Crea y envía órdenes de compra en QuickBooks Online

Aprende a crear órdenes de compra y a enviarlas a los proveedores.

En QuickBooks Online, tienes las herramientas para ejecutar todas las partes del ciclo de ventas, incluidas las compras. Puedes crear y enviar por correo electrónico órdenes de compra (OC) directamente a los proveedores cuando estés listo para comprar más productos. Las órdenes de compra comunican a los proveedores tu intención de realizar una compra.

En las órdenes de compra, puedes introducir los artículos específicos que deseas comprar y la cantidad. Cuando el proveedor acepte la orden de compra y acepte las condiciones establecidas, podrás añadirla rápidamente a una transacción de factura o gasto en QuickBooks. Esto mantiene todas las transacciones conectadas y tus cuentas equilibradas.

Paso 1: Activar la característica de orden de compra

Si aún no lo has hecho, activa la característica de orden de compra:

1. Ve aConfiguración ⚙ y selecciona Cuenta y configuración.
2. Selecciona la pestañaGastos.
3. En la sección Órdenes de compra , selecciona la opción de edición✎icono.
4. Activa las opcionesUsar órdenes de compra .
5. Si lo deseas, introduce hasta tres campos personalizados y un mensaje predeterminado para los proveedores. Son opcionales.
6. Selecciona Guardar y, a continuación, Listo.

Paso 2: Crea y envía una orden de compra

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Orden de compra.
3. En el menú desplegable Proveedor ▼, selecciona el proveedor.
4. Revisa ladirección postal.
5. Si vas a enviar los productos directamente a un cliente, selecciona el menú desplegable Enviar a ▼ y, a continuación, Enviar mediante. Comprueba ladirección de envíopara asegurarte de que es correcta.
6. Introduce lafecha de la orden de compra.
7. Seleccionarconfiguración⚙en el formulario Orden de compra y, a continuación, en el panelSeleccionar qué usar , selecciona el vínculo para agregar tus propios campos personalizados.
8. En la sección Detalles del artículo , introduce los productos que deseas comprar.
   Nota: Solo puedes agregar productos o servicios que hayas marcado como "Le compro este producto o servicio a un proveedor". Obtén más información sobre cómo editar productos y servicios.
9. Cuando hayas terminado, seleccionaGuardar y cerrar. O, si estás listo para enviarlo, selecciona Guardar y enviar.

Si decides enviar la orden de compra más adelante, ve a Gastos. Busca tu orden de compra y seleccionaEnviar en la columna Acción.

Paso 3: Actualizar el estado de una orden de compra y agregarla a una factura de proveedores

Al crear una orden de compra, el estado esPendiente. Una vez que el proveedor haya aceptado la orden de compra, puedes agregarla a un gasto o una factura de proveedores para que la transacción sea oficial.

Sigue estos pasos paraagregar órdenes de compra a gastos o facturas de proveedores. QuickBooks cambia automáticamente el estado aCerrado.

Paso 4: Consulta las órdenes de compra pendientes

1. Ve a Informes (Llévame allí).
2. Busca y ejecuta un informe Lista de órdenes de compra pendientes , un informe Detalles de órdenes de compra pendientes , un informe Detalles de compras por producto/servicio o un informeDetalles de compras por proveedor .