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Usa flujos de trabajo para automatizar tus procesos empresariales para QuickBooks Online Advanced

by Intuit• Actualizado 2 semanas hace

Aprende a automatizar las tareas diarias, las aprobaciones y los recordatorios mediante flujos de trabajo en QuickBooks Online avanzado. Los flujos de trabajo te ayudan a mantenerte organizado, a reducir el trabajo manual y a mantener al equipo al dĂ­a.


Crear un flujo de trabajo con una plantilla

QuickBooks tiene más de 60 plantillas de flujo de trabajo que puedes usar para optimizar tus procesos.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Selecciona la plantilla que quieras usar.
  3. Introduce un nombre para el flujo de trabajo o mantén el predeterminado.
  4. Establece las acciones (lo que debe hacer QuickBooks) y las condiciones (cuándo debe ocurrir).
  5. Para agregar más condiciones, selecciona + Agregar otra condición.
    Nota: Esta opción no está disponible en todas las plantillas.
  6. Selecciona Guardar y activa.

Crear un flujo de trabajo de aprobaciĂłn de varias condiciones

Los flujos de trabajo de varias condiciones te ofrecen un mayor control de las facturas de proveedores, las facturas a clientes y las Ăłrdenes de compra. Cuando un usuario que no es administrador crea una de estas transacciones, QuickBooks comprueba si cumple las condiciones y solo la envĂ­a una vez aprobada.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Selecciona la plantilla de aprobaciĂłn que quieras usar.
  3. Introduce un nombre para el flujo de trabajo o mantén el predeterminado.
  4. Establece las condiciones para cuándo se requieren aprobaciones.
  5. Para agregar más condiciones, selecciona + Agregar condicióny, a continuación, Guardar.
    Nota: Esta opción no está disponible en todas las plantillas.
  6. Selecciona Guardar y activa.
  • Si creas transacciones con aplicaciones de terceros, entradas por lotes, importaciones, captura de recibos o sincronizaciĂłn de hojas de cálculo, QuickBooks ahora las envĂ­a directamente a Pendiente de aprobaciĂłn.
  • No es necesario que las envĂ­es manualmente para su aprobaciĂłn.
  • TambiĂ©n puedes establecer condiciones en funciĂłn del origen de la transacciĂłn (por ejemplo, si procede de una aplicaciĂłn, de una importaciĂłn o de QuickBooks).

Nota: Si cambias una transacción en una aplicación de terceros después de enviarla para su aprobación, QuickBooks no iniciará una nueva aprobación.

  • Los aprobadores pueden aprobar varias transacciones a la vez.
  • Puedes hacerlo en Tareas Icono de tarea de lista de comprobaciĂłn.o desde páginas de listas.
  • Si alguna transacciĂłn necesita una confirmaciĂłn adicional (forzar la aprobaciĂłn), QuickBooks te preguntará antes de aprobarla.

Nota: Al usar la aprobación en bloque con forzar aprobación, siempre se te pedirá que confirmes antes de que se lleve a cabo.

  • Algunas transacciones, como las de la captura de recibos o las de aplicaciones de terceros, iniciarán el proceso de aprobaciĂłn en cuanto las guardes.
  • Esto significa que no tienes que volver y enviarlas para su aprobaciĂłn más adelante.

Crear un flujo de trabajo personalizado

Si necesitas algo diferente, puedes crear un flujo de trabajo personalizado.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Selecciona + Flujo de trabajo personalizado.
  3. Elige el tipo de registro y la acciĂłn que deseas realizar y, luego, selecciona Siguiente.
  4. Introduce un nombre para el flujo de trabajo.
  5. Establece las acciones y condiciones.
  6. Para agregar más condiciones, selecciona + Agregar otra condición.
    Nota: Esta opción no está disponible en todas las plantillas.
  7. Selecciona Guardar o Guardar y activa.

Gestiona tus flujos de trabajo

Puedes editar, copiar, desactivar o eliminar flujos de trabajo en cualquier momento.

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Busca el flujo de trabajo que quieras editar.
  3. En la columna Acciones , selecciona la flecha desplegable y elige Editar.
  4. Realiza los cambios y selecciona Guardar o Guardar y activa.
  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Busca el flujo de trabajo que quieras copiar.
  3. En la columna Acciones , selecciona la flecha desplegable y elige Copiar.
  4. Realiza las actualizaciones y selecciona Guardar o Guardar y activa.

Algunos flujos de trabajo, como los recordatorios de pago de facturas a clientes y recordatorios de facturas sin enviar, ya están configurados para las nuevas empresas. Si tienes que desactivar una:

  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Busca el flujo de trabajo que quieras desactivar.
  3. En la columna Activar/Desactivar , desactĂ­vala.
  4. Selecciona Desactivar.
  1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva
  2. Busca el flujo de trabajo que quieras eliminar.
  3. En la columna Acciones , selecciona la flecha desplegable y elige Eliminar.
  4. Selecciona Eliminar de nuevo.