Crea flujos de trabajo personalizados en QuickBooks Online Advanced

Aprende a crear flujos de trabajo personalizados para enviar recordatorios a tus clientes o equipo interno.

Con QuickBooks Online Advanced, puedes usar flujos de trabajo para automatizar tareas comunes en QuickBooks, como enviar recordatorios de pago o nuevas facturas a clientes. También puedes enviar recordatorios a tu equipo para completar tareas específicas, como revisar facturas pendientes. La automatización de tareas con flujos de trabajo ahorra tiempo para que puedas centrarte en tu negocio.

Aquí te mostraremos cómo crear tus propios flujos de trabajo personalizados a partir de una sola plantilla. 
También puedes crear nuevos flujos de trabajo con plantillas creadas previamente por QuickBooks.

Crear un flujo de trabajo personalizado

Cuando creas un flujo de trabajo, este envía recordatorios en función de las condiciones que hayas configurado. A continuación, se explica cómo crear un flujo de trabajo personalizado:

1. Ir a Flujos de trabajo o Configuración ⚙y, a continuación, Administrar flujos de trabajo.
2. Selecciona la pestaña Plantillas .
3. Selecciona + Flujo de trabajo personalizado para crear una nueva plantilla.
4. En el menú desplegable ▼ de Seleccionar registro para flujo de trabajo, selecciona el tipo de transacción.
5. En la sección Define la acción que deseas que QuickBooks realice , selecciona acción. Las opciones que se muestran dependen del tipo de transacción que selecciones.
6. Selecciona Siguiente.
7. En el campo Nombre del flujo de trabajo , introduce un nombre para la plantilla.
8. En la sección Hacer esto en QuickBooks , selecciona las acciones que QuickBooks realizará cuando se cumplan las condiciones. Esto determina lo que sucederá después de que se active la plantilla.
9. En la página ¿Cómo quieres que se realice esta acción?, selecciona las casillas para indicar a QuickBooks cómo enviar el recordatorio. A continuación, selecciona el menú desplegable ▼ correspondiente para ver las opciones de asignación del recordatorio. Las opciones que se muestran dependen del tipo de recordatorio que selecciones.
   Nota: Los campos resaltados en la plantilla son variables. Las variables rellenan el mensaje de recordatorio con tu empresa o la información del cliente. Para cambiar la variable, introduce # y, a continuación, selecciona la variable que quieras usar, como Nombre del cliente, Nombre de la empresao Importe total.
   • Crear una tarea de recordatorio en Tareas: se crea una nueva tarea en el menú Tareas. Puedes seleccionar a quién quieres asignar la tarea y el nombre de esta. También puedes seleccionar cerrar la tarea manualmente o hacer que QuickBooks la cierre por ti cuando se lleve a cabo la acción, por ejemplo, cuando se pague la factura.
   • Enviar un correo electrónico del cliente: esta opción envía un correo electrónico directamente al cliente y a cualquier dirección de correo electrónico que agregues con la opción CC (copia carbónica) o CCO (copia carbónica oculta). También puedes personalizar el asunto y el mensaje de correo electrónico de la plantilla.
   • Enviar un correo electrónico de la empresa: puedes seleccionar enviar un correo electrónico a alguien de la empresa. Define el asunto y el cuerpo o usa los valores predeterminados.
   • Enviar una notificación push: esta opción envía una notificación push a un usuario a través de la aplicación móvil de QuickBooks Online.
10. En la secciónCuándo sucede, selecciona las condiciones. Esto determina qué activa los recordatorios.
    Nota: Puedes establecer varias condiciones para algunos flujos de trabajo. Para agregar más, selecciona+Agregar otra condición. Se deben cumplir todas las condiciones para iniciar el flujo de trabajo.
11. Selecciona Guardar y activa.

Después de crear tu flujo de trabajo, obtén información sobre cómo revisar las tareas abiertas o administrar tus flujos de trabajo.