Configurar y usar la multidivisa en QuickBooks Online

Aprende a usar Multidivisa en QuickBooks Online Essentials, QuickBooks Online Plusy QuickBooks Online avanzado para hacer negocios en divisas extranjeras.

Hacer negocios con clientes en el extranjero es bueno para tu negocio. Sin embargo, lidiar con tipos de cambio y divisas extranjeras puede ser complicado. La buena noticia: QuickBooksLa multidivisa te ayuda a registrar fácilmente las transacciones en el extranjero sin preocuparte por las conversiones de tipo de cambio.

Antes de activar la multidivisa, ten en cuenta lo siguiente:

• Una vez que la opción Multidivisa esté activada, no podrás volver a desactivarla ni cambiar la divisa local. Esto se debe a que, de ahora en adelante, el sistema deberá tener en cuenta la información de conversión de divisas. Si no estás seguro, te recomendamos que hables con un contable.
• La multidivisa no está disponible para los usuarios de QuickBooks Online Simple Start. A continuación, te mostramos cómo actualizar o reducir tu suscripción a QuickBooks Online para poder empezar a realizar el seguimiento de tus transacciones en divisa extranjera.
• Si conectas QuickBooks Commerce con QuickBooks Online, la característica de multidivisa no funcionará.
• ¿Aparece el error "Algo no va del todo bien" durante la configuración de la multidivisa? Borra la memoria caché y las cookies para solucionar problemas.

Obtén más información sobre:

1. Acerca de la multidivisa
2. Activar multidivisa
3. Añadir divisas
4. Eliminar divisas
5. Añadir una cuenta que use una divisa extranjera
6. Añadir transacciones en una divisa extranjera 
7. Trabajar con tipos de cambio
8. Depositar el pago en un banco con una divisa diferente
9. Paga a los empleados con una divisa diferente
10. Cambiar una divisa asignada a un cliente o proveedor

Acerca de la multidivisa

La función Multidivisa de QuickBooks te permite registrar pagos y facturas de clientes, proveedores o cuentas bancarias que utilizan divisas diferentes a la tuya local. Al activar Multidivisa, puedes introducir transacciones en diferentes divisas. A continuación, QuickBooks los convertirá a tu divisa local por ti.

Nota: Puedes asignar una divisa única a la mayoría de los tipos de cuentas, incluidas las de clientes, proveedoresy cuentas del plan contable (como cuentas bancarias y de tarjetas de crédito o cuentas por cobrar). Deberás agregar una nueva cuenta para cada divisa diferente que uses en tus transacciones.

Activar multidivisa

La divisa local suele ser la divisa que utiliza tu empresa para sus transacciones en función de dónde esté ubicada. Las cuentas de ingresos y gastos siempre utilizan tu divisa local.

Al configurar QuickBooks, establece automáticamente tu divisa local. Si es necesario, puedes cambiar tu divisa local:

1. Ve a Configuración y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Opciones avanzadas.
3. En la sección Divisa , selecciona Editar ✎.
4. En el menú desplegable Divisa local ▼, selecciona tu divisa.
5. Activa la opción Multidivisa y confirma que entiendes que no puedes deshacer esta opción.
6. Selecciona Guardary, a continuación, Listo.

El vínculo Administrar divisas que aparece te lleva a la página Divisas , donde puedes gestionar las divisas que usas.

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Añadir divisas

1. Ve a Configuración .
2. Selecciona Divisas.
   Nota: Esta opción está disponible después de activar Multidivisa.
3. Selecciona Añadir divisa.
4. Selecciona la nueva divisa en el menú desplegable Añadir divisa ▼.
5. Selecciona Agregar.

Eliminar divisas

Solo puedes eliminar una divisa si no tiene transacciones asociadas.

1. Ve a Configuración .
2. Selecciona Divisas.
3. Selecciona el icono de flecha pequeña ▼ en la columna Acción y, a continuación, selecciona Eliminar.
4. Selecciona Sí para confirmar la eliminación.

Añadir una cuenta que use una divisa extranjera

De forma predeterminada, las cuentas existentes aparecerán en tu divisa local en la columna Divisa del plan contable. Para crear una cuenta que use divisa extranjera, haz lo siguiente:

1. Ve a Configuración y selecciona Plan contable (Guía).
2. Selecciona Nuevo.
3. Selecciona el tipo de cuenta y el tipo de detalleadecuados.
4. Introduce un Nombre de cuenta para la nueva cuenta y una Descripción opcional, así como cualquier otro campo obligatorio.
5. Selecciona Divisa en el menú desplegable .
6. Rellena la fecha de inicio y el saldo inicial cuando empieces a realizar el seguimiento de las transacciones comerciales. Introduce el importe que tenías en la cuenta ese día.
7. Selecciona Guardar.

La cuenta se crea y los saldos de la cuenta mostrarán la divisa asignada en el plan de cuentas. Obtén información sobre cómo agregar una cuenta a tu plan contable.

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Nota: Una vez que se haya contabilizado una transacción en una cuenta, ya no podrás cambiar la divisa de la cuenta.

Añadir transacciones en una divisa extranjera

Si tienes bancos conectados que usan divisas extranjeras, puedes añadir transacciones en esas divisas a QuickBooks Online.

1. Ir a Transacciones, luego Transacciones bancarias (Guía).
2. En la pestaña Para revisión , abre los detalles de la transacción y selecciona Agregar.
3. En los campos de divisa, introduce el importe en moneda extranjera o el tipo de cambio que proporciona tu banco.

QuickBooks Online calcula el total y los campos Detalles bancarios o Descripción del banco muestran la transacción tal como la mostró tu banco en el extracto, normalmente con el importe y la divisa.

Dividir transacciones

Si usas una divisa extranjera, puedes seguir dividiendo las transacciones de gastos y depósitos en función de las diferentes categorías de cuenta e impuestos, pero no puedes dividir una transacción en función de las diferentes divisas.

Para dividir una transacción en categorías, consulta Cómo introducir una transacción dividida en el historial de la cuenta.

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Trabajar con tipos de cambio

En QuickBooks, el tipo de cambio es el número de unidades de divisa local que se necesitan para obtener 1 unidad de divisa extranjera. QuickBooksutiliza los tipos de cambio para mostrar el valor de una transacción en divisa extranjera en tu divisa local.

Este es un ejemplo de cómo QuickBooks utiliza un tipo de cambio en una factura en divisa extranjera:

• Divisa extranjera: dólar canadiense (CAD)
• Divisa local: dólar estadounidense (USD)
• Tipo de cambio: 1 dólar canadiense se convierte en 0,79 dólares estadounidenses (1 CAD por 0,79 USD).

Los valores de divisa extranjera se actualizan automáticamente cada 4 horas en QuickBooks de Wall Street On Demand. QuickBooks descarga y utiliza los tipos de cambio de IHS Markit, una empresa de servicios de información. Puedes usar esta función o introducir manualmente tus propios tipos de cambio para las transacciones en divisa extranjera. 

Además, descubre cómo ajustar tu divisa local periódicamente para mantenerte al día con los tipos de cambio más recientes.

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Depositar el pago en un banco con una divisa diferente

Con Multidivisa, puedes depositar un pago en un banco con una divisa diferente.

1. Deposita el pago de la factura en tu cuenta bancaria que use la misma divisa.
2. Selecciona + Nuevo.
3. Selecciona Transferir.
4. Selecciona las cuentas para cada campo:
   • Transferir fondos de: la cuenta de la que tomas el dinero.
   • Transferir fondos a: la cuenta a la que transfieres el dinero.
   • Divisa: la divisa que selecciones determina el valor del campo Importe de la transferencia. También debes introducir el tipo de cambio si aún no lo has configurado.
     Por ejemplo, selecciona dólares estadounidenses como divisa y, a continuación, introduce 5,00 $ en el campo Importe de la transferencia. QuickBooks transferirá fondos por un valor de 5,00 dólares estadounidenses.
   • Importe de la transferencia: el importe que transferirás a la cuenta. Este importe no es absoluto, ya que su valor total depende de la divisa y el tipo de cambio.
5. Introduce el valor del pago de la factura en Importe de la transferencia.
6. Introduce la misma fecha que la factura a clientes y, a continuación, selecciona Guardar y cerrar.

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Paga a los empleados con una divisa diferente

Para pagar a tus empleados con una divisa diferente, tendrás que crear un nuevo proveedor con la información del empleado.

Paso 1: Crea un proveedor con la información de tus empleados

Asegúrate de que la información refleje el perfil del empleado. Para comprobarlo, selecciona Empleados. A continuación, busca al empleado al que quieras pagar con una divisa diferente.

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Guía).
2. Selecciona Nuevo proveedory rellena los campos con la información del empleado.
3. Selecciona una divisa en el menú desplegable Divisa ▼.
4. Agrega una divisa a su nombre de usuario y selecciona Guardar.

Paso 2: Paga a tu empleado

1. Selecciona + Nuevo.
2. Selecciona Gasto.
3. En el menú desplegable Beneficiario ▼, selecciona el proveedor que creaste con la información del empleado.
4. En el menú desplegable Categoría ▼, selecciona la cuenta con la que realizas el seguimiento de tus gastos de nómina.
5. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

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Cambiar una divisa asignada a un cliente o proveedor

Deberás crear un nuevo cliente o proveedor y asignar el nuevo tipo de divisa.

Paso 1: Desactiva tu proveedor o cliente

Para establecer un cliente como inactivo:

1. Ve a Ventas y selecciona Clientes (guía).
2. Busca y selecciona el nombre del cliente para el que quieres cambiar la divisa.
3. Selecciona Editary toma nota de toda su información.
4. Selecciona Guardary vuelve a la lista Clientes .
5. Busca el mismo cliente y selecciona el menú desplegable Acción ▼.
6. SeleccionaDesactivary, a continuación, Sí, activarpara confirmar la solicitud.

Para establecer un proveedor como inactivo:

Paso 2: Crea un nuevo cliente o proveedor

Para crear un nuevo cliente:

1. Ve a Ventas y selecciona Clientes (guía).
2. Selecciona Nuevo clientey rellena los campos con la información de la que tomaste nota anteriormente.
   Una vez que hayas terminado de agregar su información, selecciona una divisa en el menú desplegable Divisa ▼.
3. Agrega una divisa a su nombre de usuario y selecciona Guardar.

Para crear un nuevo proveedor:

1. Ve a Gastos y selecciona Proveedores (Guía).
2. Selecciona Nuevo proveedory rellena los campos con la información de la que tomaste nota anteriormente.
3. Una vez que hayas terminado de agregar su información, selecciona una divisa en el menú desplegable Divisa ▼.
4. Agrega una divisa a su nombre de usuario y selecciona Guardar.

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