Haz el seguimiento de los fondos que recibes de los donantes en QuickBooks Online

Aprende a realizar el seguimiento de las donaciones de fondos que recibes mediante tarjeta de crédito, transferencia bancaria o efectivo en QuickBooks Online.

Si diriges una organización sin ánimo de lucro, podrás controlar fácilmente el dinero que recibes de tus clientes (denominados donantes). En función de cómo recibas la donación, puedes registrarla y realizar su seguimiento como un recibo de venta, un depósito bancario o una factura.

Aunque puedes cambiar el nombre del formulario a Donación o cualquier nombre personalizado que desees desde el módulo Estilos de formulario personalizados , los menús desplegables de QuickBooks Online seguirán mostrándose como Factura, Cotizacióno Recibo de ventas.

Nota: ¿Recibiste donaciones en especie? A continuación se explica cómo realizar el seguimiento de las donaciones en especie, como suministros de oficina o muebles.

Paso 1: Cambia el tipo de cuenta a sin ánimo de lucro

Puedes cambiar el tipo de cuenta de QuickBooks Online para que se ajuste mejor a tus necesidades de seguimiento. Si aún no lo has hecho:

1. Ve a Configuración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona Opciones avanzadas.
3. En Tipo de empresa, selecciona el icono de edición .
4. En el menú desplegable Formulario de impuestos ▼, selecciona Organización sin ánimo de lucro.
5. Selecciona Guardary, a continuación, Listo.
6. Cierra la sesión y vuelve a iniciarla para ver los cambios.

Consejo: Muestra tu agradecimiento a los donantes cuando envíes un recibo de su donación o una factura. Puedes personalizar las cartas de agradecimiento que envías por correo electrónico.

Paso 2: Crea una cuenta para donaciones de fondos

Crea una cuenta de ingresos en tu plan contable para realizar el seguimiento del dinero que recibes de los donantes. Si ya tienes una, puedes omitir este paso.

1. Sigue estos pasos para crear una cuenta de ingresos.
2. Asegúrate de seleccionar Ingresos como tipo de cuenta e Ingresos de organizaciones sin ánimo de lucro como tipo de detalle.
3. Puedes llamar a esta cuenta "Donaciones de fondos".

Paso 3: Crea un artículo de donación de fondos

Al crear un recibo de ventas, debes seleccionar un artículo de producto o servicio. Dado que solo recibes dinero, puedes configurar una pieza que no esté en el inventario.

Nota: No tienes que crear un nuevo artículo cada vez que recibes una donación de fondos. En la mayoría de los casos, solo necesitas un artículo para realizar el seguimiento de las donaciones de fondos de diferentes donantes.

1. Sigue estos pasos para crear un artículo que no esté en el inventario.
2. Puedes llamar a este elemento "Donaciones de fondos".
3. No olvides usar la cuenta de ingresos que configuraste en el "Paso 2".

Paso 4: Añade al donante como cliente

Si aún no lo has hecho, agrega al donante como cliente en QuickBooks.

Paso 5: Haz el seguimiento de la donación de fondos

Como factura

Si el donante se compromete a donar en una fecha posterior, puedes registrar una factura.

En primer lugar, registra la donación.

1. Selecciona + Nuevoy, a continuación, selecciona Factura.
2. Selecciona Personalizary, a continuación, elige tu plantilla de donación.
3. Asegúrate de seleccionar el donante y el artículo de donación que configuraste.
4. Selecciona Guardar y cerrar o Guardar y enviar si quieres enviar un recibo de la factura al donante por correo electrónico.

Una vez que recibas la donación, registra el recibo.

1. Selecciona + Nuevoy, a continuación, selecciona Recibir pago.
2. Selecciona el donante del menú desplegable Cliente ▼ y actualiza la Fecha de pago.
3. Selecciona el menú desplegable Método de pago ▼ y, a continuación, selecciona cómo recibirás la donación.
4. Selecciona el menú desplegable Depositar en ▼ y selecciona el destino de la donación.
5. Selecciona la factura adecuada y, a continuación, selecciona Guardar y cerrar o Guardar y enviar si quieres enviar un recibo de la donación al donante por correo electrónico.

Como recibo de venta

Puedes crear un recibo de ventas si recibes la donación de inmediato. Después, si lo necesitas, también puedes enviar el recibo de venta al donante como extracto de su donación.

1. Crea un recibo de venta para la donación.
2. Selecciona Personalizary, a continuación, elige tu plantilla de donación.
3. Completa los detalles del recibo. Asegúrate de seleccionar el donante y el artículo de donación que configuraste.
4. Selecciona el menú desplegable Método de pago ▼ y, a continuación, selecciona cómo recibirás la donación.
5. Selecciona Guardar y cerrar o Guardar y enviar si deseas enviar un recibo de la donación al donante por correo electrónico.

Como depósito bancario

Si solo necesitas registrar el dinero donado a tu organización, puedes crear un depósito bancario.

1. Crea un depósito bancario para la donación.
2. Asegúrate de seleccionar el donante y la cuenta de ingresos que configuraste para las donaciones.