o servicio.
3. Selecciona la casilla Compro este servicio de un proveedor .
4. Selecciona la cuenta de gastos menú desplegable y, a continuación, selecciona un gasto o Costo de las ventas cuenta.
5. Selecciona Guardar.

Repite estos pasos para cada producto o servicio cuyos costes desees calcular.

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Paso 2: Crea el coste del proyecto cotización

Con un coste del proyecto cotización, haz una previsión de los gastos y los ingresos de cada producto o servicio. También puedes compartir la cotización con tu cliente.

Nota: Tu cliente no verá información sobre tus costes, recargos o margen de beneficios, solo verá lo que puede esperar que te pague.

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca y selecciona el proyecto que deseas cotizar.
3. Selecciona el menú desplegable Agregar al proyecto ▼ y, luego, selecciona Proyecto cotización.
4. En la columna Producto/servicio , selecciona un producto o servicio.
5. En la columna Cant. , introduce la cantidad estimada.
6. En Tu tarifa, introduce la tarifa de coste. Si solo quieres hacer una estimación de los ingresos, deja esta sección en blanco.
7. En Tasa de cliente, introduce la tasa de ventas. Si solo deseas hacer una estimación de los costes, deja esta sección en blanco.
8. Rellenamos la columna % de margen de beneficio automáticamente, en función de la diferencia entre tu tasa y la tasa del cliente.
   Nota: Si es necesario, puedes editar el % de margen de beneficioy nosotros actualizaremos la tasa del cliente en función del nuevo porcentaje.
9. Añade cualquier producto o servicio adicional que necesites cotizar.

Una vez que hayas introducido todos tus cotización verás los costes e ingresos totales estimados, junto con un margen de beneficios estimado.

Cuando hayas terminado, selecciona Guardar o Revisar y enviar para compartir el cotización con tu cliente. Revisa y completa el correo electrónico y selecciona Enviar cotización.

Nota: El estado predeterminado de un nuevo cotización está pendiente. El cotización Los detalles no se mostrarán en el panel Proyectos ni en los informes hasta que el cotización el estado es Aceptado o Rechazado.

Para editar el estado desde el panel Proyectos :

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca y selecciona el proyecto.
3. Selecciona Transacciones.
4. En la columna Acción , selecciona la y selecciona Actualizar estado.
5. Selecciona Aceptado o Rechazadoy, a continuación, rellena los detalles.
6. Selecciona Aceptar.
   Nota: Es posible que tengas que actualizar la página para actualizar el panel.

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Paso 3: Haz el seguimiento de los ingresos y los gastos

Ahora que has añadido un coste del proyecto cotización, puedes empezar a realizar el seguimiento de las ventas y los gastos del proyecto.

Crear una factura a clientes a partir del coste del proyecto cotización

Una vez que el cliente haya aceptado tu cotización, puedes convertirlo cotización directamente en una factura. De este modo, no tendrás que introducir la misma información dos veces.

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca y selecciona el proyecto.
3. Selecciona Transaccionesy, a continuación, busca el cotización.
4. En la columna Acción , selecciona la y, a continuación, selecciona Convertir en factura a clientes.
   Nota: Esto puede variar según el estado de tu cotización.
5. Si es necesario, actualiza la factura a clientes.
6. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar o Revisar y enviar para compartir la factura con el cliente. Revisa y completa el correo electrónico y, a continuación, selecciona Enviar factura.

Si introduces otras transacciones de ingresos para el proyecto, como un recibo de venta, asegúrate de introducir los mismos productos o servicios que has seleccionado en el coste. cotización. De lo contrario, no coincidirán en tu Presupuestos informe de datos reales .

Introducir gastos de fuentes bancarias

Si has conectado tu banco a QuickBooks, será más fácil asignar transacciones bancarias a proyectos y añadirlas a tu Presupuestos informe de datos reales .

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Selecciona el gasto que deseas agregar.
3. Selecciona el cliente/proyecto menú desplegable y, a continuación, selecciona el proyecto.
4. Eliminar todo lo que haya en la cuenta menú desplegable y, a continuación, selecciona un producto o servicio.
5. Selecciona Agregar.
   Nota: Si deseas editar la tasa o la cantidad, selecciona Dividir y, a continuación, introduce tus productos y servicios desde allí.

Ahora la transacción bancaria aparecerá en tu Presupuestos informe de datos reales .

Introducir gastos manualmente

La fuente bancaria es la forma más rápida de introducir gastos, pero también puedes hacerlo manualmente. Así es como se hace:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Gasto, Chequeo Factura de proveedores.
   • En el caso de un gasto, selecciona el beneficiario y la cuenta de pago desde la que realizas el pago.
   • En el caso de un cheque: selecciona el beneficiario y la cuenta bancaria desde la que vas a pagar.
   • En el caso de una factura de proveedores: selecciona el proveedor.
3. Cerrar la sección Detalles de la categoría y, a continuación, expanda la Sección de detalles del artículo .
4. Introduce los mismos productos o servicios que has seleccionado en el coste cotización.
5. Introduce la cantidad y el importe que vas a pagar.
6. En la columna Cliente/Proyecto , selecciona el menú desplegable y, a continuación, selecciona el proyecto.
7. Selecciona Guardar y cerrar.

Nota: Si no encuentras el producto o servicio que necesitas, o no tienes la columna Cliente/Proyecto , vuelve a comprobar la configuración del paso 1.

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Paso 4: Compara estimaciones frente a datos reales

De ahora en adelante, cuando veas el proyecto, verás un gráfico que compara los ingresos y costes estimados con los reales. A continuación se indica cómo encontrar un desglose más detallado:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca y selecciona el proyecto.
3. Selecciona Informes del proyectoy, a continuación, selecciona Presupuestos frente a datos reales.

Al profundizar en los totales de este informe, puedes ir a diferentes áreas en QuickBooks Online.

• Selecciona Costes estimados o Ingresos estimados para ir a la lista de detalles.
• Selecciona Ingresos reales para ir al informe de ventas por cliente.
• Selecciona Costes reales para volver a la página Informes del proyecto .

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