Usa los flujos de trabajo para automatizar los procesos empresariales en QuickBooks

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Plantillas ( Guía ).
2. Selecciona la plantilla que quieras usar.
3. Introduce un nombre para el flujo de trabajo o mantén el predeterminado.
4. Establece las acciones (qué QuickBooks debería hacer) y las condiciones (cuándo debería ocurrir).
   Nota: Los nombres de los campos de acción y condición pueden variar según la plantilla que uses.
5. Para agregar más condiciones, selecciona + Agregar otra condición.
   Nota: Esta opción está disponible en el paso Cuando ocurra y no está disponible en todas las plantillas.
6. Selecciona Guardar o Guardar y activa.

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Plantillas ( Guía ).
2. Busca la plantilla de aprobación mediante el campo Buscar por nombre de plantilla .
3. Selecciona la plantilla de aprobación que quieras usar.
4. Introduce un nombre para el flujo de trabajo o mantén el predeterminado.
5. Establece las condiciones para cuándo se requieren aprobaciones.
6. Selecciona uno o varios aprobadores, así como el orden de las aprobaciones.
7. Para agregar más condiciones, selecciona + Agregar condición y, luego, selecciona Guardar .
   Nota : Encontrarás esto en el paso Cuándo sucede . Esta opción no está disponible en todas las plantillas.
8. Selecciona Guardar o Guardar y activa.

• Si creas transacciones con aplicaciones de terceros, entradas en lote, importaciones, captura de recibos o sincronización de hojas de cálculo, QuickBooks ahora las envía directamente a Pendiente de aprobación.
• No es necesario que las envíes manualmente para su aprobación.
• También puedes establecer condiciones en función del Origen de la transacción (por ejemplo, si procede de una aplicación, una importación o una transacción). QuickBooks mismo).

Nota: Si cambias una transacción en una aplicación de terceros después de enviarla para su aprobación, QuickBooks no iniciará una nueva aprobación.

• Los aprobadores pueden aprobar varias transacciones a la vez.
• Puedes hacerlo en Tareas o desde páginas de listas.
• Si alguna transacción necesita confirmación adicional (forzar aprobación), QuickBooks te preguntará antes de aprobar.

Nota : Al usar la aprobación en bloque con forzar aprobación, siempre se te pedirá que confirmes antes de que se lleve a cabo.

• Algunas transacciones, como las de la captura de recibos o las de aplicaciones de terceros, iniciarán el proceso de aprobación en cuanto las guardes.
• Esto significa que no tienes que volver y enviarlas para su aprobación más adelante.

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Plantillas ( Guía ).
2. Selecciona + Flujo de trabajo personalizado.
3. Selecciona el registro para tu flujo de trabajo y la acción que deseas realizar.
4. Selecciona Siguiente.
5. Asigna un nombre al flujo de trabajo.
6. Establece las acciones (lo que deseas hacer) y las condiciones (cuándo sucederá) para tu plantilla.
   Nota: La acción puede ser Recordatorio, Aprobación, Notificación, Enviar o Actualizar.
7. Selecciona + Agregar otra condición si deseas agregar más condiciones.
   Nota: Esta opción está disponible en el paso Cuando ocurra y no está disponible en todas las plantillas. Por ejemplo, está disponible para la acción Notificación .
8. En el paso Realizar este paso, selecciona Solicitar aprobación de ---.
   Nota: Esta opción no está disponible en todas las plantillas. Por ejemplo, está disponible para la acción Aprobación .
9. Añade aprobadores a la lista. Por lo general, verás esta opción en el paso Hacer esto al seleccionar la acción Aprobar .
   Notas :
   • Puedes añadir uno o varios grupos de aprobadores (hasta 5 por grupo).
   • Puedes especificar el número mínimo de aprobadores necesarios para conceder la aprobación y continuar con la transacción.
   • En Notificar mediante, selecciona las opciones Tarea, Correo electrónico o Notificación push.
10. Selecciona Guardar o Guardar y activar para activar tu flujo de trabajo personalizado.

Notas:

• Si una transacción se somete a un proceso de aprobación, todas las aprobaciones de ese paso recibirán un correo electrónico y una tarea creada para ellas.
• En cuanto el número mínimo de autorizadores apruebe esa transacción, se considerará aprobada.

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Mis flujos de trabajo ( Guía ).
2. Busca el flujo de trabajo que quieras editar.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, luego, selecciona Editar.
4. Realiza los cambios y selecciona Guardar o Guardar y activa.

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Mis flujos de trabajo ( Guía ).
2. Busca el flujo de trabajo que quieras copiar.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, luego, selecciona Copiar.
4. Realiza las actualizaciones y selecciona Guardar o Guardar y activa.

Algunos flujos de trabajo, como los recordatorios de pago de facturas a clientes y recordatorios de facturas sin enviar, ya están configurados para las nuevas empresas. Si tienes que desactivar una:

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Mis flujos de trabajo ( Guía ).
2. Busca el flujo de trabajo que quieras desactivar.
3. En la columna Activar/Desactivar , desactiva la opción.
4. Selecciona Desactivar.

1. Ve a Configuración , selecciona Administrar flujos de trabajo y, a continuación, selecciona Mis flujos de trabajo ( Guía ).
2. Busca el flujo de trabajo que quieras eliminar.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, luego, selecciona Eliminar.
4. Selecciona Eliminar de nuevo.