Reembolsar a un empleado

Aprende a registrar o reembolsar los gastos de tus empleados relacionados con la empresa en QuickBooks Online.

Si tu empleado utilizó sus fondos personales para pagar un gasto de la empresa, puedes pagarle ahora o registrar el gasto primero y pagarlo más tarde. Te mostraremos cómo hacerlo.

Cómo pagar a tu empleado ahora

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Chequeo Gasto.
3. Selecciona el menú desplegable Beneficiario ▼ y busca el nombre de tu empleado.
4. Selecciona el menú desplegable Categoría ▼ y, a continuación, selecciona una cuenta de pasivos. Nota: Si aún no tienes una, puedes agregar una nueva cuenta.
5. Introduce el resto de la información:
   • Importe: introduce el importe que se debe al empleado. (Desglosa el importe en diferentes elementos de línea si realizas el seguimiento o la facturación a varios clientes).
   • Facturable: (opcional) marca la casilla deFacturable si deseas compensar el gasto en la factura del cliente.
   • Cliente: (opcional) selecciona un cliente del menú desplegable si deseas realizar el seguimiento de los gastos de un cliente o clientes específicos. (Nota: los campos Cliente y Facturable no están disponibles en QuickBooks Online Simple Start, pero enQuickBooks Online Plus y QuickBooks Online avanzado puedes activar la función. Consulta ¿Cómo activo los gastos facturables?
6. Selecciona Guardar o Guardar y cerrar.

Cómo registrar el gasto para pagos futuros

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Seleccionar Asiento del diario.
3. En la primera línea:
   1. En el menú desplegable Cuenta ▼, selecciona tu cuenta de pasivos.
   2. En Créditos, introduce el importe que debes a tu empleado.
   3. En el menú desplegable Nombre ▼ y busca el nombre del empleado.
4. En la segunda línea:
   1. En el menú desplegable Cuenta ▼, selecciona la cuenta de gastos que se ajuste a la compra que realizó el empleado.
   2. En Débitos, introduce el importe de la compra.
5. Selecciona Guardar y cerrar.

Después de registrar el asiento del diario, puedes pagarles mediante un cheque o un gasto.

Cómo comprobar los reembolsos de tus empleados

Si no has pagado al empleado en su totalidad, ejecuta el informe Detalles de transacciones por cuenta para saber cuánto le debes.

Ir a Informes y selecciona Informes estándar ( Guía ).

1. Busca el informe Detalles de transacciones por cuenta y ábrelo.
2. En el caso de la vista moderna:
   1. Selecciona el menú desplegable Periodo del informe ▼ y selecciona el intervalo de tu transacción.
   2. Selecciona Agrupar por y, a continuación, Empleado en el menú desplegable Agrupar por ▼.
   3. Selecciona Filtro, Cuenta de distribución en el primer menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Reembolso de empleados o cualquier cuenta de pasivos que hayas creado en el tercer menú desplegable ▼.
3. En el caso de la vista clásica:
   1. Selecciona Personalizar.
   2. En la sección General, selecciona el menú desplegable Periodo del informe ▼ y selecciona el intervalo de tu transacción.
   3. En la sección Filas/columnas, selecciona el menú desplegable Agrupar por ▼ y, a continuación, Empleado.
   4. En la sección Filtro,
      • Selecciona el menú desplegable Cuenta de distribución ▼ y, a continuación, selecciona la cuenta de reembolso de empleados o cualquier cuenta de pasivos que hayas creado.
      • Selecciona el menú desplegable Empleado ▼ y, a continuación, selecciona el nombre del empleado. Nota: Si quieres que el informe muestre lo que debes a todos los empleados, deja esta configuración en Todos.
   5. SeleccionaEjecutar informe.