Crear y enviar estimaciones

Aprende a configurar estimaciones en QuickBooks Online.

Crear una cotización cuando desees enviar al cliente un presupuesto, una puja o una propuesta para el trabajo que tienes previsto realizar. El formulario tiene un aspecto similar a una factura, pero en lugar de cobrar al cliente, le proporcionas información sobre tu propuesta y lo que puede esperar que pague. A continuación, cuando hayas terminado el trabajo y estés listo para facturar a tu cliente, puedes convertir el cotización a una factura para que no tengas que introducirla dos veces.

Crear una cotización y conviértela en una factura

Paso 1: Crear una cotización

Mientras creas una cotización, puedes personalizarlo para que solo muestre lo que quieres que vea el cliente. Aquí se explica cómo crear y personalizar un nuevo cotización:

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Presupuesto.
3. Selecciona + Agregar cliente. A continuación, selecciona un cliente del menú desplegable ▼. O bien, para agregar un nuevo cliente, selecciona +Agregar nuevo, introduce la información del cliente y selecciona Guardar y cerrar.
4. Selecciona el menú desplegable ▼ en el campo Producto o servicio y agrega los productos o servicios a la cotización. O bien, para agregar un nuevo producto o servicio, selecciona + Agregar nuevo, introduce la información del producto o servicio y selecciona Guardar y cerrar. 
5. Si guardaste una tasa para tu producto o servicio, esta se muestra automáticamente en la columna Importe . Añade o ajusta la cantidad o el importe según sea necesario. 
6. El estado predeterminado de un nuevo presupuesto es "Pendiente". Si necesitas editar el estado, selecciona ⚙ Administrary, a continuación, selecciona el menú desplegable Pendiente ▼ y elige un estado diferente.
7. Para personalizar la cotización, selecciona ⚙ Administrar. A continuación, selecciona el menú desplegable▼ en la sección que necesitas personalizar para ampliar los detalles. Elige la información que se mostrará en el formulario y activa o desactiva los interruptores de cada sección.
   Nota: A medida que realices cambios, aparecerá una vista previa en el formulario.
8. Cuando estés listo, selecciona Guardar.
9. Para enviar la cotización por correo electrónico a tu cliente, selecciona Revisar y enviar. A continuación, edita el mensaje de correo electrónico, si es necesario, y selecciona Enviar cotización.

Paso 2: Actualizar una cotizaciónestado de

Cuando envíes un correo electrónico a tu cliente una cotización y aceptan o rechazan las cotización directamente desde el correo electrónico, QuickBooks actualiza automáticamente el estado del cotización para ti.

O bien, aquí se explica cómo actualizar manualmente el estado del cotización:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Buscar el cotización.
3. En la columna Acción , selecciona el menú desplegable ▼ y, a continuación, Actualizar estado.
4. Selecciona Aceptado u otro estado. A continuación, selecciona Aceptar.

Consejo: el estimaciones son transacciones sin contabilización. No afectarán a tus libros hasta que conviertas el cotización a una factura.

Paso 3: Convierte una cotización a una factura

1.  Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2.  Buscar el cotización.
3.  En la columna Acción , selecciona el menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Convertir en factura a clientes.
4. Selecciona la opción de ¿ Cuánto quieres facturar? y selecciona Crear factura a clientes.
5.  Realiza las modificaciones necesarias en la factura.
6.  Si necesitas personalizar algún campo de la factura, selecciona ⚙ Administra y selecciona el menú desplegable▼ en la sección que necesitas personalizar. A continuación, activa o desactiva los interruptores para cambiar lo que se muestra en la factura. A medida que realizas cambios, se muestra una vista previa en el formulario.
7. Cuando estés listo, selecciona Guardar para guardar la factura o selecciona Revisar y enviar para enviar la factura por correo electrónico a tu cliente.

Revisión abierta estimaciones

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca tu cotización. Consejo: Puedes ordenar cómo se muestran las cotizaciones seleccionando los encabezados de las columnas de fecha, número, cliente, total o estado.

También puedes ejecutar un informe para obtener más detalles:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Busca y abre el informe Presupuestos por cliente .
3. Selecciona el intervalo de fechas.

Esto te proporciona el nombre del cliente, el cotización el número, el estado y el número de factura, si se ha convertido.

Eliminar una cotización

Si el cliente decide que no quiere que te encargues del trabajo, es mejor cambiar el cotización estado a Rechazado en lugar de eliminarlo. (Consulta el Paso 2: Actualizar una cotizaciónestado de). Esto mantiene un registro de los cotización en tus cuentas para una buena teneduría de libros.

Pero si creaste una cotización por error, simplemente puedes eliminarlo:

1. Sigue este enlace para completar los pasos del producto
2. Buscar el cotización.
3. En la columna Acción , selecciona el menú desplegable ▼ y, a continuación, selecciona Eliminar.
4. Selecciona Eliminar para confirmar.