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Registrar pagos de facturas en QuickBooks Online

by Intuit• Actualizado 1 semana hace

Aprende a recibir y registrar pagos de facturas en QuickBooks Online.

Registrar pagos de facturas en QuickBooks

En esta guía se explica cómo registrar pagos de facturas en QuickBooks Online (Advanced, Essentials, Plus y Simple Start) y QuickBooks Sole Trader.

En QuickBooks Online, puedes registrar transacciones de ventas de dos formas. Si tu cliente pagó por el producto o servicio en el momento de la venta, puedescrear un recibo de venta, que completa la transacción y la registra en tus libros.

Registrar pagos de facturas

Después de procesar el pago de un cliente, debes registrarlo en QuickBooks para que la factura se marque como pagada. De lo contrario, la factura permanecerá abierta y sin pagar en tus informes. Puedes registrar el pago total o parcial en una factura. Así es como se hace:

Este artículo se centra en el registro de pagos después de enviar una factura, un paso importante para vincular el pago a la factura original. Sigue los pasos que se indican a continuación en función del producto que estés utilizando.

Registrar el pago de una sola factura

  1. Seleccionar + Nuevo.
  2. Selecciona Recibir pago.
  3. En el menú desplegableCliente , selecciona el nombre del cliente.
  4. En el menú desplegable Método de pago , selecciona el método de pago.
  5. En el menú desplegableDepósito en , selecciona la cuenta en la que realizaste el pago. Consejo: puedes depositar el dinero directamente en una cuenta, como tu cuenta actual, o seleccionar Fondos sin depositar si necesitas agrupar el pago con otros pagos. 
  6. En la sección Transacciones pendientes , selecciona la casilla de verificación de la factura en la que estás registrando el pago.
  7. Introduce el n.º de referencia y Memo si es necesario. Esto es opcional.
  8. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

Nota: Hay varias opciones para guardar y compartir el recibo de pago. Si deseas enviar un recibo de pago a tu cliente, selecciona ▼ Guardar y enviar. No es posible personalizar el recibo de pago.

Registrar pago parcial de una factura

Registra los pagos aunque solo te hayan pagado una parte de lo que se te debe. QuickBooks realiza un seguimiento del saldo restante de la factura:

  1. Seleccionar + Nuevo.
  2. Selecciona Recibir pago.
  3. En el menú desplegableCliente , selecciona el nombre del cliente.
  4. En el menú desplegable Método de pago , selecciona el método de pago.
  5. En el menú desplegableDepósito en , selecciona la cuenta en la que realizaste el pago. Consejo: puedes depositar el dinero directamente en una cuenta, como tu cuenta actual, o seleccionar Fondos sin depositar si necesitas agrupar el pago con otros pagos.
  6. En el campo Importe recibido , introduce el importe que pagó tu cliente.
  7. En la sección Transacciones pendientes , selecciona la casilla de verificación de la factura en la que estás registrando el pago.
  8. Introduce el n.º de referencia y Memo si es necesario. Esto es opcional.
  9. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

Si tu cliente te paga más o menos de lo esperado, puedes modificar fácilmente un recibo de pago. 

  1. Ve a Ventas y selecciona Todas las ventas (Llevame allí).
  2. Localiza y abre la transacción de pago.
  3. Edita el campo Importe recibido .
  4. Selecciona Guardar y cerrar.

Nota: Si estás editando o eliminando una transacción vinculada a otras personas, QuickBooks te avisará automáticamente.

Si deseas eliminar un pago por completo, localiza y abre la transacción de pago, selecciona Más en la parte inferior de la página y, a continuación, Eliminar. Una vez eliminada una transacción, no es posible revertirla.

  1. Ve a Ventas y selecciona Todas las ventas (Llevame allí).
  2. Abre el pago que deseas eliminar. Si no estás seguro de qué pago está vinculado a la factura cuyo pago estás eliminando, también puedes abrir el pago yendo a la factura y seleccionando el pago en la esquina superior derecha de la factura.
  3. Selecciona Más.
  4. Selecciona Anular o Eliminar.

A continuación se explica cómo aplicar manualmente una nota de abono a una factura:

  1. Selecciona + Nuevo.
  2. Selecciona Recibir pago.
  3. En el menú desplegable Cliente , selecciónalo.
  4. En la sección Transacciones pendientes , selecciona la factura pendiente a la que quieres aplicar la nota de abono.
  5. En la sección Créditos , selecciona las notas de abono que quieras aplicar.
  6. Para la factura pendiente, en la columna Pago , introduce la cantidad del crédito que deseas aplicar.
  7. Deja los campos Método de pago, N.º de referencia, Depósito eny Importe recibido en blanco.
  8. Rellena el resto del formulario, incluida la fecha de pago.
  9. Asegúrate de que el total sea correcto después de aplicar la nota de abono.
  10. Cuando hayas terminado, selecciona Guardar y cerrar.

A continuación se explica cómo editar o anular la aplicación de las notas de abono:

  1. Abre el pago que has guardado.
  2. Desmarca la casilla de verificación de las notas de abono que no deseas aplicar o edita los importes que deseas usar de las notas de abono disponibles.
  3. Si el pago es completamente incorrecto y quieres volver a empezar, selecciona Más y, a continuación, Eliminar. Se eliminará todo el pago.
  4. El proceso de registro del pago se puede volver a realizar seleccionando Recibir pago en la ventana de la factura.

Para ver el saldo restante del cliente, haz lo siguiente:

  1. Ve a Informes (Llévame allí).
  2. Busca y abre el informeResumen de saldo del cliente.
  3. SeleccionaEjecutar informe.
  4. Revisa el saldo pendiente del cliente en la columna Total .

Nota: Al registrar pagos parciales, QuickBooks aplica el pago a los artículos de línea de factura en el pedido. Los pagos adicionales se aplican a los siguientes elementos de línea hasta que se completa el pago.

Agrupa varios pagos en un solo depósito

Si realizas un depósito bancario con varios cheques en un solo depósito, usa la cuenta Fondos sin depositar para registrar los pagos en QuickBooks. Esto te permite agrupar varios pagos en una sola transacción de depósito en QuickBooks. Hazlo solo si tu banco registró varios pagos como un único depósito.

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