Comience con el constructor de contratos

Aprenda cómo usar, enviar y administrar un contrato usando el creador de contratos en QuickBooks Online.

El generador de contratos te ayuda a agilizar el proceso de firma de contratos, permitiéndote enviar un contrato para su firma electrónica directamente desde el producto. No es necesario cambiar entre aplicaciones.

Conozca sus características principales

• Cargar contratos existentes: Cargue un contrato existente en formato PDF (hasta 25 MB y hasta 5 archivos por solicitud).
• Agregar campos de firma electrónica: Agregue campos de firma, campos de fecha y campos de texto tanto para su empresa como para sus destinatarios en su PDF cargado.
• Múltiples firmantes: Envíe un contrato a hasta 5 firmantes. Por defecto, todos pueden firmar al mismo tiempo, o bien se puede establecer un orden de firma para que firmen uno tras otro.
• Seguridad del código de acceso: Opcionalmente, agregue un código de acceso para cada firmante para mayor seguridad. Si lo hace, cada firmante deberá introducir su propio código para ver y firmar el documento.
• Notificaciones y recordatorios por correo electrónico: Envíe contratos por correo electrónico con un mensaje personalizado. Configure recordatorios automáticos y ajustes de caducidad para avisar a los destinatarios con firmas pendientes.
• Experiencia de firma del cliente: Cada firmante recibe un correo electrónico con un enlace para ver y firmar el contrato. Pueden añadir su firma escribiendo su nombre, que se convierte en una firma digital. Este campo siempre es obligatorio.
• Agregar iniciales: Usted y su cliente o cliente potencial pueden firmar con sus iniciales cada página de un contrato. Esto ayuda a garantizar que usted haya revisado y aceptado los términos.
• Gestión de contratos: Realice un seguimiento del estado de cada contrato en la página Contratos, incluyendo cuántos firmantes han firmado. Descargue los contratos firmados para sus registros con un registro de auditoría completo.

Crear y enviar un contrato

Crea un contrato y envíalo a tu cliente o cliente potencial utilizando el creador de contratos.

Paso 1: Subir un contrato

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Contratos ( Guía ).
2. Seleccione Crear contrato.
3. Seleccione el menú desplegable Cargar documentos ▼ y, a continuación, seleccione PDF.
4. Explore sus archivos y, a continuación, seleccione el contrato que desea enviar.
   Nota: El formato de archivo aceptable es PDF. Puedes subir hasta 5 archivos por solicitud de firma. El tamaño máximo de archivo es de 25 MB. Verás una vista previa del contrato subido.
5. Selecciona Abrir.

Paso 2: Agregar firmantes

1. En la sección Destinatarios, seleccione un Cliente o un Cliente potencial.
   Nota: El Correo electrónico aparecerá automáticamente si ya se ha añadido al cliente o cliente potencial, y si no, tendrá que introducirlo manualmente.
2. Para enviar el contrato a más personas, seleccione + Agregar otro firmante para agregar hasta 4 firmantes más.
   Nota: Solo el primer firmante necesita ser un Cliente o un Cliente potencial.
3. Para que los firmantes firmen uno tras otro, seleccione la casilla de verificación Establecer orden de firma y, a continuación, arrastre a los firmantes al orden que desee. Si no lo haces, todos pueden firmar al mismo tiempo.
4. Seleccione si desea firmar. Firmar es opcional:
   1. Para firmar después de todos los demás, seleccione la casilla de verificación Firmaré al final. Recibirás un correo electrónico cuando todos los demás firmantes hayan terminado.
   2. Para firmar primero, no seleccione la casilla de verificación Firmaré al final. Agregue sus propios campos de firma en la página Solicitud de firma.
   3. Si no necesita firmar, no seleccione la casilla de verificación Firmaré al final y no agregue sus propios campos en la página Solicitud de firma.
5. En el menú desplegable Método de autenticación ▼, seleccione Código de acceso.
6. (Opcional) Establezca un código de acceso de 6 a 9 dígitos para cada firmante, o deje que el sistema lo genere automáticamente.
7. Selecciona Siguiente.

Paso 3: Agregar campos de firma electrónica

1. Seleccione Firma, Fecha de firma, Iniciales, o Texto para agregar un campo.
2. Seleccione la ubicación donde desea que aparezcan en el contrato.
   Nota: Arrastre y cambie el tamaño de los campos según sea necesario.
3. Para agregar sus propios campos de firma electrónica, seleccione el menú desplegable Agregar campos para ▼ y luego seleccione su nombre.
4. Si va a firmar ahora, seleccione Firmay luego ingrese su Nombre legal completo. QuickBooks genera una firma digital para usted.
5. Seleccione Firma.
6. Seleccione Vista previa del documento o Siguiente.

Paso 4: Enviar el contrato

1. Verifique cuidadosamente la información de sus destinatarios.
   Importante: Si configura códigos de acceso, envíe a cada firmante su código en un correo electrónico, mensaje de texto u otro canal seguro por separado. Para buscar códigos más tarde, vaya a la lista Contratos y luego seleccione Obtener código de acceso en el menú desplegable ▼ de la columna Acciones del contrato.
2. Añade un mensaje personalizado para tu cliente.
3. Configurar recordatorios automáticos y ajustes de caducidad .
4. Seleccione Enviar, luego seleccione Entendido.

Revisar y firmar el contrato

Cada firmante recibe un correo electrónico con un enlace al contrato. Si no has establecido un orden de firma, todos lo recibirán al mismo tiempo y podrán firmar en cualquier orden. Si lo hiciste, cada persona lo recibirá solo después de que la persona anterior haya firmado. Pida a cada firmante que:

1. Abre el correo electrónico del producto.
2. Seleccionar Revisar. Si establece un Código de acceso, lo ingresarán para ver los documentos.
3. Seleccione Verificar, luego seleccione Empezar.
4. Seleccione Firmar para agregar su firma escribiendo su Nombre legal completo. QuickBooks genera una firma digital para ellos.
   Nota: La fecha de la firma se completa automáticamente en función de cuándo firma el cliente.
5. Seleccione Firmar, luego seleccione Enviar. Una vez enviado, recibirás una notificación por correo electrónico.

Gestionar contratos

Gestiona todos tus contratos en un solo lugar.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, selecciona Contratos ( Guía ).
2. Vea el estado de cada contrato Si un contrato tiene más de un firmante, en la columna Estado se muestra cuántos han firmado; por ejemplo, 2 de 3 firmantes han firmado. Seleccione el estado para ver el nombre de cada firmante y si han firmado.
3. Para descargar el PDF firmado para sus registros, seleccione el menú desplegable ▼ de la columna Acciones y, a continuación, seleccione Descargar. Cada contrato incluye un certificado de firma electrónica, que proporciona un historial completo de auditoría de los firmantes.

Solucionar problemas con el constructor contratado

• Si no puedes subir tu contrato, asegúrate de que no supere el límite de tamaño (25 MB) y de que estés subiendo un archivo PDF válido.
• Si estableces un código de acceso, los destinatarios tendrán hasta 3 intentos para introducirlo correctamente. Si fracasan, el contrato queda bloqueado para todos los firmantes. Si esto sucede, deberá enviar una nueva solicitud de firma electrónica.