Crear y gestionar pedidos de ventas

Usa los pedidos de ventas para realizar el seguimiento de los productos que los clientes desean comprar antes de enviar una factura. Una orden de venta es una transacción sin contabilización, por lo que reserva artículos del inventario sin afectar a tus libros. Cuando el pedido esté listo, puedes convertirlo en una factura o una orden de compra en unos pocos pasos.

Nota: Puedes crear pedidos de ventas manualmente si tienes QuickBooks Online Plus o QuickBooks Online avanzado.

Crear un pedido de ventas

Para crear un pedido de ventas, sigue estos pasos. 

1. Selecciona + Nuevo o + Crear.
2. Selecciona Pedido de ventas.
3. Selecciona el cliente para el que es la orden de venta. Revisa la dirección de envío y actualízala si es necesario. 
   Nota: Puedes seleccionar un cliente multidivisa y actualizar los tipos de cambio. Una vez que la opción Multidivisa esté activada, no podrás volver a desactivarla ni cambiar la divisa local. 
4. Añade los productos y sus cantidades. Selecciona Impuesto si el impuesto se aplica a este pedido.
5. (Opcional) Si agregaste un artículo para el reconocimiento de ingresos, puedes configurar la programación de reconocimiento de ingresos en la factura que creas a partir de la orden de venta.
6. (Opcional) Agrega una nota para el cliente o una nota interna para tus registros. 
7. Selecciona Guardar. Si deseas imprimir el pedido, selecciona Imprimir. 

Al guardar un pedido de ventas, se actualiza la cantidad comprometida de esos productos. Esto te ayuda a saber cuándo es el momento de reponer existencias.

Crear un pedido de ventas a partir de una cotización

Otra forma de crear un pedido de ventas es a partir de un cotización. Sigue estos pasos para descubrir cómo hacerlo.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Centro de clientes y, a continuación, seleccionaPresupuestos ( Llévame allí ).
2. Buscar el cotización en tu lista de transacciones.
3. En la columna Acción , selecciona el menú desplegable y, a continuación, selecciona Convertir en pedido de ventas.
   • También puedes abrir el cotización para abrir el cajón de actividades. Selecciona Más acciones y, a continuación, selecciona Convertir en pedido de ventas.
4. Revisa el nuevo pedido de ventas y actualiza los detalles si es necesario. 
5. Selecciona Guardar.

Nota: Puedes ver el enlace cotización en la sección Transacciones vinculadas de la orden de venta o seleccionando el icono de vínculo en artículos de línea específicos.

Crear una factura para el pedido de ventas

Cuando estés listo para facturar a tu cliente, convierte el pedido de venta directamente en una factura.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Órdenes de venta ( Guía ).
2. Busca el pedido que deseas facturar.
3. En la columna Acción , selecciona el menú desplegable y, a continuación, selecciona Convertir en factura a clientes.
   • También puedes abrir el formulario Pedido de ventas y seleccionar el menú desplegable Guardar y nuevo y selecciona Convertir en factura a clientes.
4. Verifica los detalles de la factura. 
5. Selecciona Guardar.

El estado del pedido de ventas se actualiza a Facturado. Una vez que el cliente paga la factura, el estado se actualiza a Pagado. Un único pedido de ventas se puede vincular a varias facturas.

Crear una orden de compra a partir de una orden de venta

Si necesitas pedir existencias para cumplir con la solicitud de un cliente, puedes crear una orden de compra directamente desde la orden de venta.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Órdenes de venta ( Guía ).
2. Busca la orden de venta específica de la lista para la que quieras crear una orden de compra.
3. En la columna Acción , selecciona el menú desplegable y, a continuación, selecciona Convertir en orden de compra.
   • También puedes abrir el formulario Pedido de ventas y seleccionar el menú desplegable Guardar y nuevo y selecciona Convertir en orden de compra.
4. Revisa la orden de compra.
5. Selecciona Guardar.

Editar un pedido de ventas

Puedes editar los pedidos de venta pendientes si no se han completado o si la factura vinculada se ha anulado o eliminado.

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Órdenes de venta ( Guía ).
2. Busca el pedido de ventas y selecciona Editar.
3. Realiza los cambios necesarios.
4. Selecciona Guardar y cerrar.

Nota: Puedes editar los pedidos de ventas que aún estén abiertos y sin completar, ya sea que se hayan facturado pero no se hayan pagado, que aún no se hayan facturado o que tengan una factura anulada o eliminada. Si el período contable está cerrado y no hay ninguna factura a clientes, también puedes realizar cambios en la orden de venta.

Administrar y filtrar pedidos de ventas

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Órdenes de venta ( Guía ).
2. Selecciona Filtrar si necesitas buscar un pedido de ventas o un grupo de pedidos específicos. 
3. Selecciona un encabezado de columna para ordenar por esa columna, de forma ascendente o descendente.
4. En la columna Acciones , selecciona el menú desplegable y selecciona la acción que necesitas para ese pedido de ventas. Puede realizar lo siguiente:
   • Convertir en factura
   • Convertir en orden de compra
   • Cancelar pedido
   • Marcar como enviado
   • Cerrar pedido
   • Correo electrónico 
   • Imprimir
   • Eliminar

Para eliminar un pedido mientras visualizas el formulario, selecciona Más acciones y, a continuación, Eliminar. Selecciona Eliminar para confirmar.

Plantillas personalizadas para el formulario de pedido de ventas

1. Ir a Todas las aplicaciones , selecciona Ventas y recibe pagos y, a continuación, selecciona Órdenes de venta ( Guía ).
2. Busca el pedido de ventas y selecciona Editar.
3. Selecciona el icono de configuración ⚙y, a continuación, selecciona el diseño menú desplegable.
4. La plantilla Moderna está habilitada de forma predeterminada. Puedes ajustar el color y la fuente según sea necesario.
5. Para crear o editar una plantilla personalizada, ve a Otras plantillasy selecciona Agregar/editar para abrir los estilos de formulario personalizados.
6. Seleccionar nuevo estilo y, a continuación, selecciona Pedido de ventas.
7. Actualiza el diseño, el contenidoy los correos electrónicos de tu plantilla personalizada y, a continuación, selecciona Listo para guardar el nuevo estilo de orden de venta.

En adelante, el nuevo estilo de formulario aparecerá en Otras plantillas.

Ver historial de auditoría

Los administradores pueden realizar un seguimiento de los cambios realizados en los pedidos de ventas a través del registro de auditoría. Sigue estos pasos para hacerlo:

1. Abre el pedido de ventas que deseas revisar.
2. Selecciona Más acciones y, a continuación, Historial de auditorías.

También puedes ir a Configuración ⚙ y selecciona Registro de auditoríay, a continuación, filtra por eventos de órdenes de venta .