Crea o importa presupuestos en QuickBooks Online

Aprende a crear o importar presupuestos en QuickBooks Online Plus y Advanced.

Muchas empresas utilizan los presupuestos para planificar sus finanzas. Revisa tus activos y pasivos y, a continuación, crea un presupuesto para el próximo año, mes o trimestre. 

Con todos tus datos financieros en QuickBooks, puedes crear los presupuestos de pérdidas y ganancias que necesitas para tu empresa. Esto te ofrece una visión general para ayudarte a comparar tus ingresos y gastos reales con el presupuesto.

Crear un presupuesto

Para crear un nuevo presupuesto, deberásiniciar sesión como administrador o como usuario con los permisos adecuados para acceder a los presupuestos. Los administradores también pueden agregar roles personalizados con permisos para acceder solo a los presupuestos. Así es como se hace.

Nota: Solo las suscripciones de QuickBooks Online Plus y Advanced tienen acceso a la función de presupuesto. Si tienes una suscripción diferente y quieres usar presupuestos, obtén información sobre cómo actualizar tu suscripción a Plus o Advanced.

Paso 1: Revisa el ejercicio financiero de tu empresa

Asegúrate de que el comienzo del ejercicio financiero sea correcto. Puedes crear un presupuesto en cualquier momento, pero resulta útil empezar al principio del ejercicio fiscal.

1. Inicia sesión en QuickBooks Online.
2. Ve a Configuración y selecciona Cuenta y configuración.
3. Selecciona el Avanzado pestaña.
4. En la sección Contabilidad , revisa el campo Primer mes del ejercicio fiscal . Si no es correcta, selecciona Editar ✎.
5. Selecciona el mes requerido en el menú desplegable ▼ y selecciona Guardar.
6. Selecciona Listo.

Paso 2: Crea tu presupuesto

Para crear un presupuesto, puedes usar tus datos financieros anteriores o presupuestos anteriores en QuickBooks. Si este es tu primer presupuesto, comienza aquí. Te mostraremos cómo copiar un presupuesto una vez que hayas añadido tu primer presupuesto.

También puedes crear un presupuesto importando un archivo .xlsx.

Nota: Las cuentas de presupuesto aparecen directamente desde el plan contable. Si necesitas más cuentas en tu presupuesto, agrégalas a tu plan contable antes de crear el presupuesto.

1. Ir a Configuración y selecciona Gestión presupuestaria (Guía).
2. Selecciona Crear presupuesto.
   Nota: Selecciona Crear un presupuestosi es la primera vez que agregas.
3. Asegúrate de que el tipo de presupuesto esté configurado.
   Nota: La opción de beneficios y pérdidas es la predeterminada.
4. En el menú desplegable Período ▼, selecciona el ejercicio fiscal para el que vas a crear el presupuesto.
5. Selecciona el formato del presupuesto:
   • Consolidado : crea un presupuesto para toda la organización e incorpora todos los ingresos y gastos.
   • Subdividido : crea un presupuesto para clientes, ubicaciones o clases específicos.
     Para los presupuestos subdivididos, selecciona el elemento por el que deseas subdividir en los menús desplegables Subdividir pory Subdividir por ▼.
6. Opcionalmente, en el menú desplegable ▼ de Rellenar datos previamente , selecciona un valor de datos de referencia con el que desees rellenar automáticamente tu presupuesto.
7. Selecciona Siguiente.
8. Puedes realizar las siguientes acciones según sea necesario:
   1. Para personalizar el título del presupuesto, selecciona el icono de edición ✎ junto al título generado automáticamente. 
   2. Si deseas agregar datos reales o presupuestarios anteriores como referencia, activa la opción Comparar datos de referencia y selecciona el tipo de datos de referencia que deseas usar.
   3. Si deseas rellenar automáticamente el presupuesto con los datos de referencia, selecciona la casilla de verificación junto a Cuentas para seleccionar todas o filas individuales. En el menú desplegable ▼ Acciones en lote , selecciona Copiar datos de referenciay Entendido.
      Nota: Omite este paso si ya has rellenado previamente el presupuesto con datos de referencia.
   4. Para eliminar los datos de referencia, selecciona las filas requeridas y, a continuación, selecciona Borrar datos en el menú desplegable Acciones en lote ▼ y, a continuación, selecciona Borrar datos.
9. Introduce el presupuesto de cada cuenta para cada mes.
10. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Duplicar un presupuesto existente

En lugar de empezar de cero, puedes duplicar un presupuesto existente. De este modo, se pondrá en marcha tu nuevo presupuesto utilizando los datos del año pasado. A continuación se explica cómo duplicar un presupuesto:

1. Ve a Configuración y selecciona Gestión presupuestaria (Guía).
2. Busca el presupuesto que quieras duplicar.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Duplicar.
4. En el menú desplegable Período ▼, selecciona el ejercicio fiscal para el que vas a crear el presupuesto.
5. Selecciona Duplicar.

Se guardará la copia como un nuevo presupuesto independiente.

Editar un presupuesto

Si necesitas editar un presupuesto:

1. Ve a Configuración y selecciona Gestión presupuestaria (Guía).
2. Busca tu presupuesto en la lista.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, luego, selecciona Ver/editar.
4. Edita cada cuenta mes a mes.
5. Para cambiar el período de tiempo de mensual a trimestral o anual, cambia entre las vistas Anual/Trimestral/Mensual .
6. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Eliminar un presupuesto

Si decides eliminar un presupuesto, ten cuidado. No puedes recuperar los presupuestos eliminados.

1. Ve a Configuración y selecciona Gestión presupuestaria (Guía).
2. Busca tu presupuesto en la lista.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, luego, selecciona Eliminar.
4. Selecciona Sí para confirmar.

Ejecutar informes de presupuesto

Puedes ejecutar informes presupuestarios de pérdidas y ganancias especiales que te ayuden a realizar el seguimiento de tus objetivos presupuestarios.

1. Ve a Configuración y selecciona Gestión presupuestaria (Guía).
2. Busca tu presupuesto en la lista.
3. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Ejecutar presupuestos vs. Informe de datos reales o Ejecutar informe de información general del presupuesto.
4. Si quieres exportar un presupuesto como PDF/Excel, hazlo mediante informes.

Consejo: 

• El informe Información general del presupuesto resume los presupuestos por cuenta.
• Los presupuestos vs. El informe de valores reales proporciona una comparación entre las cuentas y los totales reales de la cuenta. Muestra en qué medida te encuentras por debajo o por encima del presupuesto.