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Introducir y gestionar facturas y pagos de facturas en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 1 semana hace

Obtén información sobre cómo realizar el seguimiento de las facturas de proveedores y registrar los pagos.

Además de realizar el seguimiento de las ventas, QuickBooks Online facilita el registro de los gastos de la empresa. Al introducir tus ingresos y gastos, obtendrás una visión más completa de tu negocio y tus beneficios.

Puedes registrar las facturas de proveedores de una en una o registrar varias facturas de proveedores a la vez para QuickBooks Online. Si ya has pagado un gasto comercial, introdúcelo como gasto.

Después de recibir una factura de un proveedor, sigue estos pasos para registrarla:

  1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
  2. Selecciona Facturar.
  3. En el menú desplegable Proveedor ▼ , selecciona un proveedor.
  4. En el menú desplegable Condiciones ▼ , selecciona las condiciones de la factura de proveedores. Esto es cuando tu proveedor espera recibir el pago.
  5. Introduce laFecha de la factura de proveedores,la Fecha de vencimientoyel N.º de factura de proveedores. tal como están registrados en la factura de proveedores.
  6. Introduce los detalles de la factura en la secciónDetalles de la categoría . En el menú desplegableCategoría ▼ , selecciona la cuenta de gastos que usas para realizar el seguimiento de las transacciones de gastos. A continuación, introduce una descripción. 

Consejo: También puedes introducir productos y servicios específicos en la sección Detalles del artículopara desglosar la factura de proveedores. Para configurar, Ve a Configuración Icono de engranaje de configuración. y seleccionaCuenta y configuración. Selecciona Gastos. En la sección Facturas y gastos, selecciona Editar. A continuación, activa el interruptor Mostrar tabla de artículos en formularios de gastos y compras .

  1. Introduce elimporte y impuesto. El importe total que se muestra se basa en la opción seleccionada en el Impuesto campo.
  2. Si tienes previsto facturar el gasto a un cliente, selecciona Facturable y selecciona su nombre en el menú desplegableCliente ▼ . Obtén más informaciónsobre los gastos facturables.
  3. Cuando hayas terminado, seleccionaGuardar y cerrar.

Consejo: Si tienes varios sitios de trabajo o segmentos empresariales, también puedes seleccionar ubicaciones en el menú desplegable Ubicación ▼ . Obtén información sobre cómo activar y usar el seguimiento de ubicaciones.

Carga facturas de proveedores desde tu ordenador

Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vínculo en una ventana nueva

  1. En el menú desplegable Agregar factura ▼, selecciona Cargar desde la computadora.
  2. Arrastra los archivos y suéltalos en la ventana Cargar o selecciona el botón Cargar para elegir los archivos de tu equipo.
    Nota: QuickBooks admite imágenes PDF, JPEG, JPG, GIF y PNG.

Activar campo facturable

  1. Ve a Configuración Icono de engranaje de configuración. y seleccionaCuenta y configuración.
  2. SeleccionaHora. 
  3. SeleccionaHoja de horasy asegúrate deque Mostrar campo de servicioyPermitir que las horas sean facturablesestén activadas. 
  4. SeleccionaGuardary, a continuación,Listo.

Hay dos formas de registrar los pagos de facturas de proveedores. Sigue los pasos que más te convengan.

Importante: Esto solo registra la contabilidad de los pagos de facturas de proveedores que realizas. Debes seguir procesando los pagos tal y como lo solicita tu proveedor:

  1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
  2. Selecciona Pagar facturas de proveedores.

Aquí puedes ver todas las facturas de proveedores que has añadido a QuickBooks. Muestra los importes que debes y la fecha de vencimiento de cada factura. Por lo general, muestra las facturas de proveedores del último año. Si quieres ver las facturas de proveedores de un período diferente o solo de una empresa específica, puedes seleccionar Filtros. Texto alternativo de la imagen.

Para registrar los pagos realizados para una factura de proveedores, haz lo siguiente:

Consejo: Si realizaste pagos de la misma factura desde diferentes cuentas (por ejemplo, algunos mediante cheque y otros mediante tarjeta de crédito) o si realizaste pagos separados en días diferentes, introduce cada pago por separado. Introdúcelas día a día y cuenta por cuenta.
  1. En el menú desplegableCuenta de pago ▼ , selecciona la cuenta desde la que pagaste la factura de proveedores.
  2. Si seleccionas una cuenta corriente o de ahorro, puedes introducir elnúmero de referencia. Esto es opcional.
  3. Introduce la Fecha de pago.
  4. Selecciona las casillas de verificación de las facturas de proveedores por las que realizaste un pago.
  5. En la columna Pago , introduce el importe que pagaste de cada factura de proveedores.

Si tienes crédito con el proveedor, puedes aplicarlo en la columna Crédito aplicado .

  1. Selecciona Guardar, Guardar y cerraro Guardar e imprimir.

Las facturas de proveedores seleccionadas se marcan como pagadas.

Sigue estos pasos solo si has pagado con cheque. Esto registra el pago de una manera específica para que QuickBooks sea preciso:

  1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
  2. Selecciona Comprobar.
  3. En el menú desplegableBeneficiario ▼ , selecciona el proveedor al que pagaste. Se abrirá una ventana con todas las facturas pendientes.
  4. SeleccionaAgregar para agregar una factura de proveedores pendiente al cheque.
     Nota: Si no ves esto, selecciona la flecha pequeña junto al campo Importe . Si tienes crédito con el proveedor, también puedes agregarlo desde la secciónCréditos .
  5. En el menú desplegableCuenta bancaria/de crédito ▼, selecciona la cuenta desde la que realizaste el pago con cheque.
  6. En el campoImporte , introduce el importe del cheque.
  7. En la secciónTransacciones pendientes , selecciona las facturas de proveedores a las que se envió el pago del cheque.
     Consejo: Si cubre varias facturas de proveedores, selecciona las casillas correspondientes. Puedes dividir el pago e introducir un importe para cada factura de proveedores en la columnaPago .
  8. Cuando hayas terminado, seleccionaGuardar y crear una nueva oGuardar y cerraro Guardar y enviar.
    Consejo: También puedes seleccionar Imprimir para imprimir un cheque físico.

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