Reembolsar a un empleado en QuickBooks Online

Si tu empleado utilizó sus fondos personales para pagar un gasto de la empresa, puedes pagarle ahora o registrar el gasto primero y pagarlo más tarde. Te mostraremos cómo hacerlo.

Cómo pagar a tu empleado ahora

1. Seleccionar + Nuevo.
2. Selecciona Chequeo Gasto.
3. Selecciona el menú desplegable Beneficiario ▼ y busca el nombre de tu empleado.
4. Selecciona el menú desplegable Categoría ▼ y, a continuación, selecciona una cuenta de pasivos. Nota: Si aún no tienes una, puedes agregar una nueva cuenta.
5. Introduce el resto de la información:
   • Importe: introduce el importe que se debe al empleado. (Desglosa el importe en diferentes elementos de línea si realizas el seguimiento o la facturación a varios clientes).
   • Facturable: (opcional) marca la casilla deFacturable si deseas compensar el gasto en la factura del cliente.
   • Cliente: (opcional) selecciona un cliente del menú desplegable si deseas realizar el seguimiento de los gastos de un cliente o clientes específicos. (Nota: Los campos Cliente y Facturable no están disponibles en QuickBooks Online Simple Start, pero puedes activar esta función en QuickBooks Online Plus. Consulta ¿Cómo se activan los gastos facturables?)
6. Selecciona Guardar y cerrar.

Cómo registrar el gasto para pagos futuros

1. Seleccionar + Nuevo. y, a continuación, selecciona Asiento del diario.
2. En la primera línea:
   1. En Cuenta, selecciona tu cuenta de pasivos.
   2. En Créditos, introduce el importe que debes a tu empleado.
   3. Selecciona el menú desplegable Nombre ▼ y busca el nombre del empleado.
3. En la segunda línea:
   1. En Cuenta, selecciona la cuenta de gastos que se ajuste a la compra que ha realizado el empleado.
   2. En Débitos, introduce el importe de la compra.
4. Selecciona Guardar y cerrar.

Después de registrar los asientos contables, puedes pagarlos mediante un cheque o un gasto.

Cómo comprobar los reembolsos de tus empleados

Si no has pagado al empleado en su totalidad, ejecuta un informe de detalles de la transacción para saber cuánto le debes.

1. Ve a Informes (Llévame allí). Busca Detalles de transacciones por cuenta.
2. Abre el informe y selecciona Personalizar.
3. En la sección General, selecciona el menú desplegable Periodo del informe ▼ y elige el intervalo de la transacción.
4. En la sección Filas/columnas, selecciona el menú desplegable Agrupar por ▼ y, a continuación, Empleado.
5. En la sección Filtro, selecciona el menú desplegable Cuenta de distribución ▼ y, a continuación, elige la cuenta de reembolso de empleados o la cuenta de pasivos que creaste.
6. Selecciona el menú desplegable Empleado ▼ y elige el nombre del empleado. Nota: Si quieres que el informe muestre lo que debes a todos los empleados, deja esta configuración en Todo.
7. Selecciona Ejecutar informe