Programa transacciones periódicas creadas con una plantilla en QuickBooks Online

Aprende a programar transacciones periódicas creadas con una plantilla con QuickBooks Online Essentials y Plus.

Puedes establecer el calendario de tus plantillas de transacciones periódicas. En este artículo, explicaremos la función y te mostraremos cómo configurarla.

Establece tu programación para "Días de antelación"

Puedes aprovechar la opción Días de antelación para crear en las plantillas periódicas programadas. Esto te proporciona visibilidad del flujo de efectivo futuro, así como la posibilidad de enviar recordatorios a los clientes antes de la fecha de la transacción. Puedes introducir el valor de este campo al editar la programación de una plantilla periódica.

Puedes crear transacciones (a partir de plantillas periódicas programadas) para un número especificado de días antes de la fecha real de la transacción.

• Los valores de Fecha anterior y Fecha siguiente que aparecen en la Lista de transacciones periódicas y en los informes se basan en la fecha de la transacción, no en la fecha en la que se crearon.
• También disponemos de un tipo de plantilla periódica Recordatorio que puedes programar. Esto enviará un recordatorio a tu página de inicio, donde puedes consultar las plantillas, decidir cuál usar y editarlas de antemano.

Ejemplo: si las transacciones están programadas para el día 15 de cada mes, pero deseas enviar un recordatorio a los clientes con 10 días de antelación, introduce 10 en Días de antelación para crear. QuickBooks Online creará transacciones el día 5 de cada mes. El día 5, puedes imprimir facturas y enviar recordatorios, pero la fecha de la transacción sigue siendo el día 15.

Al cambiar el valor de este campo, no se modifica ninguna transacción existente. Si dejas el campo en blanco, QuickBooks Online crea la transacción en la fecha de la transacción.

Habilitar fecha de inicio

Las transacciones periódicas se crean el día programado, normalmente entre las 00:00 h y las 05:00 h, en función de tu zona horaria. De vez en cuando, en función del volumen, es posible que se cree un poco más tarde.

Todo lo que se haya programado antes o el día en que se cree la transacción no se llevará a cabo hasta la siguiente fecha adecuada según la programación.

Ejemplo: Si creaste la plantilla para comenzar el primer de cada mes y hoy es el primero, la plantilla comenzará el primer del mes siguiente.

Usar una plantilla periódica existente anterior a la fecha programada

Si necesitas usar una plantilla periódica existente antes de la fecha programada, puedes utilizar la función Usar para hacerlo.

1. Ir a Configuración .
2. En Listas, seleccionaTransacciones periódicas.
3. Resalta la plantilla que deseas usar.
4. En el menú desplegable Acción ▼, seleccionaUsar. 
5. Edita la transacción según sea necesario y, luego, seleccionaGuardar.

El uso manual de una plantilla periódica no impedirá que el sistema la use automáticamente según lo programado. Si ya no quieres que se realice la siguiente transacción, tendrás que restablecer la programación o eliminar la transacción duplicada cuando el sistema la introduzca.

1. Vuelve a la lista de transacciones periódicas.
2. Selecciona la transacción que usaste manualmente.
3. En el menú desplegable Acción ▼, seleccionaEditar.
4. En Tipo de plantilla, cambia de Programada a Recordatorio. (Esto guardará la mayor parte de la información de tu programación, pero el sistema te enviará un recordatorio en lugar de introducir la transacción automáticamente).
5. Selecciona Guardar plantilla.

Cuando recibas el recordatorio para introducir esta transacción, elimínala, vuelve a la Lista de transacciones periódicas y vuelve a establecer la transacción en Programada.