Reembolsar a un empleado

Aprende a registrar o reembolsar los gastos de tus empleados relacionados con la empresa en QuickBooks Online.

Si tu empleado utilizó sus fondos personales para pagar un gasto de la empresa, puedes pagarle ahora o registrar el gasto primero y pagarlo más tarde. Te mostraremos cómo hacerlo.

Cómo pagar a tu empleado ahora

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Chequeo Gasto.
3. Selecciona el menú desplegable Beneficiario ▼ y busca el nombre de tu empleado.
4. Selecciona el menú desplegable Categoría ▼ y, a continuación, selecciona una cuenta de pasivos. Nota: Si aún no tienes una, puedes agregar una nueva cuenta.
5. Introduce el resto de la información:
   • Importe: introduce el importe que se debe al empleado. (Desglosa el importe en diferentes elementos de línea si realizas el seguimiento o la facturación a varios clientes).
   • Facturable: (opcional) marca la casilla deFacturable si deseas compensar el gasto en la factura del cliente.
   • Cliente: (opcional) selecciona un cliente del menú desplegable si deseas realizar el seguimiento de los gastos de un cliente o clientes específicos. (Nota: los campos Cliente y Facturable no están disponibles en QuickBooks Online Simple Start, pero enQuickBooks Online Plus y QuickBooks Online avanzado puedes activar la función. Consulta ¿Cómo activo los gastos facturables?
6. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Cómo registrar el gasto para pagos futuros

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Seleccionar Asiento del diario.
3. En la primera línea:
   1. En el menú desplegable Cuenta ▼, selecciona tu cuenta de pasivos.
   2. En Créditos, introduce el importe que debes a tu empleado.
   3. En el menú desplegable Nombre ▼ y busca el nombre del empleado.
4. En la segunda línea:
   1. En el menú desplegable Cuenta ▼, selecciona la cuenta de gastos que se ajuste a la compra que realizó el empleado.
   2. En Débitos, introduce el importe de la compra.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Después de registrar tu asiento del diario, puedes pagarles mediante un cheque o un gasto.

Cómo comprobar los reembolsos de tus empleados

Si no has pagado al empleado en su totalidad, ejecuta el informe Detalles de transacciones por cuenta para saber cuánto le debes.

Sigue este enlace para completar los pasos del producto

1. Busca el informe Detalles de transacciones por cuenta y ábrelo.
2. En el caso de la vista moderna:
   1. Selecciona el menú desplegable Periodo del informe ▼ y selecciona el intervalo de tu transacción.
   2. Selecciona Agrupar por y, a continuación, Empleado en el menú desplegable Agrupar por ▼.
   3. Selecciona Filtro, Cuenta de distribución en el primer menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Reembolso de empleados o cualquier cuenta de pasivos que hayas creado en el tercer menú desplegable ▼.
3. En el caso de la vista clásica:
   1. Selecciona Personalizar.
   2. En la sección General, selecciona el menú desplegable Periodo del informe ▼ y selecciona el intervalo de tu transacción.
   3. En la sección Filas/columnas, selecciona el menú desplegable Agrupar por ▼ y, a continuación, Empleado.
   4. En la sección Filtro,
      • Selecciona el menú desplegable Cuenta de distribución ▼ y, a continuación, selecciona la cuenta de reembolso de empleados o cualquier cuenta de pasivos que hayas creado.
      • Selecciona el menú desplegable Empleado ▼ y, a continuación, selecciona el nombre del empleado. Nota: Si quieres que el informe muestre lo que debes a todos los empleados, deja esta configuración en Todos.
   5. SeleccionaEjecutar informe.