Añadir y gestionar usuarios
Aprende a agregar, administrar o eliminar perfiles de usuario en QuickBooks Online.
Añade usuarios para que ayuden con las operaciones y la teneduría de libros de la empresa. Puedes personalizar cada rol y otorgar permisos individuales para tareas específicas. También puedes dar acceso a tu contable a los libros de tu empresa.
Nota: Solo los usuarios con los permisos adecuados pueden administrar perfiles de usuario en QuickBooks Online. Si lo necesitas, aquí te mostramos cómo cambiar el administrador principal de tu empresa.
Puedes añadir nuevos usuarios a tu QuickBooks Online para que te ayuden con la teneduría de libros, incluido tu contable. Puedes otorgar a los usuarios roles y permisos específicos para que solo puedan realizar determinadas tareas o agregar nuevos administradores que puedan hacerlo prácticamente todo.
Repasemos dónde invitar a tu contable, cuál es el administrador principal y cómo cambiarlo. A continuación, te mostraremos cómo configurar un nuevo usuario y los diferentes permisos y roles de usuario entre los que puedes elegir.
Para comenzar, selecciona Configuración y Administrar usuarios.
Verás todos tus usuarios aquí... y tus contables aquí. Para dar acceso a tu contable a tu QuickBooks, solo tienes que añadir su dirección de correo electrónico y seleccionar Invitar.
El correo electrónico y la contraseña que usaste para configurar QuickBooks se convierten automáticamente en el administrador principal. El administrador principal puede acceder a todas las áreas de QuickBooks y configurar otros usuarios, incluidos administradores adicionales que también tienen acceso completo a QuickBooks. El administrador principal también puede cambiar quién es el administrador principal. Para ello, busca otro administrador de la empresa y selecciona Cambiar administrador principal.
El nuevo administrador principal ya debe ser administrador, por lo que debes configurarlo como administrador de la empresa o puedes cambiar sus permisos aquí.
Ahora vamos a configurar un nuevo usuario. Selecciona Agregar usuario.
Ten en cuenta que el plan Simple Start no incluye usuarios adicionales, por lo que deberás actualizar a otro plan si deseas agregar usuarios.
Escribe el nombre de usuario y el correo electrónico nuevos.
A continuación, selecciona el rol que quieres que tenga. Puedes elegir entre varios roles.
Por ejemplo, los administradores de la empresa pueden hacer prácticamente cualquier cosa en tu empresa, así que ten cuidado con las personas que configuras como administradores. Otros roles restringen lo que un usuario puede ver y hacer.
Ten en cuenta que verás roles adicionales si tienes QuickBooks Advanced o Bill Pay.
Para ver los permisos de un rol, selecciónalo y verás una descripción y verás exactamente a qué áreas de tus usuarios de QuickBooks con ese rol tendrán acceso y qué podrán hacer.
En algunas secciones verás casillas de verificación que te permitirán añadir o quitar permisos a ese usuario.
Puedes seleccionar diferentes roles y revisar sus permisos hasta que encuentres el que deseas.
Selecciona este vínculo para ver una descripción de cada rol y lo que pueden hacer, de modo que puedas comparar.
Ten en cuenta que cada plan de QuickBooks tiene un límite de usuarios. Estos usuarios cuentan para tu límite de usuarios... y estos usuarios no.
Una vez que hayas elegido un puesto, selecciona Enviar invitación.
QuickBooks envía al nuevo usuario un correo electrónico invitándolo a iniciar sesión y trabajar en tu QuickBooks con los permisos que le has asignado.
Si el usuario no encuentra el correo electrónico, selecciona Volver a enviar la invitación.
Aquí también puedes editar los permisos de tus usuarios o eliminarlos si lo necesitas.
Ahora puedes configurar nuevos usuarios para que te ayuden a compartir tu trabajo en QuickBooks.
Agregar un usuario nuevo
Cuando agregas un usuario, tu nivel de suscripción determina cuántos usuarios puedes agregar. Ciertos roles no cuentan para el límite de usuarios, como Ver informes de la empresa o Solo realizar el seguimiento de las horas trabajadas.
- Ve a Configuración
y selecciona Administrar usuarios. - Selecciona Agregar usuarioy, a continuación, introduce el nombre y la dirección de correo electrónico del usuario.
Nota: No se permiten caracteres especiales que no sean puntos en el nombre de usuario. Para el campo de correo electrónico, solo se permiten un punto y el carácter @. - Selecciona el menú desplegable Roles ▼ y, a continuación, selecciona el rol que quieres asignar al usuario.
- Revisa las funciones a las que este rol da acceso. Puedes expandir cada sección.
- Selecciona la configuración de gestión de la cuenta que deseas gestionar (si corresponde para el rol elegido).
- Selecciona Enviar invitación.
Nota: Si tienes problemas para invitar a una cuenta, obtén información sobre cómo agregar o eliminar a tu contable.
Los nuevos usuarios reciben una invitación para unirse a la empresa. Pídeles que seleccionen el botón ¡Vamos! en el correo electrónico para aceptar la invitación. Pueden crear una nueva cuenta de Intuit o simplemente iniciar sesión si ya tienen una.
Gestionar roles o permisos de usuario
En QuickBooks Online
- Seleccionar configuración ⚙y, a continuación, selecciona Administrar usuarios.
- Busca el usuario que quieras editar y selecciona Editar en la columna Acción .
- Puedes cambiar el rol de usuario en el menú desplegable Roles ▼.
- No puedes editar los roles Solo seguimiento de horas trabajadas . En su lugar, elimínalos y vuelve a agregarlos con el rol correcto.
- Selecciona la configuración de gestión de la cuenta que quieras gestionar.
- Selecciona Guardar cambios.
Pide al usuario que cierre sesión y vuelva a iniciar sesión en QuickBooks Online para ver las actualizaciones. Si tienes QuickBooks Online Advanced, aquí te mostramos cómo administrar el acceso de los usuarios.
Eliminar un usuario
La eliminación de un usuario será permanente, aunque podrás seguir viendo su historial en el registro de auditoría.
- Ve a Configuración y selecciona Administrar usuarios.
- Selecciona el iconode puntos suspensivosen el usuario que deseas eliminar y, luego, seleccionaEliminar.
- Selecciona Eliminar usuario en la ventana emergente para confirmar.
Eliminar un usuario contable
- Ve a Configuración⚙ y seleccionaAdministrar usuarios.
- Selecciona la pestañaContables.
- Busca el nombre del contable y seleccionaEliminaren la columnaAcción .
- SeleccionaEliminarde nuevo en la ventana emergente para confirmar.
Sí, las invitaciones caducan en 48 horas.
Podemos solucionarlo. No vuelvas a enviar la invitación si ha caducado. En su lugar, elimina el usuario y vuelve a agregarlo. Cuando vuelvas a añadir el usuario, se enviará una nueva invitación.
Sigue los pasos de este artículo para eliminar el usuario y volver a agregarlo.
QuickBooks Online usa la caché del navegador y las cookies para ejecutarse más rápido. A veces, estos también pueden bloquear la carga de las páginas web. Si tienes problemas al agregar un usuario, borra la memoria caché y las cookies.
QuickBooksAyudaIntuit