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Crea o importa presupuestos en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 1 semana hace

Nota: Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero es mejor empezar al principio del ejercicio fiscal.

Muchas empresas utilizan los presupuestos para planificar sus finanzas. Revisa tus activos y pasivos y, a continuación, crea un presupuesto para el próximo año, mes o trimestre. 

Aprende a crear o importar presupuestos en QuickBooks Online Plus y Advanced.

Nota: Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero es mejor empezar al principio del ejercicio fiscal.

Con todos tus datos financieros en QuickBooks, puedes crear los presupuestos de pérdidas y ganancias que necesitas para tu empresa. Esto te ofrece una visión general para ayudarte a comparar tus ingresos y gastos reales con el presupuesto.

Antes de empezar, asegĂşrate de que cumples estos requisitos:

  • Inicia sesiĂłn con una cuenta que tenga acceso al presupuesto, como administrador o usuario con acceso total estándar.
  • Comprueba que todas las cuentas que quieres incluir en el presupuesto aparecen en el plan contable.
  • Confirma que la fecha de inicio del ejercicio fiscal es correcta en la secciĂłn Opciones avanzadas de Cuenta y configuraciĂłn. LlĂ©vame allĂ­.

Si realizas el seguimiento de tu presupuesto fuera de QuickBooks Online y quieres importarlo, prepara el presupuesto en una hoja de cálculo de Excel con el formato adecuado de 10 MB o menos.

Sigue este enlace para completar los pasos del producto Abrir este vĂ­nculo en una ventana nueva

  1. Selecciona Importar presupuesto.
  2. Selecciona un período, un formato y rellena automáticamente los datos de tu plantilla.
  3. Descarga el archivo P&L budget_template.xlsx .
  4. Abre la plantilla de presupuesto en Excel u Hojas de cálculo de Google.
  5. Introduce el presupuesto de cada cuenta para todos los meses indicados.
    Importante: No agregues columnas ni filas para cuentas adicionales. 
  6. Guarda el archivo con un nuevo nombre.

Crear un presupuesto

Para crear un nuevo presupuesto, deberásiniciar sesión como administrador o como usuario con los permisos adecuados para acceder a los presupuestos. Los administradores también pueden agregar roles personalizados con permisos para acceder solo a los presupuestos. Así es como se hace.

Nota: Solo las suscripciones de QuickBooks Online Plus y Advanced tienen acceso a la función de presupuesto. Si tienes una suscripción diferente y quieres usar presupuestos, obtén información sobre cómo actualizar tu suscripción a Plus o Advanced.

Paso 1: Revisa el ejercicio financiero de tu empresa

AsegĂşrate de que el comienzo del ejercicio financiero sea correcto. Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero resulta Ăştil empezar al principio del ejercicio fiscal.

  1. Inicia sesiĂłn en QuickBooks Online.
  2. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona Cuenta y configuraciĂłn.
  3. Selecciona el Pestaña Avanzado.
  4. En la sección Contabilidad , revisa el campo Primer mes del ejercicio fiscal . Si no es correcta, selecciona Editar ✎.
  5. Selecciona el mes requerido en el menĂş desplegable â–Ľ y selecciona Guardar.
  6. Selecciona Listo.

Paso 2: Crea tu presupuesto

Para crear un presupuesto, puedes usar tus datos financieros anteriores o presupuestos anteriores en QuickBooks. Si este es tu primer presupuesto, comienza aquí. Te mostraremos cómo copiar un presupuesto una vez que hayas añadido tu primer presupuesto.

También puedes crear un presupuesto importando un archivo .xlsx.

Nota: Las cuentas de presupuesto aparecen directamente desde el plan contable. Si necesitas más cuentas en tu presupuesto, agrégalas a tu plan contable antes de crear el presupuesto.

  1. Ir a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Selecciona Crear presupuesto.
    Nota: Selecciona Crear un presupuestosi es la primera vez que agregas.
  3. Asegúrate de que el tipo de presupuesto esté configurado.
    Nota: La opción de beneficios y pérdidas es la predeterminada.
  4. En el menĂş desplegable PerĂ­odo â–Ľ, selecciona el ejercicio fiscal para el que vas a crear el presupuesto.
  5. Selecciona el formato del presupuesto:
    • Consolidado : crea un presupuesto para toda la organizaciĂłn e incorpora todos los ingresos y gastos.
    • Subdividido : crea un presupuesto para clientes, ubicaciones o clases especĂ­ficos.
      Para los presupuestos subdivididos, selecciona el elemento por el que deseas subdividir en los menĂşs desplegables Subdividir pory Subdividir por â–Ľ.
  6. Opcionalmente, en el menú desplegable ▼ de Rellenar datos previamente , selecciona un valor de datos de referencia con el que desees rellenar automáticamente tu presupuesto.
  7. Selecciona Siguiente.
  8. Puedes realizar las siguientes acciones segĂşn sea necesario:
    1. Para personalizar el título del presupuesto, selecciona el icono de edición ✎ junto al título generado automáticamente. 
    2. Si deseas agregar datos reales o presupuestarios anteriores como referencia, activa la opciĂłn Comparar datos de referencia y selecciona el tipo de datos de referencia que deseas usar.
    3. Si deseas rellenar automáticamente el presupuesto con los datos de referencia, selecciona la casilla de verificación junto a Cuentas para seleccionar todas o filas individuales. En el menú desplegable ▼ Acciones en lote , selecciona Copiar datos de referenciay Entendido.
      Nota: Omite este paso si ya has rellenado previamente el presupuesto con datos de referencia.
    4. Para eliminar los datos de referencia, selecciona las filas requeridas y, a continuaciĂłn, selecciona Borrar datos en el menĂş desplegable Acciones en lote â–Ľ y, a continuaciĂłn, selecciona Borrar datos.
  9. Introduce el presupuesto de cada cuenta para cada mes.
  10. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Los usuarios de QuickBooks Online Plus y Advanced tienen la opciĂłn de cargar su presupuesto desde un archivo de Excel.

Paso 1: Descarga una plantilla de presupuesto

Ahora que ha creado su primer presupuesto, descárguelo en una plantilla de Excel. QuickBooks utiliza el plan contable y los meses del ejercicio fiscal para dar formato a la plantilla. Puedes usar la plantilla para crear tu presupuesto, lo que garantiza que tus datos sean compatibles y se importen sin errores. 

Nota: Para dar formato a la plantilla, QuickBooks usa los nombres de las cuentas y no los nĂşmeros de las cuentas de tu plan contable. AsegĂşrate de tener nombres de cuenta Ăşnicos antes de descargar el archivo de ejemplo.

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Selecciona Importar presupuesto.
  3. En el menú desplegable Seleccionar período ▼, selecciona el ejercicio fiscal para el que estás creando el presupuesto.
  4. Selecciona el formato del presupuesto:
    • Consolidado : crea un presupuesto para toda la organizaciĂłn e incorpora todos los ingresos y gastos.
    • Subdividido : crea un presupuesto para clientes, ubicaciones o clases especĂ­ficos.
      Para los presupuestos subdivididos, selecciona el elemento por el que deseas subdividir en los menĂşs desplegables Subdividir pory Subdividir por â–Ľ.
  5. Selecciona Siguiente.
    Nota: SeleccionaOmitiry sigue los pasos para cargar tu presupuesto si ya lo tienes en nuestra plantilla.
  6. Selecciona el enlace P&L budget_template.xlsx para descargar la plantilla. 
  7. Guarda el archivo en algún lugar donde puedas encontrarlo fácilmente, como la carpeta de descargas de tu equipo.

Paso 2: Crea tu presupuesto con la plantilla

  1. Abre la plantilla de presupuesto en Excel u Hojas de cálculo de Google. 
  2. Introduce el presupuesto de cada cuenta para todos los meses que aparecen en la hoja Consolidado .
    Importante: No agregues más columnas ni filas. Si necesitas que aparezcan más cuentas, agrégalas a tu plan contable antes de descargar la plantilla.
  3. Cuando hayas terminado, guarda los cambios.

Paso 3: Carga tu plantilla

Cuando estés listo, vuelve a importar tu presupuesto a QuickBooks:

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Selecciona Importar presupuesto.
  3. En el menĂş desplegable Seleccionar perĂ­odo â–Ľ, selecciona el ejercicio financiero para el que deseas crear el presupuesto.
  4. Selecciona el formato del presupuesto:
    • Consolidado : crea un presupuesto para toda la organizaciĂłn e incorpora todos los ingresos y gastos.
    • Subdividido : crea un presupuesto para clientes, ubicaciones o clases especĂ­ficos.
      Para los presupuestos subdivididos, selecciona el elemento por el que deseas subdividir en los menĂşs desplegables Subdividir pory Subdividir por â–Ľ.
  5. Selecciona Omitir.
  6. Selecciona Cargar presupuesto y, a continuaciĂłn, busca y abre la plantilla.
  7. Selecciona Siguientey, a continuaciĂłn, Ver presupuesto.
  8. Ahora que tu presupuesto está en QuickBooks, revísalo rápidamente.
  9. Para personalizar el título del presupuesto, selecciona el icono de edición ✎ junto al título generado automáticamente.
  10. Revisa las celdas. AsegĂşrate de que los importes son correctos en cada cuenta. Si necesitas realizar ediciones, selecciona un campo y realiza los cambios.
  11. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar para guardar el presupuesto.

Duplicar un presupuesto existente

En lugar de empezar de cero, puedes duplicar un presupuesto existente. De este modo, se pondrá en marcha tu nuevo presupuesto utilizando los datos del año pasado. A continuación se explica cómo duplicar un presupuesto:

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Busca el presupuesto que quieras duplicar.
  3. En la columna Acciones , selecciona el menĂş desplegable â–Ľ y, a continuaciĂłn, selecciona Duplicar.
  4. En el menĂş desplegable PerĂ­odo â–Ľ, selecciona el ejercicio fiscal para el que vas a crear el presupuesto.
  5. Selecciona Duplicar.

Se guardará la copia como un nuevo presupuesto independiente.

Editar un presupuesto

Si necesitas editar un presupuesto:

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Busca tu presupuesto en la lista.
  3. En la columna Acciones , selecciona el menĂş desplegable â–Ľ y, luego, selecciona Ver/editar.
  4. Edita cada cuenta mes a mes.
  5. Para cambiar el perĂ­odo de tiempo de mensual a trimestral o anual, cambia entre las vistas Anual/Trimestral/Mensual .
  6. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Eliminar un presupuesto

Si decides eliminar un presupuesto, ten cuidado. No puedes recuperar los presupuestos eliminados.

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Busca tu presupuesto en la lista.
  3. En la columna Acciones , selecciona el menĂş desplegable â–Ľ y, luego, selecciona Eliminar.
  4. Selecciona SĂ­ para confirmar.

Ejecutar informes de presupuesto

Puedes ejecutar informes presupuestarios de pérdidas y ganancias especiales que te ayuden a realizar el seguimiento de tus objetivos presupuestarios.

  1. Ve a ConfiguraciĂłn Icono de engranaje de configuraciĂłn. y selecciona GestiĂłn presupuestaria (GuĂ­a).
  2. Busca tu presupuesto en la lista.
  3. En la columna Acciones , selecciona el menĂş desplegable â–Ľ y, a continuaciĂłn, selecciona Ejecutar presupuestos vs. Informe de datos reales o Ejecutar informe de informaciĂłn general del presupuesto.
  4. Si quieres exportar un presupuesto como PDF/Excel, hazlo mediante informes.

Consejo: 

  • El informe InformaciĂłn general del presupuesto resume los presupuestos por cuenta.
  • Los presupuestos vs. El informe de valores reales proporciona una comparaciĂłn entre las cuentas y los totales reales de la cuenta. Muestra en quĂ© medida te encuentras por debajo o por encima del presupuesto.